修理依頼するときの英語メールの書き方

真中 結
海外メーカーとやり取りしていると「RMA番号を取得して」って言われました。

真中 結
RMAってなんなのでしょうか?

北条 大和
RMA番号は修理や校正を特に海外へ依頼するときは、ほとんどの会社から求められるよね。

北条 大和
RMAは修理依頼と切っても切り離せない関係にあるから、修理依頼の英語メールの書き方と合わせて解説するよ。
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修理依頼するときの英語メールの書き方

  1. 修理が必要な旨の連絡をする
  2. 修理の詳細を述べる
  3. 保証期間内修理が可能かor修理費用の見積もりを依頼する
  4. RMA番号を要求する

上でも言ったように、RMAは修理依頼に必要な場合が多いから、まずはRMAの説明をしておくね。知っている人は下の修理依頼の英語メールの書き方をチェックしてくれるといいよ。

RMAとは

RMAとは、Return Merchandise Authorization(製品返却承認のシステム)の略で、製品を買ったメーカーへ返却して修理したり、校正してもらうときに使うシステムだね。

RMA番号は修理案件や校正案件ごとに付与される管理番号みたいなものだよ。

RMA番号というとなんだか仰々しいシステムに聞こえるけど、海外メーカーが自分たちで番号を発行して、返却されてくる貨物を特定・認識するために使われるってだけの話だね。

このRMA番号を発行してから返却しないと、発送された貨物の受け取りが確認できなくなったり、最悪紛失してしまう可能性もあるんだ。メーカーに問い合わせても「RMA番号を取得してない方が悪い」と言われてしまうよ。

なので、メーカー修理が必要は場合や、製品を海外へ校正のために出す場合は、RMA番号など返却物を管理するシステムがあるかどうかメーカーに事前に確認しておくといいね。

 

修理返却するときの流れ

これもメーカーによるので一概に言えないところなんだけど、だいたいの流れは次の通りだよ。

  1. 修理を依頼する(RMA番号発行依頼する)
  2. RMA番号が発行され、返却に必要な情報を入手する
  3. メーカー修理が必要な製品を発送する

修理を依頼する(RMA番号発行依頼する)

修理や校正を依頼するのは、メールで行うね。

そのときに必要な情報はメーカーによって違うんだけど、基本的には次の情報が必要だよ。

  1. 修理が必要な問題が記載されている検査レポート
  2. 修理価格表がある場合は注文書を発行する、ない場合は見積依頼
  3. 最終利用用途の開示が必要な場合はEUCを送付

EUCというのは、END-USE CERTIFICATE (最終用途証明書)のことだね。あんまり関わらない人は無視してくれて大丈夫だよ。最終的に誰がどのようにして使うのか、ということを証明するための書類だね。というのも、戦争とかダメな利用用途で使用される危険性がないことを確かめるために主に必要になるよ。そのため、戦争利用が可能な製品や危険な化学物質だと特にEUCの提出は必須になるよ。ここの決まりは国の法律だったり、国際関係で全然違うから、海外メーカーに必要かどうかはゆだねられる感じだね。

RMA番号が発行され、返却に必要な情報を入手する

RMA番号が発送されると、同時に次のような情報を合わせて確認しておこう。

  • 発送先住所
  • 発送先の担当者
  • 貿易条件
  • HSコード
  • 申告価格

有償修理の場合は、これらの情報があれば発送可能だね。

保証期間内で無償修理の場合は、フォワーダーの情報を聞いておこう。

 

プラスで覚えておきたい英語

 

  • commodity code HSコードを指す場合が多い
  • customs tariff number 税表番号
  • BTN ブリュッセル関税品目分類表(Brussels Tariff Nomenclature)

どれも似たようなものと考えておけばOKだよ。HSコードは簡単にいうと6桁の輸入統計品目表(実行関税率表)のことだよ。

 

  • trade terms 貿易条件

保証期間内なら、だいたい費用はメーカーもちだね。その場合貿易条件は、Ex-worksを使うよ。

保証期間外なら、客先負担でメーカー修理になるね。その場合貿易条件は、DDPを使う場合が多いね。

 

  • declared value、 declared price 申告価格

申告価格というのは、輸出入するときに、「この製品はこの価格ですよ」と申告するときの価格だね。インボイスを作成するときに必ず必要になる。

 

 

製品を海外メーカーへ発送する

ビジネス実務の経験上の話にはなるけれど、だいたいの企業でRMA番号を取得したら、次のことを求められるよ。

  • 送り出す貨物の中に、RMAの書類を同梱すること
  • RMA番号を貨物の外箱にハッキリと記載すること

 

これはメーカーによるから勝手に返却するのではなく、しっかりと海外仕入先とコミュニケーションをとって事前に必要なことを確認しておくようにしよう。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

Please write RMA No. on the outside of the box & return the RMA form.
RMA番号を外箱に記載し、RMAフォームをご返送ください。

A purchase order will be required showing an order number and re-delivery address. It must clearly show the full description of the item being returned along with the unit serial number for identification purposes, the reason for its return and the RMA number.
注文書には注文番号と再配達する住所を明記ください。特定するために、製品の全ての情報、返却の理由、シリアル番号、RMA番号を明記ください。

 

 

それでは具体的に修理依頼するときの英語メールの書き方と例文を紹介しよう。

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修理依頼するときの英語メールの例文

メーカーの保証内の場合(無償修理)

英語例文

Title: Request for in-warranty repair Item IKE45, serial No. XXX

Dear 〇〇,

This is in regard to IKE45 serial No. XXX on PO#041XXX.

It seems the power system does not work properly. The lamp is turned on and off.

Since we purchase the IKE45 three months ago, could we send it back to you for repair under warrenty?

Your prompt reply with RMA No. would be appreciated.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:IKE45, シリアル番号  XXXの保証期間内修理の依頼

〇〇様

注文書No. 041XXXで購入しましたIKE45、シリアル番号 XXXについてのご連絡です。

電源システムは正しく稼働していないように思います。ランプがついたり消えたりしております。

IKE45は3カ月前に購入したので、保証期間内修理で返送してもよろしいでしょうか?

RMA番号と迅速なお返事をいただけますと幸いです。

署名

 

メーカーの保証内の場合(有償修理)

英語例文

Title: Request for repair Item IKE45, serial No. XXX

Dear 〇〇,

Please find the attached our inspection report.

Our customer informed us that they accidentally dropped IKE45, serial No. XXX, and the outside parts have been broken.

Could you kindly assign RMA No. and quote the repair charge?

We look forward to receiving your reply shortly.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:IKE45, シリアル番号  XXXの修理依頼

〇〇様

添付の検査レポートをご確認お願いいたします。

顧客より連絡があり、IKE45, シリアル番号  XXXを誤って落としてしまい、外装品が破損している状態です。

RMA番号の付与と修理費用のお見積りをお願いできますでしょうか。

迅速なお返事をいただけることをお待ちしております。

署名

 

まとめ

修理依頼を出すこと自体は慣れると特に難しいことではない。

けれども、最初のころは苦労するかもしれない。なぜなら実際修理に出すために必要な書類や情報はたくさんあるからね。

英語でミスしていると、余計に仕事が増えてしまうから、上で紹介した例文をテンプレートとして活用して、大いに時間短縮してね。

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