「その日でお願いします」「別の日でもいいですか？」を自然に書きたいです。
アポイント候補日への返信では、状況に合わせて次の表現を使います。
- October 1 works for us.
10月1日で問題ありません。 - We are available on October 1 at 10:00 a.m. JST.
10月1日午前10時（日本時間）で対応可能です。 - Unfortunately, we are not available on that date.
残念ながら、その日は都合がつきません。 - Would October 3 or 4 work for you?
10月3日または4日ではいかがでしょうか。
返信では、日付・時間・タイムゾーン・会議方法を明確にしましょう。
アポイント返信メールの基本構成
- 候補日の連絡にお礼を言う
- 選ぶ日程または都合が悪いことを伝える
- 時間・タイムゾーンを確認する
- 会議方法を確認する
- 必要に応じて代替日を提案する
- 確認の一文で締める
候補日を選ぶ英語フレーズ
| 日本語 | 英語表現 |
|---|---|
| 10月1日で問題ありません | October 1 works for us. |
| 10月1日午前10時で対応可能です | We are available on October 1 at 10:00 a.m. |
| ご提案の日程で問題ありません | The proposed date and time work for us. |
| その日程で確定でお願いします | Please confirm the meeting for that date and time. |
work for us は、「私たちにとって都合がよい」という意味で、日程調整メールでとてもよく使えます。
候補日を選ぶ返信メール例文
Subject: Re: Meeting schedule
Dear Mr. Brown,
Thank you for suggesting the meeting dates.
October 1 at 10:00 a.m. JST works for us.
We are pleased to confirm the meeting on that date.
Please let us know if there is anything we should prepare in advance.
Best regards,
Yui Manaka
件名：Re: 打ち合わせ日程
Brown様
打ち合わせ候補日をご提案いただきありがとうございます。
10月1日午前10時（日本時間）で問題ありません。
その日程で打ち合わせを確定させていただきます。
事前に準備すべきものがありましたらお知らせください。
真中 結
都合が悪いときの返信フレーズ
- Unfortunately, we are not available on that date.
残念ながら、その日は都合がつきません。 - Unfortunately, that time does not work for us.
残念ながら、その時間は都合が合いません。 - We apologize, but we have another appointment at that time.
申し訳ございませんが、その時間は別の予定がございます。
都合が悪い場合は、ただ断るだけでなく、代替日を出しましょう。
代替日を提案する英語フレーズ
- Would October 3 or 4 work for you?
10月3日または4日ではご都合いかがでしょうか。 - Could we reschedule the meeting for October 3?
打ち合わせを10月3日に変更できますでしょうか。 - We are available on the following dates.
弊社は以下の日程で対応可能です。 - Please let us know if any of the following dates work for you.
以下の日程の中でご都合の良い日がございましたらお知らせください。
都合が悪く代替日を出す返信メール例文
Subject: Re: Meeting schedule
Dear Ms. Smith,
Thank you for sending us your availability.
Unfortunately, we are not available on October 1 due to another appointment.
Would any of the following dates work for you?
– October 3, 10:00-11:00 a.m. JST
– October 4, 2:00-3:00 p.m. JST
– October 5, 4:00-5:00 p.m. JST
We apologize for the inconvenience and look forward to hearing from you.
Best regards,
Yui Manaka
件名：Re: 打ち合わせ日程
Smith様
ご都合の良い日程をお知らせいただきありがとうございます。
申し訳ございませんが、10月1日は別件があるため都合がつきません。
以下の日程の中でご都合の良い日はございますでしょうか。
・10月3日 10:00〜11:00 日本時間
・10月4日 14:00〜15:00 日本時間
・10月5日 16:00〜17:00 日本時間
ご不便をおかけして申し訳ございません。ご返信をお待ちしております。
真中 結
オンライン会議に変更したい場合
- Would it be possible to hold the meeting online?
オンラインで打ち合わせを実施することは可能でしょうか。 - We would be happy to arrange the meeting via Zoom.
Zoomで打ち合わせを設定できます。 - Could you please send us the meeting link?
会議リンクをお送りいただけますでしょうか。
日程返信でよくある間違い
日本時間か現地時間か書かない
海外相手の日程調整では、時差が一番トラブルになりやすいです。
10月1日午前10時（日本時間）で問題ありません。
OKだけで返信する
OK. だけの返信は、ビジネスメールでは短すぎます。日付・時間を復唱して確認しましょう。
アポイント返信メールまとめ
- 候補日を選ぶなら October 1 works for us.
- 都合が悪いなら Unfortunately, we are not available on that date.
- 代替日を出すなら Would October 3 or 4 work for you?
- 海外相手ならタイムゾーンを書く
- 確定メールでは日付・時間・会議方法を復唱する
アポイント返信では、相手がそのままカレンダーに登録できるくらい、日程情報を明確に書きましょう。
アポイントメントの【お礼&確認メール】英語での書き方と例文