請求金額の間違いのお詫び英語メールの書き方と例文

真中 結
すみません・・・お客様からメールがあって、請求金額の間違いがあったことが判明しました・・・

北条 大和
それは大変だね。すぐにお詫びの英語メールと電話で謝罪しよう。

真中 結
そうします!でも英語メールの書き方がわからない・・・

北条 大和
請求金額の間違いがあってお詫びする場合の英語メールの書き方にはコツがある。例文も紹介するから、この通りにやってみると相手に余計な不信感を抱かせずにすむ可能性が高くなるよ。

 

スポンサーリンク

請求金額の間違いのお詫び英語メールの書き方

北条 大和
請求ミスが判明したときのお詫びの英語メールのポイントは次の通りだよ。
  1. 知らせてくれたことにお礼を述べる
  2. 請求の誤りを認める
  3. 問題がなぜ起きたのか理由と対応を述べる
  4. 謝罪し、同じミスをしないことを伝える

 

1. 知らせてくれたことにお礼を述べる

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

  • point out ~ ~を指摘する
  • billing error 請求ミス

Thank you for pointing out the billing error on our Invoice No. 11X.
インボイスNo.11Xの請求ミスのご指摘をいただき、ありがとうございます。

 

2. 請求の誤りを認める

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

  • As you pointed out, ご指摘の通り、
  • As you mentioned, 言及された通り、

As you mentioned, the total price should be USD2,000.
ご指摘の通り、合計金額はUSD2,000でした。

 

3. 問題がなぜ起きたのか理由と対応を述べる

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

  • overlook~ ~を見落とす。
  • an oversight 見落とし
  • The error was caused by ~
    ~によって誤りが生じてしまいました。
  • revise invoice インボイスを改定する
  • an invoice with the correct figures 正しい金額のインボイス
  • reissue ~ ~を再発行する

We overlooked the 5 % quantity discount on the order.
ご注文への5%のバルクディスカウントを見落としておりました。

The error was caused by our billing system failure and an oversight in the sales department.
請求システム障害と営業部での見落としによって誤りが生じてしまいました。

We have revised invoice with the correct figures.
正しい金額のインボイスへ改定しました。

 

謝罪し、同じミスをしないことを伝える

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

  • Please accept our apologies 本当に申し訳ございません。
  • We have to apologize ~ ~について謝罪申し上げます。
  • We would like to apologize~ ~について謝罪申し上げます。

北条 大和
「We have to apologize」は謙遜しているニュアンスで、丁寧な表現だよ。「We would like to apologize」はさらに丁寧な表現だね。

Please accept our apologies for our carelessness in mistakenly providing you an invoice for another customer.
他の顧客のインボイスを間違えて提供いたしました不手際をお詫び申し上げます。

We have to apologize for the error on our Invoice No. 11X caused by an oversight in the accounting department.
インボイスNo.11Xについて、経理部の見落としによって請求ミスがありましたことをお詫び申し上げます。

 

 

スポンサーリンク

請求金額の間違いのお詫び英語メールの例文

英語例文

Title: RE: Error on Invoice No. 41XXX

Dear 〇〇,

Thank you for your email of August 15 in regard to our Invoice No. 41XXX.

We reviewed our invoice and confirmed that the unit price is USD200 as you pointed out.

The error was caused by not applying the bulk discount that we agreed on.

We have attached the credit note for the incrrect invoice to netting, and reissued an invoice with the correct figures.

We sincerely apologize for the inconvenience and assure you that the mistake will not happen again.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:RE: インボイス No. 41XXX

〇〇様

インボイスNo.41XXXに関して、8月15日付のメールをいただきありがとうございます。

インボイスを再度見直し、ご指摘いただいた通り単価はUSD200であることを確認しました。

この請求金額の誤りは、合意しましたバルクディスカウントを適用されていなかったためです。

間違いのあるインボイスを相殺するためのクレジットノートと正しい請求金額のインボイスを再発行し添付いたしました。

ご迷惑をおかけしたことをお詫びするとともに、同じことが生じないことをお約束させていただきます。

署名

 

まとめ

請求ミスは、信用を揺るがす重大なミスと心がけよう。

繰り返すと、信頼は一気に崩れてしまう。お金の問題はそれくらい大変影響力がある。

特に海外とのやり取りとなると、間違えたインボイスの取り消しにも多大な労力を要するようになる。

相手の国の輸入通関のときに、間違えた金額のインボイスで輸入許可がなされた場合、修正申告をしたり、更正の請求をして納付し過ぎた関税の返還を求めたりしないといけなくなる。

控えめに言ってとても面倒くさい。

請求ミスはチェック体制を整えることでなくすことができるので、間違いが起こらない環境を作る努力をしていこう。

スポンサーリンク
あなたにおすすめの記事