インボイス金額の間違いを訂正してもらう英語メールの例文と書き方

真中 結
インボイス(請求書)が送られてきたのですが、金額が間違っているようです・・・

北条 大和
よく気付いたね。インボイス金額の間違いって意外と多いんだ。インボイスの金額訂正の英語メールの書き方と例文を紹介するよ。
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インボイス金額の間違いを訂正してもらう英語メールの例文と書き方

インボイス金額の訂正の書き方

  1. 金額間違いを指摘する
  2. 間違い部分をわかりやすく説明する
  3. 再確認を依頼し、正しいインボイスとクレジットノートを要求する

クレジットノート(Credit Note)について

インボイスは国際貿易取引において、正式な効力のある請求書なんだ。後々もめることのないよう、一度インボイスを発行して間違いがあったら、正式に取り消さないといけんだ。

そこで役に立つのが「クレジットノート(Credit Note)」。クレジットノートは輸出者(売り手)が輸入者(買い手)に対して返金を約束する書類のことで、輸出者が発行するんだ。赤伝票と思えばイメージが近いかな。

間違えているインボイスの金額を確認したら、その全額を相殺して金額上はプラマイ0にするために、クレジットノートを同じ金額で発行してもらうんだ。そのうえで再度正しい金額のインボイスを発行してもらうと、正しい金額のインボイスだけが帳簿上に残るよね。

たとえば、

クレジットノートで金額間違いを相殺
  1. 金額間違いのあるインボイス:USD12,500
  2. 発行すべきクレジットノート:USD12,500
    プラスマイナス0円になる
  3. 新しく発行するインボイス:USD10,000

 

インボイス金額の訂正の英語メール例文

英語例文

Title: Error on Invoice No. 47XXX

Dear 〇〇,

We have to inform you that there seems to be an error on your Invoice No. 47XXX.

According to your quotation No. 74XXX, the correct unit price should be USD200, not USD250.

The quantity is 50 and the total price should be USD10,000 including packing cost, not USD12,500.

We have attached your quotation and invoice.

Could you check them and issue a credit note for the incorrect invoice and provide us the correct invoice by return?

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:インボイスNo.47XXXの間違いについて

〇〇様

インボイスNo.47XXXに間違いがあることをお伝えしなければなりません。

見積書 No. 74XXXによりますと、正しいユニット価格(単価)はUSD250ではなく、USD200のはずです。

数量は50個であり、合計金額は梱包費用込みでUSD12,500ではなくUSD10,000となるはずです。

御見積書とインボイスを添付いたしました。

ご確認の上、間違いのあるインボイス用にクレジットノートを発行いただき、正しいインボイスをご提供くださいまるようお願い申し上げます。

署名

 

覚えおきたいフレーズ

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

  • We must inform you that ~ /We have to inform you that ~
    ~であることをお伝えしなければなりません。
  • There seems to be an error in ~
    ~の中に間違いがあります。

北条 大和
「There is ~」で「~があります」という意味だね。ミスがあると言いたいとき、「There is a mistake」ともいえるし「×You made a mistake」ともいえるけど、Youを使うと「×あなたが間違えている」というところを強調しているようにも聞こえてしまうため、 「There is ~」を使って間違いを指摘するのが丁寧な表現だね。
  • A is different from B.
    AはBと異なります。
  • should be A, not B
    Bではなく、Aのはずです。
  • According to the quotation / order acknowledgement,
    ~見積書/注文請書によると、
  • reissue the invoice
    インボイスを再発行する

 

 

 

英語例文

We must inform you that the correct total price is different from that which we agreed on.
私たちが合意した総額と異なっていることをご指摘しなければなりません。

The unit price is different from the order acknowledgement No. 12XXX.
単価が注文請書No.12XXXと異なっております。

There seems to be an error in Invoice No. 11X. The volume discount of 5 % was not applied.
インボイスNo.11Xに間違いがあるようです。ボリュームディスカウント5%引きが適用されておりません。

According to your quotation, the correct unit price should be USD15, not USD20.
見積書によりますと、正しい金額はUSD15であり、USD20ではないはずです。

Would you please check them and reissue the invoice by June 3.
6月3日までにご確認いただき、インボイスを再発行お願いいたします。

 

 

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おまけ

北条 大和
インボイス金額の訂正には、次のような方法がある。
  1. 間違いのあるインボイス金額の全額分のクレジットノートと、正しい金額のインボイスを発行してもらう
  2. 間違いのあるインボイス金額が高い場合は、差額分をクレジットノートを発行してもらう
  3. 間違いのあるインボイス金額が低い場合は、差額分のインボイスを発行してもらう

おススメな方法は1番目だよ。

クレジットノートで間違いのあるインボイスの全額を相殺して帳消しにして、正しい金額のインボイスを発行してもらう方が書類管理上スッキリする。

ただし、クレジットノートによる相殺(ネッティング, netting)は国によって認めていない場合があるので、一度提案してみて相手国側の出方を伺ってみよう。日本はクレジットノートによるネッティング(相殺)は可能だよ。

通関用のインボイスも金額が間違っており、すでに通関を通って輸入(納税)許可を取っていうようなら、修正申告したり、更正の請求を行い、納付し過ぎた関税の返還を求める必要が生じてくる。

このあたりは、JETROの輸入(納税)申告した数量と実際に引き取った数量が異なる場合の取り扱い:日本が参考になる。

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