なんとなく学校で習った記憶があります。
担当者名が不明な英語メールでは、まず次の順番で宛名を考えましょう。
- 部署名がわかるなら部署宛て
Dear Customer Service Team, - 役職がわかるなら役職宛て
Dear Purchasing Manager, - 採用担当なら
Dear Hiring Manager, - チーム全体なら
Dear Team, - 正式文書で相手が完全に不明なら
To whom it may concern,
通常のビジネスメールでは、To whom it may concern, よりも、Dear Customer Service Team, のように相手の部署・役割を入れる方が自然です。
To whom it may concernはビジネスメールで使わない方がいい？
To whom it may concern, は、「関係者各位」「ご担当者様」に近い表現です。
完全に間違いではありませんが、通常のビジネスメールでは少し古く、相手を特定できていない印象が強くなります。
特に、問い合わせフォームではなく、会社のメールアドレスに直接送る場合は、できるだけ部署名や役職名を使った方が自然です。
| 状況 | おすすめの宛名 | 避けたい宛名 |
|---|---|---|
| カスタマーサービス宛て | Dear Customer Service Team, | To whom it may concern, |
| 購買担当宛て | Dear Purchasing Manager, | Dear Sir or Madam, |
| 採用担当宛て | Dear Hiring Manager, | To whom it may concern, |
| 営業チーム宛て | Dear Sales Team, | Dear Sirs, |
| 正式な証明書・推薦状 | To whom it may concern, | 状況により使用可 |
担当者不明の英語メール書き出し早見表
担当者名がわからない場合でも、相手の部署や役割がわかれば、かなり自然に書けます。
| 日本語で言いたいこと | 英語の宛名 | 使う場面 |
|---|---|---|
| カスタマーサービスご担当者様 | Dear Customer Service Team, | 問い合わせ・返品・サポート |
| 購買ご担当者様 | Dear Purchasing Manager, | 仕入れ・調達関連 |
| 営業ご担当者様 | Dear Sales Team, | 見積もり・製品問い合わせ |
| 採用ご担当者様 | Dear Hiring Manager, | 応募・採用関連 |
| 経理ご担当者様 | Dear Accounting Team, | 請求・支払い関連 |
| サポートご担当者様 | Dear Support Team, | 技術サポート・不具合対応 |
| 関係各位 | Dear All, / Dear Team, | 複数人・社内外チーム宛て |
To whom it may concernを使ってもよい場面
To whom it may concern, は完全に禁止ではありません。
次のような「誰が読むかわからない正式文書」では、今でも使われることがあります。
- 推薦状
- 在職証明書
- 証明書
- 正式な通知文
- 特定の担当者に向けていない文書
ただし、通常の問い合わせメールや営業メールでは、できるだけ相手の部署や役職を書いた方がよいです。
Subject: Inquiry about Product A
Dear Sales Team,
I am writing to ask about Product A listed on your website.
Could you please send us the latest catalog and price list?
We would also appreciate it if you could let us know the minimum order quantity and lead time.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Yui Manaka
営業ご担当者様
貴社ウェブサイトに掲載されているProduct Aについてお伺いしたくご連絡いたしました。
最新のカタログと価格表をお送りいただけますでしょうか。
最小注文数量とリードタイムについてもお知らせいただけますと幸いです。
ご返信をお待ちしております。
真中 結
カスタマーサービス宛ての英語メール例文
Subject: Request for support regarding Order No. 12345
Dear Customer Service Team,
I am writing regarding our order No. 12345.
We received the shipment yesterday, but one item appears to be missing.
Could you please check the shipment details and advise us on the next steps?
Please find attached photos of the package and packing list.
Best regards,
Yui Manaka
カスタマーサービスご担当者様
弊社注文No. 12345についてご連絡いたしました。
昨日貨物を受領しましたが、1点不足しているようです。
出荷内容をご確認いただき、次の対応についてご案内いただけますでしょうか。
梱包状態とパッキングリストの写真を添付しております。
真中 結
関係各位・各位は英語でどう書く？
複数人に送る場合、日本語の「関係各位」「各位」に近い表現として、次のような書き方があります。
- Dear All,
皆様 - Dear Team,
チームの皆様 - Dear Project Members,
プロジェクトメンバーの皆様 - Dear Colleagues,
同僚の皆様
社内やプロジェクト関係者宛てなら、Dear All, や Dear Team, が使いやすいです。
Subject: Meeting schedule update
Dear Project Members,
Please be informed that the next project meeting has been rescheduled to July 20 at 10:00 a.m. JST.
Please let me know if you have any questions.
Best regards,
Yui Manaka
プロジェクトメンバーの皆様
次回のプロジェクト会議は、7月20日午前10時（日本時間）に変更となりましたのでお知らせいたします。
ご質問がありましたらお知らせください。
真中 結
Dear Sir or Madamは使っていい？
Dear Sir or Madam, も昔ながらのフォーマルな書き出しです。
ただし、相手の性別を前提にした表現であり、現在のビジネスメールでは少し古い印象になる場合があります。
次のように、部署や役職を使う方が自然です。
| 避けたい表現 | おすすめ表現 |
|---|---|
| Dear Sir or Madam, | Dear Customer Service Team, |
| Dear Sirs, | Dear Sales Team, |
| To whom it may concern, | Dear Hiring Manager, |
性別のみわかっている場合の書き出し
相手の名前がわからず、性別だけわかっている場合でも、通常は性別で宛名を書くより、役職や部署名を使う方が自然です。
たとえば、女性の担当者とわかっていても、名前がわからないなら、次のように書けます。
- Dear Customer Service Team,
- Dear Purchasing Manager,
- Dear Sales Representative,
相手の名前はわかるけれど性別がわからない場合は、こちらの記事を参考にしてください。
英語メールで相手の性別が不明なときの敬称｜Mr./Ms.がわからない場合の書き出し
担当者不明の英語メールで避けたいNG例
To whom it may concernを毎回使う
正式文書なら使える場合もありますが、通常のビジネスメールで毎回使うと、相手を調べていない印象になりやすいです。
問い合わせ先の部署がわかる場合は、次のように書きましょう。
Dear Sales Team,
Dear Purchasing Manager,
Dear Sirs,を使う
Dear Sirs, は古く、男性だけを想定した表現です。現在のビジネスメールでは避けた方が無難です。
To whom it may concern・担当者不明の英語メールまとめ
担当者名がわからない場合は、To whom it may concern, をすぐ使うのではなく、部署名や役職名で書けないか考えましょう。
- Dear Customer Service Team,
- Dear Sales Team,
- Dear Purchasing Manager,
- Dear Hiring Manager,
- Dear Team,
英語メールの宛名全体の使い分けは、こちらの記事も参考になります。
女性の敬称については、こちらも参考になります。
ビジネス英語メール書き出しで女性が宛先の場合はMs/Miss/Mrs？
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