ビジネス英文メールの基本構造【爆速で理解するための必須知識】

今日からメール中心で海外の仕入れ先とのやり取りをしてもらうね!

って言われても・・・ぎゃー!とうすればいいの?

ビジネス英文メールっていざ書こうと思うと、いったい何から手をつけて良いか全然わからない・・・

先輩、ビジネスで使う英文メールってどうやって勉強すればいいですか?

そうだね、ビジネス英語メールの基本マナーを理解した後は、ビジネス英文メールがどんなものなのかを知るといいよ。

具体的には、実際のビジネス英文メールの基本構造を知ると最も効率的に理解を深めることができるよ。

まずはビジネスで使う英文メールの基本的な構造がどんな感じか説明しよう。

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ビジネス英文メールの基本構造

ビジネス英文メール

ビジネス英文メール

完成度の高い英文メールは、次の項目が含まれているよ。

  • 件名(Subject Line)
  • 敬辞(Salutation)
  • 挨拶文(Greeting/Brief Pleasantry)
  • 本文(Purpose)
  • 参考情報(Additional Information)
  • お願い(Call to Action)
  • 結び(Closing Message )
  • 署名(Sign-off & Signature)

うわ~項目が多い・・・

たしかに、一見すると多く思えるけど、安心して大丈夫だ。
日常的にやり取りするビジネスのメールでは、すべての要素が毎回必要となるわけではないんだ。

シンプルにまとめると、次の4項目に分かれる。

  1. 件名(タイトル)
  2. 書き出し(イントロダクション)
  3. 本文(ボディメッセージ)
  4. 結び(締め、クロージング)

あ、これならなんとかなりそう!

本文以外の「件名、書き出し、結び」は簡単にパターン化できる。

ビジネス英文メールの「件名、書き出し、結び」さえマスターすることができれば、英文メールの基本構造を十分理解できたことになるよ。

本文については、実際の業務に応じて説明していくね。

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まとめ

ビジネス英文メールの基本構造は次のようになる。

  • 件名(Subject Line)
  • 書き出し
    • 敬辞(Salutation)
    • 挨拶文(Greeting/Brief Pleasantry)
  • ボディメッセージ
    • 本文(Purpose)
    • 参考情報(Additional Information)
    • お願い(Call to Action)
  • 締め結び
    • クロージング(Closing Message )
    • 署名(Sign-off & Signature)

ただし、毎回全部の要素が必要なわけではないんだ。

基本構造としては、

  1. 件名(タイトル)
  2. 書き出し(イントロダクション)
  3. 本文(ボディメッセージ)
  4. 結び(クロージング)

この4つで成り立っているんだということを理解すればOKだよ。

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