発注を受けたのですが、その次はどうすればよいでしょうか？
次は、注文請書・発注確認書を送付して、お互いの認識を確かめ合うんだ。
注文請書・発注確認書を送付するときの英語メールの例文と書き方を解説しよう。
注文請書・発注確認書を送付するときの英語メールの例文と書き方
オーソドックスは注文請書送付の例文
Title:Re: Purchase order # 042XXX
Dear 〇〇,
Thank you for the order.
Please Review the attached order acknowledgement and let us know if any changes are required.
If you need further assistance regarding this order or future orders and RFQ's please feel free to contact me.
Best regards,
署名
件名：Re: 注文書＃042XXX
〇〇様
ご注文をありがとうございます。
ご注文確認書を添付しましたのでご確認ください。またもし何か変更が必要であればお申し付けください。
このご注文や他のご注文、お引き合いに関してさらにお手伝いできることがございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。
署名
押さえておきたいポイント
- 注文のお礼をする
- 注文請書の送付と確認のお願いをする
- 連絡しやすいように質問歓迎の旨を伝える
注文請書を送付することで、希望の製品、数量、支払条件、貿易取引条件に間違いないかを確認してもらい、納期についても合わせて連絡ができる。
特にどこの企業もサプライチェーンの連鎖の中にいるので、納期の連絡は必要不可欠だ。
納期の連絡が遅いことは、プロジェクトのスケジュールが立てられないことにつながり、結果的にすべてが遅れてしまう。
時は金なり。お金に関することはもちろん重要だが、特に時間に関することも負けないくらいに大事なことだよ。
他にもいくつかの例文を紹介しておこう。
Thank you for your new order 042XXX. This has been processed and a copy of our sales order acknowledgement attached for your files and information.
注文書＃042XXXをありがとうございます。ご注文は手配されており、情報確認とファイリングのためにご注文請書を添付しましたのでご確認ください。
The PO#XXX acknowledged. Leadtime is 4-5 weeks. Thanks for the order.
注文書＃XXXを受付確認しました。納期は4、5週間です。ご注文ありがとうございました。
Thank you for your order. Attached is the acknowledgement. Please let us know if you have any questions.
ご注文ありがとうございました。添付がご注文請書です。もし何か変更が必要であればお知らせください。
注文請書の送付までに時間がかかる場合の例文
Title:Re: Purchase order # 042XXX
Dear 〇〇,
Thank you for your new order # 042XXX.
We hope to formally acknowledge this order soonest.
Best regards,
署名
件名：Re: 注文書＃042XXX
〇〇様
新しい注文書＃042XXXを発行いただき、ありがとうございます。
できるだけ遅れることなく正式に注文確認をさせていただきたいと思います。
署名
テンプレで注文請書を送るとき
Title:Re: Purchase order # 042XXX
Dear 〇〇,
Our sales order acknowledgement is attached.
Please review this order. If you notice any discrepancies please notify me immediately so a correction can be made before the order ships.
Shipping charges are not on the attached order copy. This charge would be on the invoice (if applicable) and sent when the order departs.
Thank you for your order.
署名
件名：Re: 注文書＃042XXX
〇〇様
わたしたちのご注文請書を添付いたしました。
今一度ご注文の確認をお願いします。もし、何か不一致なことがあれば、出荷前に訂正できるようにするため、早急に私までお知らせ頂くようお願い致します。
シッピングコストについてはご注文請書には記載されておりません。インボイス上に費用を載せた上で出荷とのときに送付いたします。
ご注文ありがとうございました。
署名
発送予定日が希望日より遅いとき
Order # 042XXX
Dear 〇〇,
Goode morning to you. I hope you had a nice weekend.
Thank you for your order. Please find attached our sales order acknowledgement for your files and information.
We'll try to despatch earlier if possible.
If you require anything further, please let me know.
Best regards,
署名
件名：Re: 注文書＃042XXX
〇〇様
おはようございます。良い週末を過ごされたかと存じます。
ご注文をありがとうございます。ファイリングと情報確認のため、ご注文確認書を添付しましたので、ご確認ください。
可能であれば、より早く出荷できるようにいたします。
もし他にも何かあれば、お知らせください。
署名
Should we experience any delays in shipping your order, we will notify you promptly.
万が一商品の発送が遅れることがございましたら、すぐにお知らせいたします。
We appreciate your business and look forward to working with you.
このお取引に感謝いたしますとともに、貴社とお取引をさせていただくのを楽しみにしております。
We hope this initial order will lead to a good business relationship in the future.
今回の初めてのご注文がこれからの良い取引関係につながることを願っております。
他の担当者から注文請書を送る場合
Title: Order # 042XXX
Dear 〇〇,
Thank you very much for your new PO.
〇〇 will come back to you with our order confirmation accordingly.
Thank you for your business and I will meet with you soon.
Best regards,
署名
件名：Re: 注文書＃042XXX
〇〇様
ご注文ありがとうございました。
〇〇よりご注文確認書を送付させていただきます。
お取引誠にありがとうございました。またすぐにお会いできるのを楽しみにしております。
署名
ご注文をありがとうございます。弊社の受注部署よりご注文確認の連絡をさせていただきます。I am writing to confirm your order No. 042XXX.
注文番号042XXXの確認のメールを差し上げています。
違う場所から出荷する場合
Title: Order # 042XXX
Dear 〇〇,
Many thanks for your Purchase Order 042XXX.
We confirm receipt and are pleased to attach our order acknowledgement 30XXXXX for your review.
The material will be ready for collection from our IKEMEN Coffee Osaka facility on 14th November as agreed.
Mr. 〇〇, shipping operations, will provide paperwork, packing details and collection address as soon your order is ready for collection.
IKEMEN Coffee thanks for your valued order and continued business.
Best regards,
署名
件名：Re: 注文書＃042XXX
〇〇様
注文書＃042XXXを誠にありがとうございます。
注文書の受け取りを確認しました。喜んでご注文請書No.30XXXXXを添付させていただきますのでご確認ください。
材料は、お約束通り弊社イケメンコーヒーの大阪施設より11月14日に集荷準備が整う予定です。
ご注文の品の準備が整い次第すぐに、出荷担当の〇〇が出荷にかかる書類と出荷の情報、および集荷先住所の情報をご提供いたします。
イケメンコーヒーは価値あるご注文と貴社との継続的なビジネスに感謝しております。
署名
まとめ
注文請書はバイヤーにとっても営業にとってもとても大事な書類なんだ。
仕事はミスをしないことが大前提だ。注文請書があることで、お互いの認識をしっかりと確認し合うことができるため、ミスをする可能性を大幅に削減できるんだ。
その後は納期交渉になったり、貿易取引条件の話し合いになることがある。
