【納期遅れ】希望日に出荷できない場合の英語メールの例文

真中 結

発注者の納入希望日に発送できない場合や複数の注文品を頂いたのに全部一緒に出荷できないと製造部から連絡がありました・・・この場合の英語メールを教えてもらえませんか？

北条 大和

納期遅れで出荷できない場合の英語メールの例文と書き方を解説しよう。

納期遅れの連絡の英語メール例文と書き方

納期遅れの連絡の英語メールの書き方

シンプルがだ、確実に伝えることが重要だよ。

もし注文確認書で提示した納期より遅れることがわかったら、すぐに新しい出荷予定日とともに遅延の報告をしよう。

現実的には新しい出荷予定日を設定するのにも時間がかかる場合が多いだろう。

しかし仕事は連鎖しているので、一部が遅れるとその後の全ての人の仕事に遅れが生じる。一刻も早く出荷予定日を伝えられるようにしよう。

納期遅れの連絡の英語メールの例文

注文品を全部一緒に出荷できない場合の英語メール

購買担当から発注書を送る前から在庫確保の依頼をされることがある。日本国内の注文の場合、それを承諾することも多々あるだろう。

しかし、海外ではその承諾を受けることはほぼない。それはリスクが高いからだ。海外向けにビジネスをする場合も日本の営業も同様の対応するする方がよい。在庫の確保が必要なら、契約を結ぶか相当の信頼関係を構築している必要がある。

発注書を送る前から在庫確保の依頼をされた場合、契約を結ぶ方法にはいくつかあるが、一番シンプルでかつ最も利用されているのが注文書を発行してもらうことだ。注文書は立派な契約書だからね。

注文請書を発行する時点で在庫の確保が進むため、よく売れる商品なんかは見積もり時点から少し時間が経つだけで他の注文で在庫が押さえられてしまうケースがある。

そんなときに使える例だよ。

注文品を全部一緒に出荷できない場合の英語メールの書き方

配送遅延の場合は、こちらに原因があろうとなかろうと、必ず遅延する理由を説明しよう。当たり前のことに思えるのだが、世界のいろんな企業とやり取りをしてみて、理由を説明してくれる営業の少なさを実感している。

逆にいうと、他の多くの営業より丁寧なレスポンwすy配送遅延の理由を説明することで信頼につながるということなんだ。

注文品を全部一緒に出荷できない場合の英語メールの例文

まとめ

購買担当者の気にする主な事項は３つある。

• 納期
• 価格
• 品質

どれも重要なのだが、一番おろそかにされがちなのが、納期だ。

しかし、納期遅れや納期変更の連絡をされないことは、購買担当者にとってとても困ることが起きる。「いつこの部品届きますか？」みたいな質問が製造から設計から営業からみんなから突かれる事態に陥るんだ。

だから、納期に少しでも変更が生じたらすぐに伝えてあげるようにしよう。

それができる営業は、まさに信頼できる営業パーソンに映るだろう。納期変更の連絡は、小さなことかもしれないけれど、コツコツと信頼を積んでいくことにもつながる大事なお仕事なんだ。