英語メールでどう書けばいいのかわかりません。
それとも make an appointment ですか？
make an appointment も使えるけど、医師・面談・予約のような場面で使われることも多いね。
- 件名で用件を伝える
Subject: Meeting request regarding the SS project - アポイントの目的を伝える
I would like to discuss the progress of the SS project. - 候補日を提示する
Would you be available for a meeting on October 1? - 相手の都合を聞く
Could you please let me know what time would be convenient for you? - 都合が悪い場合の代替日時をお願いする
If that date is not convenient, could you please suggest an alternative date and time? - 返信をお願いして締める
I look forward to hearing from you.
アポを取る英語メールでは、「会えますか？」だけでなく、こちらから候補日を出すのがポイントです。
アポイントを取る英語メールの基本構成
アポイントを取る英語メールは、次の順番で書くと自然です。
- 件名で何のアポイントか伝える
- 自分が誰かを簡単に伝える
- 打ち合わせ・面会の目的を伝える
- 候補日を提示する
- 相手の都合の良い時間を聞く
- 都合が悪い場合の代替日時をお願いする
- 返信をお願いして締める
日本語では「一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか」と書くことが多いですが、英語メールではもう少し具体的に書く方が親切です。
特に大切なのは、こちらから候補日を出すことです。
悪い例は、次のようなメールです。
近いうちに打ち合わせできますか？
これだけだと、相手は「いつですか？」「何についてですか？」「オンラインですか？訪問ですか？」と確認しなければいけません。
アポイントを取る側が、できるだけ相手の手間を減らすことが大切です。
アポイントを取る英語メールの件名
アポイント依頼メールの件名は、シンプルで具体的に書きましょう。
おすすめは、次のような件名です。
| 件名 | 日本語の意味 |
|---|---|
| Meeting request regarding the SS project | SSプロジェクトに関する打ち合わせのお願い |
| Request to schedule a meeting | 打ち合わせ日程調整のお願い |
| Request for a meeting on October 1 | 10月1日の打ち合わせのお願い |
| Meeting request: Product A | Product Aに関する打ち合わせのお願い |
| Factory tour request | 工場見学のお願い |
| Online meeting request | オンライン打ち合わせのお願い |
件名で避けたいのは、次のように曖昧すぎるものです。
- Meeting
- Appointment
- Hello
- Request
意味は通じますが、何のメールかわかりにくいです。
アポイントを取るメールでは、件名を見ただけで「何の打ち合わせか」がわかるようにしましょう。
ビジネス英語メールの件名について詳しく知りたい場合は、こちらの記事も参考になります。
ビジネス英語メールの件名について（問い合わせ,質問,お願い例文）
「アポイントを取る」は英語で何と言う？
「アポイントを取る」は、英語で次のように表現できます。
| 英語表現 | 意味 | 使いやすさ |
|---|---|---|
| schedule a meeting | 打ち合わせを設定する | ビジネスでとても使いやすい |
| arrange a meeting | 打ち合わせを手配する | 丁寧で自然 |
| set up a meeting | 打ち合わせを設定する | ややカジュアルだが実務でよく使う |
| make an appointment | アポイントを入れる | 面談・予約・訪問などで使える |
| arrange an appointment | アポイントを手配する | ややフォーマル |
| meet with you | あなたと会う | シンプルで使いやすい |
日本語では「アポイントメントを取る」と言いますが、英語メールでは毎回 appointment を使う必要はありません。
海外取引先との打ち合わせなら、まずは次の表現を覚えておくと便利です。
打ち合わせを設定する
arrange a meeting
打ち合わせを手配する
たとえば、次のように使えます。
- We would like to schedule a meeting with you.
御社と打ち合わせを設定させていただきたいです。 - I would like to arrange a meeting to discuss the SS project.
SSプロジェクトについて話し合うために、打ち合わせを設定したいです。 - Would it be possible to meet with you on October 1?
10月1日にお会いすることは可能でしょうか。
ちなみに、take an appointment は日本語の「アポを取る」から直訳しやすいですが、ビジネス英語メールでは基本的に使わない方が自然です。
アポイントの目的を伝える英語フレーズ
アポイントを取るときは、何のために会いたいのかを伝えましょう。
よく使う動詞は、次の3つです。
| 動詞 | 意味 | 例文 |
|---|---|---|
| discuss | 〜について話し合う | discuss the project schedule |
| talk about | 〜について話す | talk about the new product |
| introduce | 〜を紹介する | introduce our new product |
ビジネスメールでは、次のように使えます。
We would like to discuss the progress of the SS project.
SSプロジェクトの進捗について話し合いたいです。
I would like to introduce our new product.
弊社の新製品をご紹介させていただきたいです。
We would like to talk about the details of your proposal.
御社のご提案内容の詳細について話し合いたいです。
I would like to discuss the production schedule.
生産スケジュールについて話し合いたいです。
We would like to introduce our new employee.
弊社の新入社員をご紹介させていただきたいです。
旧記事では new enployee となっていましたが、正しくは new employee です。
候補日を提示する英語フレーズ
アポイントを取るメールでは、こちらから候補日を出すとスムーズです。
1日だけ候補日を出す場合
10月1日に打ち合わせは可能でしょうか。
もう少し丁寧にするなら、次のように書けます。
10月1日に打ち合わせを設定させていただくことは可能でしょうか。
候補日を複数出す場合
複数の候補日を出す場合は、次の表現が使えます。
以下の日程の中でご都合の良い日はございますでしょうか。
候補日を並べるときは、箇条書きにすると親切です。
* October 1, 10:00-11:00 a.m. JST
* October 2, 2:00-3:00 p.m. JST
* October 4, 4:00-5:00 p.m. JST
海外の相手と日程調整する場合は、JST のようにタイムゾーンを入れるのがおすすめです。
期間で候補を出す場合
期間で候補を出したい場合は、次の表現が使えます。
- sometime next week
来週のどこかで - anytime between October 1 and 5
10月1日から5日の間のいつでも - during the second week of September
9月第2週の間に - at a mutually convenient time
お互いに都合の良い時間に
例文は次の通りです。
Would you be available sometime next week?
来週のどこかでご都合はいかがでしょうか。
Could we schedule a meeting anytime between October 1 and 5?
10月1日から5日の間のどこかで打ち合わせを設定できますでしょうか。
I would like to arrange a meeting during the second week of September.
9月第2週の間に打ち合わせを設定させていただきたいです。
Could we arrange a meeting at a mutually convenient time?
お互いに都合の良い時間に打ち合わせを設定できますでしょうか。
相手の都合を聞く英語フレーズ
候補日を提示したら、相手の都合も確認しましょう。
よく使う表現は次の通りです。
- Would that work for you?
その日程でご都合はいかがでしょうか。 - Please let me know what time would be convenient for you.
ご都合の良い時間をお知らせください。 - Could you please let me know your availability?
ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。 - Please let us know which date would be convenient for you.
どの日程がご都合よいかお知らせください。
実際のメールでは、次のように使います。
この日にご都合がよろしければ、何時がご都合よいかお知らせいただけますでしょうか。
都合が悪い場合の代替日時をお願いする英語フレーズ
提示した候補日が相手に合わない場合もあります。
そのため、代替日時を提案してもらう一文を入れておくと親切です。
- If that date is not convenient, could you please suggest an alternative date and time?
その日程のご都合が悪い場合は、代替日時をご提案いただけますでしょうか。 - If none of these dates work for you, please let me know your availability.
これらの日程が合わない場合は、ご都合の良い日時をお知らせください。 - Please let us know a convenient date and time for you.
ご都合の良い日時をお知らせください。 - We would appreciate it if you could let us know your availability at your earliest convenience.
ご都合の良い日時を早めにお知らせいただけますと幸いです。
旧記事では、
という表現がありましたが、これは不自然です。
自然に書くなら、次のようにします。
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
アポイントを取る英語メール例文
ここからは、実際に使えるアポイント依頼メールの例文を紹介します。
例文1：シンプルなアポイント依頼メール
Subject: Meeting request regarding the SS project
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well.
I would like to schedule a meeting with you to discuss the progress of the SS project.
Would you be available for a meeting on October 1?
If you are available on this date, could you please let me know what time would be convenient for you?
If that date is not convenient, could you please suggest an alternative date and time?
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Yui Manaka
件名：SSプロジェクトに関する打ち合わせのお願い
Brown様
お世話になっております。
SSプロジェクトの進捗について話し合うために、打ち合わせを設定させていただきたいです。
10月1日に打ち合わせは可能でしょうか。
この日にご都合がよろしければ、何時がご都合よいかお知らせいただけますでしょうか。
その日程のご都合が悪い場合は、代替日時をご提案いただけますでしょうか。
ご返信をお待ちしております。
真中 結
この例文では、アポイント依頼に必要な要素がすべて入っています。
- 何の打ち合わせか
- いつ打ち合わせしたいか
- 相手の都合の良い時間
- 都合が悪い場合の代替日時
- 返信依頼
まずはこの形を覚えるとよいでしょう。
例文2：候補日を複数出すアポイント依頼メール
Subject: Request to schedule a meeting
Dear Kerry Brown,
I hope you are doing well.
We would like to arrange a meeting to introduce our new product and discuss possible business opportunities.
Would any of the following dates work for you?
– October 1, 10:00-11:00 a.m. JST
– October 2, 2:00-3:00 p.m. JST
– October 4, 4:00-5:00 p.m. JST
If none of these dates are convenient, please let us know your availability.
I look forward to your reply.
Best regards,
Yui Manaka
件名：打ち合わせ日程調整のお願い
Kerry Brown様
お世話になっております。
弊社の新製品をご紹介し、今後の取引の可能性についてお話しするために、打ち合わせを設定させていただきたいです。
以下の日程の中でご都合の良い日時はございますでしょうか。
・10月1日 10:00〜11:00 日本時間
・10月2日 14:00〜15:00 日本時間
・10月4日 16:00〜17:00 日本時間
いずれの日程もご都合が悪い場合は、ご都合の良い日時をお知らせください。
ご返信をお待ちしております。
真中 結
複数候補を出す場合は、箇条書きが見やすいです。
海外相手の場合は、JST などのタイムゾーンも忘れずに入れましょう。
例文3：オンラインミーティングをお願いするメール
Subject: Online meeting request
Dear Ms. Smith,
I hope this email finds you well.
We would like to schedule an online meeting to discuss the details of your proposal.
Would you be available sometime next week?
If so, could you please let us know a few dates and times that would be convenient for you?
We would be happy to arrange the meeting via Zoom or Microsoft Teams.
I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Yui Manaka
件名：オンラインミーティングのお願い
Smith様
お世話になっております。
御社のご提案内容の詳細について話し合うために、オンラインミーティングを設定させていただきたいです。
来週のどこかでご都合はいかがでしょうか。
可能であれば、ご都合の良い日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
ZoomまたはMicrosoft Teamsで打ち合わせを設定できます。
ご返信をお待ちしております。
真中 結
オンラインミーティングの場合は、使用できるツールも書いておくと親切です。
アポイント確定後の確認メールも送ると丁寧
相手から「その日で大丈夫です」と返信が来たら、確認メールを送ると丁寧です。
たとえば、次のように書けます。
We are pleased to confirm our meeting on October 1 at 10:00 a.m. JST.
We look forward to speaking with you.
Best regards,
Yui Manaka
日本語訳は次の通りです。
10月1日午前10時（日本時間）の打ち合わせについて、確認いたしました。
お話しできることを楽しみにしております。
真中 結
アポイントの確認メールについて詳しく知りたい場合は、こちらの記事も参考になります。
候補日をもらって返信する場合は、こちらの記事も参考になります。
アポイントの英語メール返信｜候補日をあげて日程調整する場合の返事
急にキャンセルしなければいけない場合は、こちらの記事で詳しく説明しています。
アポイントの急なキャンセル｜お詫びの英語メールの書き方と例文
アポイントを取る英語メールでよくある間違い
最後に、アポイント依頼メールでよくある間違いを確認しておきましょう。
間違い1：候補日を書かない
次のようなメールは避けましょう。
これだけだと、相手は日程を考えることができません。
少なくとも、次のように候補日や期間を入れましょう。
10月1日に打ち合わせは可能でしょうか。
または、
以下の日程の中でご都合の良い日はございますでしょうか。
と書くと親切です。
間違い2：take an appointment と書く
日本語の「アポを取る」につられて、次のように書かないようにしましょう。
言いたいことは伝わる可能性がありますが、自然なビジネス英語ではありません。
次のように書く方が自然です。
- I would like to schedule a meeting with you.
- I would like to arrange a meeting with you.
- I would like to make an appointment with you.
海外取引先との打ち合わせなら、特に schedule a meeting が使いやすいです。
間違い3：reservationを使う
reservation は、レストランの席、ホテルの部屋、会議室などを予約する場合によく使います。
たとえば、
- make a restaurant reservation
- make a hotel reservation
- reserve a meeting room
のように使います。
一方で、人と会う約束をする場合は、
- schedule a meeting
- arrange a meeting
- make an appointment
を使いましょう。
間違い4：時間帯やタイムゾーンを書かない
海外の相手と日程調整する場合、時差があります。
たとえば、日本時間の10:00なのか、相手の現地時間の10:00なのかが曖昧だと、トラブルになります。
候補日を出すときは、次のように書くと安全です。
10月1日 10:00〜11:00 日本時間
相手のタイムゾーンに合わせる場合は、次のようにも書けます。
10月1日 10:00〜11:00 貴地時間
間違い5：結びのスペルミス
アポイント依頼メールの最後でよく使う表現は、次の通りです。
ご返信をお待ちしております。
旧記事では I look forwrd to hearing from you. となっていましたが、正しくは forward です。
細かいスペルミスでも、英語メールでは信頼感に影響します。
送信前に、件名・日付・名前・結びのスペルは必ず確認しましょう。
アポイントを取る英語メールまとめ
アポイントを取る英語メールでは、次の流れで書けばOKです。
- 件名で何の打ち合わせか伝える
Meeting request regarding the SS project - 打ち合わせの目的を伝える
I would like to discuss the progress of the SS project. - 候補日を出す
Would you be available for a meeting on October 1? - 相手の都合の良い時間を聞く
Could you please let me know what time would be convenient for you? - 都合が悪い場合の代替日時をお願いする
Could you please suggest an alternative date and time? - 返信をお願いして締める
I look forward to hearing from you.
アポイントを取るときに一番大切なのは、相手に考えさせすぎないことです。
ただ「打ち合わせできますか？」と聞くだけではなく、
- 何について話したいのか
- いつ会いたいのか
- オンラインなのか訪問なのか
- 都合が悪い場合はどうしてほしいのか
まで書いておくと、相手は返信しやすくなります。
まずは次のテンプレートを基本形として覚えておきましょう。
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well.
I would like to schedule a meeting with you to discuss the progress of the SS project.
Would you be available for a meeting on October 1?
If you are available on this date, could you please let me know what time would be convenient for you?
If that date is not convenient, could you please suggest an alternative date and time?
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Yui Manaka
この形を使えば、海外取引先へのアポイント依頼メールとしてかなり自然に書けます。
依頼表現をもっと増やしたい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
英語の依頼表現【31フレーズ】相手を動かすビジネスメールの鉄則
英語メールの結び方を確認したい場合は、こちらも参考になります。