納期短縮依頼(納期交渉)の英語メールの書き方と例文

真中 結
ウチの営業さんが無理な納期で受注してきてしまったようです・・・

北条 大和
それはよくあることだね。

真中 結
え!先に納期について調達部署へ確認してほしかったです・・・

北条 大和
その通りだね。ただすでに注文を受け付けてしまったものは仕方ないので、納期交渉をしよう。

北条 大和
納期交渉は、本来見積もり依頼するときに納期を伝えて調整するのが理想的だね。

ただ実際は、

  • 発注が決まって、注文前に納期短縮依頼をする
  • 注文しちゃってから納期短縮依頼をする

このどちらかであることが、ビジネス実務上は多いだろう。なぜなら注文しないと調達が発注できず、発注ができないと具体的な納期が確定できないからだ。

海外の場合は子会社でもない限り日本国内のビジネスと違って、内示発注という「注文書はまだだけど、この部品をこれだけ取り置きしておいて」といったやり取りはできないと考えておいた方がいい。

北条 大和
現実的な場面を想定して、納期短縮依頼(納期交渉)の英語メールの書き方と例文を解説するよ。

 

スポンサーリンク

注文する前に納期短縮依頼(納期交渉)をする英語メール

注文前に納期短縮依頼する書き方

  1. 見積もりのお礼
  2. 見積もりにて納期を確認した旨を伝える
  3. 納期について、必要な時期と理由を説明する
  4. 納期の短縮依頼をする

特に気を付けたいポイントとしては、納期を短縮しないといけない理由を説明することだ。

納短依頼は、実務をしていればほぼ毎日することになるから、ついつい理由を書かなくなる人も多いけど、理由があるのとないのとでは相手先の対応にかなり差がでてくる。

上の書き方の順番を守ることで、よりみんなにとって良い納期へと調整してもらえるようになる。

納期短縮や納期調整するときの英語フレーズ

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

backorder=入荷待ち(在庫なしのため未納になっている状態のこと)、取り寄せ注文

配送日を早めるときのフレーズ

  • move up the delivery date
  • move forward the delivery date
  • expedite the shpment
  • expedite delivery

Could you expedite the shipment. we would require the item before December 7.
出荷を早めてもらえませんか?12月7日までに必要なんです。

「×expedite December 7」とは言わないので、具体的な納期を伝えたいときは上の文のように書くといいよ。

配送日を遅らせるときのフレーズ

  • move back the delivery date
  • delay the delivery date
  • put my shipment on hold

「put my shipment on hold」は「私の貨物を保留する」という意味だから、その後に遅らせたい日付を教えてあげるといいね。

Could you put my shipment on hold until October 1 sicne September is our fiscal year end.
9月は決算期のため、10月1日まで出荷を保留してもらえますでしょうか?

 

 

注文前に納期短縮依頼する例文

英語例文

Title: Delivery request by end December: Quote No. 52XXX

Dear 〇〇,

Thank you for your quotation.

We confirmed that the lead time of IKE45 is 6 weeks.

However, our cutomer would require IKE45 within December so that they can start a new business from January next year.

Would it be possible to move forward the delivery date?

We would be grateful if you could consider our request.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:12月末までの配送依頼:見積書No. 52XXX

〇〇様

お見積り書をありがとうございます。

IKE45のリードタイムについて、6週間であると確認いたしました。

しかしながら、私どもの顧客は来年の1月から新しいビジネスをスタートできるように、12月末までにIKE45が必要となっております。

配送日を早めていただくことは可能だったりしませんでしょうか?

私どもの要望をご検討いただけますと幸いです。

署名

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

北条 大和
BtoCビジネスなら、イベント系と絡めて理由を伝えるよいいね。

We would appreicate it if you could send the items by the first week of November, so that we can have them ready for Christmas sales.
12月のクリスマス商戦への準備のため、11月の最初の週までに送っていただけますと幸いです。

 

スポンサーリンク

注文後に納期短縮依頼(納期交渉)をする英語メール

注文後に納期短縮依頼する書き方

  1. 注文書の送付
  2. 納期が厳しい理由を説明する
  3. 納期短縮依頼をする

 

北条 大和
発注時の英語メールの書き方は、発注するときの英語メールを確認するとわかりやすいよ。そこに、次のような文言を足すといい。

注文後に納期短縮依頼する例文

英語例文

Please find attached our Order No. 048XXX and ship it via DHL under our account No. XXXXXXXXX.

Due to the customer's urgent request, the products would be required by end of this month.

It would be grateful if you could expedite the lead time and dispatch the product by the third week of this month.

Your kind support would be appreciated.

日本語訳例文

注文書No. PO#048XXXを送付させていただきました。弊社のDHLアカウントのXXXXXXXXXにて発送をお願いいたします。

顧客の緊急のリクエストのため、製品は今月末までに必要となります。

納期短縮をしていただき、製品が今月の3週目までに発送いただけると、大変助かります。

ご助力のほど、よろしくお願いいたします。

 

見積もり時に納期交渉する場合

再見積依頼の英語メール例文と書き方を参考にしてもらうといいよ。

 

まとめ

納短依頼というのは、資材管理部、調達・購買部署にとって価格に並ぶ大きな問題であり、日々交渉し続けていることなんだ。

特に海外の仕入先は原材料から部品まであらゆる国から輸入しているため、納期遅れの連絡がかなり遅れてる場合がある。

しかも、納期遅延の連絡がとても遅い場合がある。発送当日に連絡があればまだよい方で、発送予定日を過ぎてから連絡があったり、こちらから連絡するまで気づかないレベルの仕入先も存在する。

納期交渉は特に、根気強さが重要だよ。

スポンサーリンク
あなたにおすすめの記事