アポイントメントを取る英語メールの書き方

真中 結
YYY社とアポイントメントを取ってと部長から指示がありまして・・・

真中 結
英語メールの書き方を教えてもらえませんか?

北条 大和
いいよ。この通りにやればまず問題がないっていう英語メールの例文も合わせて紹介しよう。
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アポイントメントを取るときの英語メールの書き方

  1. アポの用件を伝え、面会を申し込む
  2. 日付を提示し、対応可能な時間を尋ねる
  3. 不可の場合の代替日時を尋ねる
  4. 返事をお願いする

 

1. アポの用件を伝え、面会を申し込む

件名について

アポイントメントをお願いするときの件名は、わかりやすく何をするためにアポを取る必要があるのか用件を記載するのがおススメだよ。例えば、

Request for meeting appointment 会議のお願い

もしくは、単に次のような件名も具体的でよいね。

  • XXX meeting XXXの会議について
  • Factory tour 工場見学について

シンプルに簡潔に伝えるといいね。

面会を申し込むための「打ち合せをする」の英語フレーズ

打ち合せをする・会う約束をするという表現は次のようなバリエーションがあるよ。

  • have a meeting 打合せをする
  • arrange a meeting 打ち合わせを手配する
  • set up a meeting 打ち合わせを設定する
  • schedule a meeting 会議の日程を設定する
  • arrange for an appointment with you あなたとのアポを取る
  • make an appointment アポを入れる
  • meet with ~ ~に会う

アポの用件を伝えるためのフレーズ

用件を話し合いたいと伝えるとき、次の動詞をよく使う。

  • talk about ~について話し合う
  • discuss ~について議論する
  • introduce ~を紹介する

会議する内容には、次のようなフレーズもあるね。

  • product development plan 製品の開発計画
  • detailed proposal 詳細な企画書
  • production progress report 生産進捗報告書
  • budget 予算
  • contract 契約
  • new product 新しい製品
  • new enployee 新入社員
プラスで覚えておきたい英語フレーズ

We would like to introduce our new product.
新製品を紹介させていただきたいです。

I would like to introduce our new enployee.
新入社員を紹介させていただきたいです。

2. 日付を提示し、対応可能な時間を尋ねる

アポの依頼をするときの「尋ねる」フレーズ

アポの依頼をするときの英語フレーズを紹介しよう。

  • Would it be possible to~ ~は可能でしょうか
  • I would appreviate it if ~  ~していただけると幸いです
  • I would like to /we would like to

とても丁寧な表現でかなり使える便利フレーズだ。ぜひ覚えておこう。

CHECK他の依頼表現は「依頼の英語フレーズ」を参照する

日時の期間を指定するフレーズ

日時の期間を指定するときに使えるフレーズは次の通り。

  • anytime between January 10 and 20 1月10日から1月20日の間のいつでも
  • sometime during next week 来週のいつか
  • whenever you are available this month 今月の貴殿のご都合が良いときに

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

Would it be possible to meet with you on July 1?
7月1日にお会いすることは可能でしょうか。

I would appreciate it if we could set up a meeting on January 20 to talk about our budget of the XX project.
XXプロジェクトの予算について話し合いをするために、1月20日会議を設定できますと幸いです。

I would like to make an appointment for June 5.
6月5日にお会いする約束を入れたいと思っています。

Could we have a meeting anytime between April 20 and 30?
4月20日から4月30日までの間のどれかの日で打合せ可能でしょうか?

I would like to arrange a meeting sometime during the second week of September.
9月の第2週の間のいつかにお会いさせていただきたいです。

ちなみに、予約という英単語でreservationという単語があるけれど、reservationはレストランの席やホテルの部屋、会議室など「物を予約する」場合に使うよ。「人と会う予約をする」場合は、appointmentを使うよ。

 

3. 日付を提示し、対応可能な時間を尋ねる

代替日時を確認するときは、次のフレーズを知っておこう。

  • alternative date and time 代替日時
  • at your convenience あなたのご都合
  • at your earliest convenience ご都合がついたらすぐに
  • at a mutually convenient time お互いの都合が良い日時に

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

Please suggest a date and time, which is as per your schedule.
あなたのスケジュールに合う日付と時間をご提案ください。

Could you let us know about alternative date and time?
代替日時をお知らせいただけますか。

It would be grateful if you could inform us of your availability at your earliest convenience.
貴殿のご都合をなるべく早めにお知らせいただけますとありがたいです。

北条 大和
"earliest"はas soon as possible よりソフトな表現でおススメだよ。

あとは、if文を使う方法がある。それは、次に紹介する例文を参照してみてね。

 

 

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アポイントメントを取るときの英語メールの例文

一番シンプルなアポイントメントの例文は、次の通りだよ。

英語例文

Title : SS project meeting

Dear 〇〇,

Would it be possible to visit your office on October 1?

I would like to talk about the progress of the SS project.

If you are available on this date, would you please let me know what time would be convenient for you?

If this date is inconvenient, could you please suggest another date and time?

I look forwrd to hearing from you.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:SSプロジェクトのミーティングについて

〇〇様

10月1日に貴社へお伺いしてもよろしいでしょうか。

SSプロジェクトの進捗についてお話させていただきたいと思います。

もしこの日のご都合が良ければ、何度がよろしいかお知らせ頂きたいです。

この日のご都合が悪ければ、別の日時をご提案いただけますでしょうか。

ご連絡お待ちしております。

署名

まとめ

アポイントを取るときは、アポイントとれますか?と日付を示さないメールを送っている人がたまにいるけど、それはやめた方がいい。

日付を指定してもらえないと、受ける方はOKともNOともいえないからだ。結果的に相手から、「いつにしますか?」といった無駄な返信メールを作成させてしまう時間を奪うことにつながる。

アポイントを取るときは、必ず依頼する側から日付を指定するか、期間を指定しよう

これができるだけで、依頼される側としてはスムーズに考えることができるよ。

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