交換対応するときの英語メールを、失礼なく書きたいです。
商品交換対応の英語メールでは、次の情報を入れましょう。
- 不具合・誤配送へのお詫び
- 交換対応することの明記
- 交換品の発送予定日・配送方法
- 不良品の返送要否
- 送料負担・追跡番号・今後の連絡
基本表現は We will arrange a replacement for you. です。あわせて We will cover the return shipping cost. など費用負担も明記すると、実務での行き違いを防げます。
商品交換対応で使える英語フレーズ
- We apologize for the inconvenience caused by the defective item.
不良品によりご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 - We will arrange a replacement for you immediately.
直ちに交換品を手配いたします。 - The replacement will be shipped on May 12.
交換品は5月12日に発送予定です。 - Please return the defective item using the prepaid shipping label.
同封の着払いラベルを使って不良品をご返送ください。 - We will send you the tracking number once the replacement has been shipped.
交換品発送後、追跡番号をお送りします。
商品交換メールの基本構成
| 順番 | 内容 | 英語例 |
|---|---|---|
| 1 | お詫び | We apologize for the inconvenience. |
| 2 | 交換対応 | We will arrange a replacement. |
| 3 | 発送予定 | The replacement will be shipped on May 12. |
| 4 | 返送方法 | Please return the defective item using the prepaid label. |
| 5 | 再発防止・締め | We will review our inspection process. |
不良品を交換する英語メール例文
Subject: Replacement arrangement for Product A
Dear Mr. Brown,
Thank you for sending us the details and photos of the issue with Product A.
We apologize for the inconvenience caused by the defective item.
We will arrange a replacement for you immediately. The replacement item is scheduled to be shipped on May 12.
Once it has been shipped, we will send you the tracking number.
Please return the defective item using the prepaid shipping label attached to this email.
We are reviewing our inspection process to prevent a similar issue from occurring again.
Best regards,
Yui Manaka
件名：Product Aの交換手配について
Brown様
Product Aの不具合について、詳細と写真をお送りいただきありがとうございます。
不良品によりご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
直ちに交換品を手配いたします。交換品は5月12日に発送予定です。
発送後、追跡番号をお送りします。
不良品につきましては、本メールに添付した着払い配送ラベルを使用してご返送ください。
同様の問題を防ぐため、検査工程を見直しております。
真中 結
誤配送の商品を交換する英語メール例文
Subject: Correct item shipment for your order
Dear Ms. Smith,
We are very sorry that you received the wrong item for order No. 12345.
We have arranged shipment of the correct item, Product B, and it will be shipped tomorrow by DHL.
We will cover the return shipping cost for the incorrect item. Please use the return label that we will send separately.
We apologize again for the error and appreciate your patience.
Kind regards,
Yui Manaka
件名：ご注文品の正しい商品の発送について
Smith様
注文番号12345について、誤った商品が届いたとのこと、大変申し訳ございません。
正しい商品であるProduct Bの発送を手配しており、明日DHLで発送予定です。
誤って届いた商品の返送料は弊社が負担いたします。別途お送りする返送ラベルをご使用ください。
このたびの誤りを重ねてお詫び申し上げます。ご辛抱いただきありがとうございます。
真中 結
商品交換メールで避けたいNG例
Sorry. We will send another one.
すみません。別のものを送ります。
カジュアルすぎるうえ、いつ発送するのか、返送は必要なのかが不明です。
返送要否・送料負担を書かない
交換対応では、相手が不良品を返送する必要があるのか、送料を誰が負担するのかを明確にしましょう。
商品交換対応メールまとめ
- 交換対応は arrange a replacement が使いやすい
- 発送予定日、配送会社、追跡番号を伝える
- 不良品の返送要否と送料負担を明記する
- 再発防止の一文を入れると、信頼回復につながる
交換できない場合の返信は、こちらの記事も参考にしてください。