「不適合を報告します」って英語メールでどう書けばいいですか？
- We found a quality issue with the products we received.
受領した商品に品質問題が見つかりました。 - We would like to report a nonconformance.
不適合を報告いたします。 - Some of the products were found to be defective.
一部の商品に不良が見つかりました。 - Please investigate the root cause and provide corrective actions.
原因を調査し、是正処置をご提示ください。 - Please find attached the Non-Conformance Report.
不適合報告書を添付いたします。
品質不良メールでは、感情的に責めるより、事実・数量・ロット番号・写真・依頼事項を明確に書くことが大切です。
「不適合」「品質不良」は英語で何と言う？
品質管理や海外取引で使う「不適合」「品質不良」は、英語で次のように表現できます。
| 英語表現 | 日本語の意味 | 使いやすい場面 |
|---|---|---|
| nonconformance | 不適合 | 品質管理・監査・報告書 |
| non-conformance | 不適合 | nonconformanceと同じ意味で使われる |
| quality issue | 品質問題 | メールで使いやすい |
| quality defect | 品質不良・欠陥 | 不良内容を伝えるとき |
| defective product | 不良品 | 商品そのものが不良の場合 |
| Non-Conformance Report | 不適合報告書 | NCRとして使われることがある |
ビジネスメールでまず使いやすいのは、次の表現です。
受領した商品に品質問題が見つかりました。
より品質管理寄りに書くなら、次のように言えます。
受領した商品に関する不適合を報告いたします。
品質不良・不適合報告メールに入れるべき内容
品質不良を報告するときは、感情的に書くのではなく、事実を整理して伝えましょう。
- 不適合・品質不良が見つかったこと
- 対象の商品名・品番
- 注文番号・ロット番号
- 不良数量
- 具体的な不良内容
- 写真・検査結果・NCRの添付
- 相手に依頼したいこと
特に大切なのは、相手に何をしてほしいのかを明確にすることです。
たとえば、次のような依頼があります。
- 原因調査
- 是正処置の提示
- 代替品の発送
- 返品・交換対応
- 今後の再発防止策
不適合・品質不良を報告する英語メール例文
例文1：品質不良を報告して原因調査を依頼する
Dear Mr. Brown,
I hope this email finds you well.
We found a quality issue with the products we received under Order No. 12345.
The details are as follows:
Product: Product A
Order No.: 12345
Lot No.: L-2026-001
Quantity affected: 25 pcs
Issue: Scratches were found on the surface.
Please find attached the photos and inspection report for your reference.
Could you please investigate the root cause and provide corrective actions?
We look forward to your reply.
Best regards,
Yui Manaka
Brown様
お世話になっております。
注文番号12345で受領した商品に品質問題が見つかりました。
詳細は以下の通りです。
商品：Product A
注文番号：12345
ロット番号：L-2026-001
対象数量：25個
不良内容：表面に傷が見つかりました。
ご参考までに写真と検査報告書を添付いたします。
原因を調査し、是正処置をご提示いただけますでしょうか。
ご返信をお待ちしております。
真中 結
例文2：不適合報告書（NCR）を添付するメール
Dear Ms. Smith,
We would like to report a nonconformance regarding Product A received on October 1.
Please find attached the Non-Conformance Report for your review.
We would appreciate it if you could review the report and provide your investigation results and corrective action plan by October 10.
Please let us know if you need any additional information.
Kind regards,
Yui Manaka
Smith様
10月1日に受領したProduct Aに関する不適合を報告いたします。
ご確認のため、不適合報告書を添付いたします。
報告書をご確認のうえ、10月10日までに調査結果と是正処置計画をご提示いただけますと幸いです。
追加情報が必要でしたらお知らせください。
真中 結
例文3：不良品の交換を依頼するメール
Dear Mr. Brown,
We found that 10 pcs of Product A from Lot No. L-2026-001 were defective.
Please find attached the photos showing the defects.
Could you please arrange replacement products as soon as possible?
We would also appreciate it if you could investigate the cause and let us know how you will prevent this issue from happening again.
Best regards,
Yui Manaka
商品交換の対応については、こちらの記事も参考になります。
不良内容を説明する英語フレーズ
品質不良の内容を具体的に説明するときは、次の表現が使えます。
| 英語表現 | 日本語の意味 |
|---|---|
| scratches on the surface | 表面の傷 |
| dents | へこみ |
| cracks | ひび割れ |
| discoloration | 変色 |
| missing parts | 部品不足 |
| incorrect quantity | 数量違い |
| wrong item | 商品違い |
| damaged packaging | 梱包破損 |
部品不足や数量違いについては、こちらの記事も参考になります。
商品不足のクレーム、数量間違いの場合の英語メール例文と書き方
原因調査・是正処置を依頼する英語フレーズ
品質不良のメールでは、原因調査や是正処置を依頼することが多いです。
- Could you please investigate the root cause?
根本原因を調査いただけますでしょうか。 - Please provide your investigation results.
調査結果をご提示ください。 - Please provide corrective actions.
是正処置をご提示ください。 - Please let us know how you will prevent this issue from happening again.
この問題の再発防止策をお知らせください。 - We would appreciate your corrective action plan by October 10.
10月10日までに是正処置計画をご提示いただけますと幸いです。
root cause は「根本原因」、corrective action は「是正処置」、prevent recurrence は「再発防止」を意味します。
品質不良メールでよくある間違い
間違い1：感情的に責める
品質不良があると強く言いたくなりますが、ビジネスメールでは事実ベースで書く方が効果的です。
次のように、問題を具体的に書きましょう。
間違い2：不良数量を書かない
不良数量がないと、相手は問題の規模を判断できません。
必ず、対象数量を書きましょう。
対象数量：25個
間違い3：依頼事項が不明確
「品質不良がありました」だけでは、相手が何をすればよいかわかりません。
次のように、依頼内容を明確に書きましょう。
- Please investigate the root cause.
- Please provide corrective actions.
- Could you please arrange replacement products?
不適合・品質不良を報告する英語メールまとめ
不適合や品質不良を英語メールで報告するときは、次の流れで書きましょう。
- 品質問題が見つかったことを伝える
We found a quality issue with the products we received. - 対象商品・注文番号・ロット番号を書く
- 不良数量と不良内容を書く
- 写真・検査報告書・NCRを添付する
- 原因調査・是正処置・交換対応を依頼する
基本テンプレートは次の通りです。
Dear Mr. Brown,
We found a quality issue with the products we received under Order No. 12345.
Product: Product A
Order No.: 12345
Lot No.: L-2026-001
Quantity affected: 25 pcs
Issue: Scratches were found on the surface.
Please find attached the photos and inspection report for your reference.
Could you please investigate the root cause and provide corrective actions?
We look forward to your reply.
Best regards,
Yui Manaka
品質不良のメールでは、強い言葉で責めるよりも、事実を整理して、相手にしてほしい対応を明確に伝えることが大切です。
クレームへの返信が必要な場合は、こちらの記事も参考になります。