発注するときの英語メールの例文と書き方

発注するときの英語メールを教えてもらえませんか?

購買部や海外資材調達部にとって基本となる内容だね。

発注するときの英語メールの例文と書き方を解説するから、しっかりと確認しておこう。

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発注するときの英語メールの例文と書き方

英語例文

Title: Purchase order 02XXX

Hello 〇〇,

Thank you for the quotation.

We would like to proceed with the order.

Please find the attached our PO#02XXX.

We look forward to receiving a order acknowledgement shorlty.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:注文書No.02XXX

〇〇様

見積書をありがとうございました。

発注に進みたいと思います。

PO#02XXXを添付しておりますのでご確認ください。

注文請書の早急な受け取りをお待ちしております。

署名

 

押さえておきたいポイント

  1. 見積書送付への感謝
  2. 発注したい旨を伝える
  3. 発注書を添付した旨を伝える
  4. 注文請書を要求する

 

発注を進めるためには、見積書で次の項目も合わせて確認しておく必要がある。

  • 支払い条件
  • 貿易取引条件

支払い条件

支払い条件は、いろいろあるけど、実際のビジネスでよく使うの支払い条件次のようなものがある。

支払い条件(日本語)略式詳細表記
前払いPIAPayment in advance
50%前払い、50%は出荷時に支払い50% Advance Payment 50% at delivery
30%前払い、70%は出荷時に支払い30% Advance Payment 70% at delivery
請求書の日付から7日以内に支払いNet 7Payment 7 days after invoice date
請求書の日付から10日以内に支払いNet 10Payment 10 days after invoice date
請求書の日付から30日以内に支払いNet 30Payment 30 days after invoice date
請求書の日付から45日以内に支払いNet 45Payment 45 days after invoice date
請求書の日付から60日以内に支払いNet 60Payment 60 days after invoice date
請求書の日付から30日以内に支払いNet 90Payment 90 days after invoice date
請求書の日付の次月の10日までに支払い10 MFI10th of the month following invoice date
請求書の日付の次月の23日までに支払い23 MFI23rd of the month following invoice date
請求書の日付から10日以内の支払いが確認された場合は3%OFF、そうでなければ30日以内に支払い。3/10 Net 303% discount if payment received within ten days otherwise payment 30 days after invoice date
もしくは
3% 10 Net 30
代金引換CODCash on delivery
信用状 = L/C (Letter of Credit)L/CLetter of credit

 

支払い条件は交渉しよう

よく「支払い条件は仕入先から教えられる」と勘違いしている人がいるが、支払い条件は交渉する余地があることを知っておこう。

支払い期間が長ければ長いほど、資産が長く企業のお財布にある状態になるので金利で得をするんだ。

ただ、日本国内の取引は先にモノを送って後で支払いといった支払い条件であることが多い。取引先はその支払い条件を受けることが相手を信頼しているとみなすことにつながるからだ。

しかし、海外の場合は圧倒的に100%前払いが主流の傾向にある。信頼関係のある取引先のみNet 30(請求書の日付から30日以内に支払い)といった具合だ。

何度もリピート発注をしてきちんと滞りなく支払いを済ませることで、信頼関係を構築することができる。

その段階になったらNet 30や請求書の日付の次月の15日までに支払いを意味する「15th of the month following invoice date」など、会社の経理上楽になるように変更できないか交渉してみよう。

またNet 7やNet 10といった請求書の日付から支払いまでの期間が短いものはおススメしない。なぜなら、北米や南米、アフリカから輸入する場合は空輸でも4日、あるいは空港便や通関の関係でモノが到着するまで1週間程度かかる場合もある。

モノの受け取りが済んでから不良品がないか確認して、支払を進めたいので、できるだけNet 30以上になるよう交渉するようにするといい。

プラスで覚えておきたい英語フレーズ
  • proceed with~=~の通り進める。
  • place an order for ~ ~の注文をする
  • fill an order for ~ ~の注文に応える
  • process an order for ~ ~の注文を処理する

We would appreciate it if you could accept Net 30 as the payment terms.
支払い条件としてNet 30を受け入れていただけますと幸いです。

Please send us your order acknowledgement by return email.
注文確認書をメールでご返信ください。

 

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まとめ

発注の英語メールは上に述べた通りでOKだ。

発注業務は購買部・資材管理部のメインの仕事になる。

コストダウンが最もメインの業務になる。

ただし、お金とモノの流れを意識できるようになることがなにより大事なんだ。

そのため会社の資金繰りがより潤滑に回るように「コストダウン」だけではなく、支払い条件も交渉して、より双方のためになるよう工夫していこう。

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