これだけは押さえておきたいビジネス英文メールの基本マナー

海外の取引先に英語でメールを送るのってなんだか怖いんですが・・・この恐怖心を取り除く方法はないのでしょうか?

海外とのビジネスにおいて、メールはとても便利なコミュニケーションツールなんだ。時差を気にする必要がないため、日常のビジネスのやり取りで最も重宝するし頻繁に利用する。

言い換えると、メールは海外の取引先と「コミュニケーション」を頻繁に取るためのとっても重要なツールでもあるんだ。だから最初は不安に思ったり恐怖心があって当然だよ。

その不安や恐怖は漠然とわからないことから引き起こされる感情なんだよ。

その恐怖心を取り除く一番有効な方法は、数をこなすこと、そして、ビジネスで英文メールの基本マナーを理解することだ。

たしかに、ビジネス英文メールの基本マナーさえ理解していれば、失礼にならず、自信につながりそうで、恐怖心を取り除けそうですね!

これだけは押さえておくべきビジネス英文メールの基本マナーがあるから紹介する。

メールは時差関係なくコミュニケーションが取れる素晴らしいツールなんだ。この基本マナーはできた方がいいではなく必須だから、よく確認しておいてね。

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ビジネス英文メールの基本マナー

海外の取引先とメールのやり取りをする場合、次の4つの基本マナーを押さえておけばOKだ。

メールは短く簡潔にする

読み手の時間を取らせないために、短く、シンプルに書こう。

ただし、不足している情報があれば、より時間がかかってしまうので、返信するのに必要な情報は過不足なく盛り込もう。

結果、ビジネスの相手も自分も仕事効率を高めることにつながるよ。

1通につき、1つのメッセージ

ビジネスの相手にあれもこれも言いたいという場合があると思う。

でも1つのメールに複数メッセージ(タスク、リクエスト、お知らせ)を含めることは、極力避けた方がいい。

なぜなら、複数メッセージがあるとシンプルになりにくく、わかりにくい文章になってしまうからだ。

複数伝えたいことがある場合、別のメールでタイトルを変更して送るといい。

お願いすることがある場合は、ハッキリ伝えよう

日本人との会話に慣れていると、阿吽の呼吸を求めてしまう。

「あいつは言わないとわからないのか」といった具合だね。

「言わなくてもわかってくれる」ことが優れていると考えられがちだが、日本はまだまだ多様性の文化が進んでいないからそれが良いと評価されるんだ。世界には、根底から考え方が違う場合は多い。

海外の人と会話をする場合は、要望は「ハッキリと伝える」ように心がけよう。

結果的に自分のためにも相手のためにもなるからね。

メールが本当に必要かどうか考える

メールはとても便利で優秀なコミュニケーションツールだね。相手もいつでも見ることができるし記録としても残る。

ただ、メールに慣れてくると、なんでもかんでもメールで聞いて済まそうとする人がいる。

相手に聞く前に、自分で必ず調べる癖をつけることは大切だ。

調べてから質問しているかどうか、相手には伝わるものだからね。

相手を大切に思うなら、もしくは良好な関係を築きたいのであれば、相手に聞く前に自分でできることをするというのが重要だね。

メールという手段が適切かどうか考える

例えば悪いお知らせを連絡する場合、本当にメールで伝えるべきかどうか考えた方がいい。

場合によっては電話で謝罪、海外の現地に行って頭を下げる必要があるかもしれない。

メールは便利であるがゆえに、誠実さや誠意が伝わりにくいものだ。

状況に応じて上司に相談するといい。

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まとめ

海外とのビジネスにおいて、メールはとても便利で重要なコミュニケーションツール。

メールが上手か下手かで仕事のスピードも格段に違ってくる。メールでの円滑なコミュニケーションは取引先との良好な関係性を築くことに大きく影響を及ぼす。

最初は恐怖心があって当然だ。自信をもって海外の取引先とビジネス英文メールをするには、次の4つの基本マナーを肝に銘じよう。

  1. メールは短く簡潔にする
  2. 1通につき、1つのメッセージ
  3. お願いすることがある場合は、ハッキリ伝える
  4. メールが本当に必要かどうか考える
  5. メールという手段が適切かどうか考える

実はどれも根幹に流れていることは、たったの一つなんだ。

それは、相手の時間を大切にすること

時間はこの世の中でみんな平等に持っているもの。

そして、増やすことができないもの。

海外の人は時間の大切さを日本人よりしっかりと認識している場合が多い。

ここを意識して実行するだけで、ビジネスパートナーとの良好な関係を築くことができて、グンと評価されるようになるよ。

 

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