発注内容の変更や再見積もり依頼の英語メール例文と書き方

真中 結
発注したのですが、どうやら配送希望日に間に合わない製品があります。部長に相談したところ、別の商品を発注することになったのですが・・・

真中 結
発注内容の変更や再見積もり依頼するときの英語メールを教えてもらえませんか?

北条 大和
では今日は、次の場合に使える英語メールの書き方と例文を解説するよ。
  • 発注したけど内容を変更したい場合
  • 一部注文キャンセルしたい場合
  • 見積書をもらったあとに、内容変更が生じた場合
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発注内容の変更・再見積依頼の英語メール例文と書き方

次の例文は、発注内容を変更して、見積もり金額がわかっている場合の例文だよ。

英語例文

Title: Change to Purchase order 053XXX

Dear 〇〇,

I am writing to change a part of our Order No. 053XXX.

We would like to cancel the order for the IKE23 because it is backordered.

Instead, we would like to place an order for MEN45.

Could you ship IKE12 and MEN45 on September 15 so that we can receive them by September 21?

We really need them by September 21.

Attached is the revised order form.

Thank you for your immediate attention.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:注文書053XXXの変更

〇〇様

注文番号053XXXの一部変更のご連絡です。

入荷待ちとのことでIKE23をキャンセルさせていただきます。

その代わり、MEN45を注文させていただきます。

IKE12とMEN45を9/21までに受領できるように9/15に発送していただけませんでしょうか。

9/21までに絶対に必要となります。

改定した注文書を添付いたします。

迅速なお取り扱いのほどよろしくお願いいたします。

署名

押さえておきたいポイント

  1. 情報提供のご連絡をする
  2. 注文内容変更を明記する
  3. 変更の理由を述べる
  4. 改訂した注文書を添付する

納期短縮のフレーズは、納期短縮依頼(納期交渉)の英語メールの書き方と例文を参照してみてね。

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キャンセルして再見積依頼するときの例文

英語例文

Title: Request for revised quotation

Dear 〇〇,

Thank you for the information concerning IKE23.

Because the lead time is longer more than we expected, we would like to cancel IKE23 order, but proceed with the orders for the remaining 2 items:

  • IKE12 x 500 pcs
  • MEN45 x 400 pcs

We would appreciate it if you could provide us a revised quotation.

Warmest regards,
署名

日本語訳例文

件名:再見積もり依頼

〇〇様

IKE23に関する情報をありがとうございます。

リードタイムが弊社が予期していた期間よりも長いため、IKE23はキャンセルさせていただき、以下の残りの2つのアイテムを発注させていただきます。

  • IKE12 x 500 個
  • MEN45 x 400 個

改定したお見積り書をご提供いただけますとありがといです。

署名

押さえておきたいポイント

  1. 製品に関する情報を読んだことを伝える
  2. キャンセルする旨とその理由を伝える
  3. 改めて必要なものを伝える
  4. 改訂した見積書を依頼する

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

We will revise the quotation and send it to you immediately.
見積書を改めて、すぐに送付いたします。

We would like to change the quantity of our order from 200 pcs of IKE12 to 400 pcs.
IKE12の数量を200個から400個に変更したいと思います。

We would like to place an order for an additional 300 pcs of MEN45 on our Order No. 053XXX.
注文番号053XXXにてMEN45を追加で300個購入させていただきたいと思います。

We would like to reduce the quantity of our order from 300 pcs of MEN45 to 100 pcs on our Order No.053XXX.
注文番号053XXXにてMEN45を300個から100個へ変更させて頂きたいと思います。

Would it be possible for you to move forward the delivery date from October 10 to October 5?
配送日を10月10日から10月5日に変更していただくことは可能でしょうか?

Could you let us know the revised total cost?
改定後の総額コストを教えていただけますか?

 

まとめ

発注をして、注文請書が送付されたら、その時点で仕入先の社内的な納期スケジュールが決定しているということだね。

つまり、その発注のために必要な部材の調達が進んでいるということなんだ。

発注をした後にキャンセルしたり変更したりすることは、その後に続くサプライチェーンに多くの負担を要することになるため、できるだけ避けられるように購入内容の確認をしてから、発注しよう。

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