納期遅れの連絡の英語メール例文と書き方

真中 結
発注者の納入希望日に発送できない場合や複数の注文品を頂いたのに全部一緒に出荷できないと製造部から連絡がありました・・・この場合の英語メールを教えてもらえませんか?

北条 大和
納期遅れで出荷できない場合の英語メールの例文と書き方を解説しよう。
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納期遅れの連絡の英語メール例文と書き方

納期遅れの連絡の英語メールの書き方

  1. 遅延することを説明する
  2. 新たな出荷予定日を伝える
  3. 謝罪する

シンプルがだ、確実に伝えることが重要だよ。

もし注文確認書で提示した納期より遅れることがわかったら、すぐに新しい出荷予定日とともに遅延の報告をしよう。

現実的には新しい出荷予定日を設定するのにも時間がかかる場合が多いだろう。

しかし仕事は連鎖しているので、一部が遅れるとその後の全ての人の仕事に遅れが生じる。一刻も早く出荷予定日を伝えられるようにしよう。

納期遅れの連絡の英語メールの例文

英語例文

Title: Re: Purchase Order No. 023XXX

Dear 〇〇,

Please be advised that we have been notified by our supplier of parts of IKE23 that the parts for the final 50 pcs of your order 023XXX have a current estimated ship date of October 5.

We apologize for the delay and any inconvenience it may cause.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:Re: 注文番号 No. 023XXXについて

〇〇様

IKE23の部品を製造しているサプライヤーより連絡がありまして、注文書023XXXにあるIKE23に使用する最後の50個の部品の納期について、現在10/5の出荷予定日となっております。

遅延してしまい、そのことが原因で起こる可能性のあるご不便に対し謝罪いたします。

署名

 

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注文品を全部一緒に出荷できない場合の英語メール

購買担当から発注書を送る前から在庫確保の依頼をされることがある。日本国内の注文の場合、それを承諾することも多々あるだろう。

しかし、海外ではその承諾を受けることはほぼない。それはリスクが高いからだ。海外向けにビジネスをする場合も日本の営業も同様の対応するする方がよい。在庫の確保が必要なら、契約を結ぶか相当の信頼関係を構築している必要がある。

発注書を送る前から在庫確保の依頼をされた場合、契約を結ぶ方法にはいくつかあるが、一番シンプルでかつ最も利用されているのが注文書を発行してもらうことだ。注文書は立派な契約書だからね。

注文請書を発行する時点で在庫の確保が進むため、よく売れる商品なんかは見積もり時点から少し時間が経つだけで他の注文で在庫が押さえられてしまうケースがある。

そんなときに使える例だよ。

注文品を全部一緒に出荷できない場合の英語メールの書き方

  1. 注文のお礼をする
  2. 商品の納期が希望より遅れる旨を伝える
  3. 理由を説明する
  4. 代替納入可能日を提示する
  5. 発送のオプションを尋ねる

配送遅延の場合は、こちらに原因があろうとなかろうと、必ず遅延する理由を説明しよう。当たり前のことに思えるのだが、世界のいろんな企業とやり取りをしてみて、理由を説明してくれる営業の少なさを実感している。

逆にいうと、他の多くの営業より丁寧なレスポンwすy配送遅延の理由を説明することで信頼につながるということなんだ。

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

IKE23 is being backordered and we are unable to ship it on August 1.
IKE23は現在入荷待ちで、8/1に出荷することができません。

IKE23 is our of stock but we are able to ship IKE12 on July 5.
IKE23は在庫切れですが、IKE12は7/5に出荷可能です。

Please arrange split shipping /(partial shipment).
分納納入でお願いいたします。

分納納入は他にもpartial deliverypartial shipment split shipmentともいえるよ。

Could you combine the shipment so we can avoid extra delivery costs?
追加で配送費用がかからないように一緒に発送してもらえますでしょうか。

Could you ship the in-stock items?
在庫のある商品を発送してもらえますか?

We apologize for the unusually long wait for these items. The supplier is shipping parts of IKE12 to us today and we can ship IKE12 to you on Friday of next week.
これらのアイテムについて異常なまでに長くお待たせしてしまっており、申し訳ございません。サプライヤーより本日IKE12の部品が弊社へ発送されるため、弊社より来週金曜日に貴社へIKE12を発送できます。

 

注文品を全部一緒に出荷できない場合の英語メールの例文

納期遅れの連絡の英語例文

Title: Re: Purchase Order No. 053XXX

Dear 〇〇,

Thank you for your Order No. 053XXX for IKE12 and IKE23.

We can ship IKE12 on September 15, but unfortunately, IKE23 are not out of stock.

Despite our efforts to keep sufficient stock to ensure prompt delivery, demand has been very high because IKE23 are very popular.

However, we are scheduled to receive the next shipment of IKE23 on October 5.

We have two delivery options. First, we can ship IKE12 on September 15 and IKE23 on October 5.

Alternatively, we can ship both of your orders on October 5.

Please let us know which option you prefer.

Best regards,
署名

納期遅れの連絡の日本語訳例文

件名:Re: 注文番号053XXX

〇〇様

注文番号053XXXにて IKE12とIKE23を承りまして、ありがとうございます。

IKE12は9月15日に発送できますが、残念ながら、IKE23は現在、在庫を切らしております。

迅速な配達を確実なものにするために、十分な在庫を持つように努めておりますが、IKE23は人気商品のため、需要が高いです。

しかしながらIKE23は次の出荷便である10月5日に届くことになっております。

配達方法は2つの種類あります。1つ目はIKE12を9月15日に出荷し、IKE23を10月5日に出荷する方法です。

もう一つは両方の商品を10月5日に出荷する方法です。

どちらの配送方法を希望されるか、どうぞお知らせください。

署名

まとめ

購買担当者の気にする主な事項は3つある。

  • 納期
  • 価格
  • 品質

どれも重要なのだが、一番おろそかにされがちなのが、納期だ。

しかし、納期遅れや納期変更の連絡をされないことは、購買担当者にとってとても困ることが起きる。「いつこの部品届きますか?」みたいな質問が製造から設計から営業からみんなから突かれる事態に陥るんだ。

だから、納期に少しでも変更が生じたらすぐに伝えてあげるようにしよう。

それができる営業は、まさに信頼できる営業パーソンに映るだろう。納期変更の連絡は、小さなことかもしれないけれど、コツコツと信頼を積んでいくことにもつながる大事なお仕事なんだ。

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