英語でどう断れば、冷たくならないでしょうか？
商品交換できないクレーム返信では、次の順番で書きます。
- 不便をかけたことへのお詫び
- クレーム内容を確認したこと
- 交換できない理由
- 修理・返金・代替品・割引などの代替案
- 今後の対応窓口
使いやすい表現は Unfortunately, we are unable to provide a replacement in this case. です。ただし、この一文だけでは不親切なので、理由と代替案を必ず添えましょう。
商品交換できないときに使える英語表現
- We are unable to provide a replacement in this case.
本件では交換品をご提供することができません。 - The product is no longer covered under warranty.
本製品は保証期間の対象外です。 - The item has been discontinued and is no longer available.
この商品は廃番となっており、現在入手できません。 - As an alternative, we can offer a repair service.
代替案として、修理サービスをご提供できます。 - We can offer a refund or store credit.
返金またはクレジット対応が可能です。
交換不可メールで必ず入れる情報
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 対象商品 | 注文番号、品番、シリアル番号 |
| 確認結果 | 写真・検査結果・保証条件の確認状況 |
| 交換できない理由 | 保証対象外、廃番、在庫なし、使用条件外など |
| 代替案 | 修理、返金、代替品、次回割引、技術サポート |
| 次の行動 | 返送要否、必要書類、返金手続き、連絡期限 |
保証対象外で交換できない英語メール例文
Subject: Regarding your replacement request for Product A
Dear Mr. Brown,
Thank you for contacting us regarding Product A, serial number A12345.
We are sorry to hear about the issue you experienced with the product.
After reviewing the purchase date and warranty terms, we regret to inform you that the product is no longer covered under warranty. Therefore, we are unable to provide a free replacement in this case.
However, we can offer a paid repair service. If you would like to proceed, we will send you a repair quotation and return instructions.
We apologize for the inconvenience and appreciate your understanding.
Best regards,
Yui Manaka
件名：Product Aの交換ご依頼について
Brown様
Product A（シリアル番号A12345）についてご連絡いただきありがとうございます。
製品に不具合が発生したとのこと、ご迷惑をおかけしております。
購入日と保証条件を確認したところ、本製品は保証期間の対象外となっております。そのため、本件では無償交換をご提供することができません。
ただし、有償修理サービスをご案内できます。ご希望の場合は、修理見積もりと返送手順をお送りいたします。
ご不便をおかけしますが、ご理解いただけますと幸いです。
真中 結
廃番・在庫なしで交換できない英語メール例文
Subject: Alternative option for your replacement request
Dear Ms. Smith,
Thank you for your email regarding the replacement of Product B.
We have checked our inventory, but unfortunately Product B has been discontinued and is no longer available.
For this reason, we are unable to provide the same item as a replacement.
As an alternative, we can offer Product C, which has similar specifications. We can also provide a refund if you prefer.
Please let us know which option would be more suitable for you.
Kind regards,
Yui Manaka
件名：交換ご依頼に対する代替案について
Smith様
Product Bの交換についてご連絡いただきありがとうございます。
在庫を確認しましたが、残念ながらProduct Bは廃番となっており、現在入手できません。
そのため、同一商品の交換品をご提供することができません。
代替案として、仕様が近いProduct Cをご提案できます。また、ご希望であれば返金対応も可能です。
どちらの対応がよいかお知らせください。
真中 結
交換できないときのNG表現
We cannot replace it.
交換できません。
事実としては正しくても、理由も代替案もなく、突き放した印象になります。
相手の使い方を決めつけて責める
You used it incorrectly. のように相手を責める書き方は避けましょう。必要なら The damage appears to have been caused by use outside the recommended conditions. のように、事実ベースで書きます。
商品交換できない英語メールまとめ
- 交換不可は unable to provide a replacement を使う
- 保証対象外・廃番・在庫なしなど理由を明確にする
- 修理・返金・代替品など、必ず代替案を出す
- 相手を責めず、確認結果と対応範囲を事実ベースで伝える
交換対応できる場合は、こちらの記事も参考にしてください。