商品交換が不可能なクレームへの返信|英語メール

真中 結
出荷した商品について、クレームがありまして・・・どうしましょう。。。

北条 大和
至急対応しないとな。商品は交換可能なの?

真中 結
同じ商品は製造中止でもう提供できなくて・・・どうしよう・・・

北条 大和
そうか。では、商品交換が不可能なクレームの英語メールの書き方とひな型を紹介しよう。

真中 結
ありがとうございます!
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商品交換が不可能な場合の英語メールの返信例文と書き方

商品交換が不可能な場合の英語メールの書き方

  1. 残念な気持ちを表す
  2. 交換対応ができない旨を連絡する
  3. 理由を説明する
  4. 代替案を出す

 

残念な気持ちを表す

  • I am sorry to hear ~ ~について残念に思っております。
  • We are very sorry to hear ~ ~について残念に思っております。

このあたりのフレーズが使われることが多いね。

自分たちのミスであることが明確な場合は、ストレートに謝罪する方がいい。

  • We apologize for ~ ~について申し訳ございません

 

英語例文

 

I am sorry to hear that the several parts of PO#XXX are not in accordance with YYY standards.
PO#XXXのいくつかの部品について、YYYの規格に適合していなかったとのこと、大変残念に思っております。
We apologize for the unsatisfactory quality regarding Item AAA of Invoice No. XXX.
インボイスNo.XXXの項目AAAに関して、十分な品質ではなかったことにお詫び申し上げます。

 

 

交換対応ができない旨を連絡する

  • It turned out that ~ ~ということが判明しました。
  • We found that ~ ~ということが判明しました。
  • It was informed that ~ ~という報告がありました。
  • Our supplier informed us that ~ ~品質管理より~という報告がありました。
  • We regret to say that ~ 大変残念なご報告となりますが~

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

It turned out that we are unable to provide you replacement.
代替品の提供ができないことが判明しました。

Our supplier informed us that they currently do not have any stock of Item B and are unable to provide us 200 pcs as replacement.
仕入先より連絡があり、現状アイテムBの在庫を切らしており、代替品として200個を提供することができません。

We regret to say that we would not be able to source the parts anymore.
大変残念なご報告となりますが、その部品はもう調達することができません。

 

 

理由を説明する

  • As+文 ~なので
  • Since+文 ~なので
  • Because+文 ~なので
  • Due to+名詞 ~なので

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

Since the item is discontinued, ~
そのアイテムは製造中止のため、~

Due to the long vacation of the supplier,
仕入先の長期休暇のため、

Because the product is too difficult to manufacture,
その製品は製造するのが難しすぎるため、

As the supplier currently do not have any stock,
仕入先に現状在庫が一切ないため、

 

 

代替案を出す

  • another option is that ~ 他の選択肢としては、~
  • as another solution,  他の解決策として、
  • as an alternative to ~ ~に代わる手段として、
  • as a substitute, 代わりに
  • We can replace A with B AをBに取り換えることができる

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

Another option is that we have advanced version of Item B that can be used as replacement.
他の選択肢として、アイテムBという上位版ばあり、代替品として利用可能です。

As another solution, we can replace the old bottom parts with the new bottom parts.
他の解決策として、古い底の部品を新しい部品に変更することができます。

As an alternative to waiting the new batch, we can offer the latest model of Item A with better price.
新しいバッチを待つ他の手段として、アイテムAの最新モデルをより良い価格でオファーいたします。

 

 

商品交換が不可能な場合の英語メールの返信ひな型

英語例文

Title: Defective products (PO#047XXX)

Dear 〇〇,

We are very sorry to hear about the defective product, IKE89 of PO#047XXX.

Unfortunately we are unable to provide you IKE89 as replacement anymore since it has already been discontinued.

However we can supply IKE45, which is the advanced version of IKE89. 20 pcs of IKE45 are in stock and we are pleased to provide them at the same price of IKE89 this time.

Please let us know if you wish to go ahead with the IKE45. Atttached is the catalogue in which you can find IKE45.

Please accept our apologies for the inconvenience caused.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:不良品について(PO#047XXX)

〇〇様

PO#047XXXのIKE89の不良について大変残念に思っております。

残念ながら、IKE89はすでに製造中止となっておりますため、代替品としてIKE89をご提供することができない状況でございます。

しかしながら、IKE45を供給することは可能です。IKE45はIKE89の上級版です。IKE45は20個在庫ありの状態で、今回は価格はIKE89と同じ価格にてご提供させていただければと思います。

IKE45で進めてよろしいか、ご連絡のほどお願いいたします。 IKE45を含めんでいるカタログを添付いたします。

ご不便をおかけしたことをお詫び申し上げます。

署名

 

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まとめ

不良の連絡で交換が必要になったり、顧客のミスで代替品が必要になったり、いろんなケースがあると思うけれども、代替品を提供できない場合はたいてい困るよね。

ただでさえ困る状況なのに、英語でつまづいてしまうと脳がストップしてしまう。

上で紹介したフレーズはいろんな場面で利用できるので、ぜひじっくりと何回も読みこんで自分の言葉にしてほしいところだよ。

 

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