海外からのお客様を迎えるときの英語メールの書き方
押さえておきたいポイント
- 来日を歓迎する旨を伝える
- 依頼されていた件があれば、その進捗状況を伝える
- 飛行機便名、到着時刻を尋ねて、お出迎えする意思を伝える
1. 来日を歓迎する旨を伝える
I am delighted to hear that ~ ~聞けて嬉しいです
delightedは、grateful, pleased, happyなどの英語に置き換えても使用できるよ。
We are pleased to hear that you would like to visit us.
弊社への訪問をご希望とのこと、大変うれしく思います。
2. 依頼されていた件の進捗状況を伝える
海外顧客が来訪する理由として多いの次のような用件だね。
- 展示会を見に来る
- 仕入先調査・監査
- 工場見学
- 別件の現地視察
- exhibition 展示会
- factory tour 工場見学
- inspection/audit 監査
- site inspection 現地視察
I have arranged a factory tour for April 1.
4/1に工場見学を手配します。
We are happy to show you around the exhibition.
喜んで展示会をご案内させていただきます。
3. 飛行機便名、到着時刻を尋ねて、お出迎えする意思を伝える
- flight number 飛行機便名
- arrival time 到着時刻
In order to meet with you at the airport, could you let us know about flight No. and arrival time.
空港でお出迎えさせていただくために、フライトNo.と到着時刻をお知らせいただけますか。
海外からのお客様を迎えるときの英語メール例文
Subject: RE: My business trip to Japan
Dear 〇〇,
I am delighted to hear that you are coming to Japan to visit the Tech Expo.
We would be more than happy to show you around our factory on April 2.
We were not able to reserve a hotel near the Global Trade Center as you requested, because it was fully booked due to the expo.
We have reserved three non-smoking single rooms at the Embassy Hotel for five nights from April 1.
The corporate rate is applied, so the room rate is 7,000 yen including tax and service charge.
The Embassy Hotel is famous for its high level of hospitality, and it is conveniently located in the city center, but it takes about 20 minutes to the Tech Expo by car.
The hotel website is at http://ikemen-eikaiwa.com/
I will pick you up at the hotel and drive you to the expo.
Please let me know your airline, flight number and arrival time so that I can meet you at the airport.
Best regards,
署名
件名：RE:日本の￥への出張
テックエキスポを見学に日本を訪問されることを知り、うれしく思います。
喜んで4/2に工場を案内させていただきます。
リクエストされているエクスポの近隣のホテルは展示会のため満杯で予約できませんでした。
4/1から５泊でエンバシーホテルの禁煙のシングルルーム３部屋予約しました。
法人割引が適用されるので部屋の料金は税金とサービス料込で１泊7000円です。
エンバシーホテルはおもてなしの良さで知られ、都心部の便利な場所に位置します。しかしエキスポへは車で２０分かかります。
ホテルのホームページはhttp://ikemen-eikaiwa.com/です。
車でホテルにお迎えにあがり、エクスポまで送らせていただきます。
空港にお迎えにまいりたいと思いますので、ご利用の飛行機の便名と到着時刻をお知らせ下さい。
署名
まとめ
海外顧客をお出迎えするときは、上のように事前に様々なことを確認しておくことがおススメだよ。
- 空港までお出迎えしたり
- ホテルを予約して差し上げたり
- 昼食や夕食の接待なども考えたり
- 展示会を案内したり
- 観光に連れて行ったり
やることはかなり多い。
同時に良いお話を引き出せるように、資料を作成したり、プレゼンを練ったりする必要もあるだろう。
結果的に海外顧客のお出迎えは煩雑になりがちなので、整理整頓をする意味でもメールでどのようなことをする予定なのか顧客と認識を一致させておこう。
