アポイントメントの【お礼&確認メール】英語

真中 結
先方から連絡があって、アポイントメントの日時調整が完了しました!

北条 大和
じゃあその次は、返信のときにお礼と確認のメールを送っておこう。

北条 大和
アポイントメントの調整が終わった後のお礼&確認のための英語メールの書き方と例文を紹介するよ。
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アポイントメントの【お礼&確認メール】英語での書き方

  1. 返信のお礼をする
  2. 訪問日時を確認の意味を込めて連絡する
  3. 軽く当日の話し合いたい内容を伝える

 

お礼の英語フレーズ

 

  • Thank you for your prompt reply. 迅速なお返事をありがとうございます。
  • Thank you for your prompt response. 迅速な対応をありがとうございます。
  • Thank you for your prompt attention to this matter. 迅速な対応をありがとうございます。

promptは「迅速な」の意味。とてもよく使うので覚えておくといい。

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アポイントメントの【お礼&確認メール】の英語例文

英語例文

Subject: My visit to your office

Dear 〇〇,

Thank you very much for your prompt reply.

I will visit your office at your suggested time of 11 a.m. on July 25.

I am preparing a progress report on the SS Project right now and I would like to explain it in the meeting.

I would also like to introduce our new engineer, 〇〇, to you.

I look forward to seeing you.

Best regards,

日本語訳例文

件名:貴社への訪問について

〇〇様

さっそくのお返事をありがとうございます。

ご提案いただきました日時である7/25の午前11時に貴社にお伺いいたします。

SSプロジェクトの経過報告をただいま作成中ですので、会議の際にお話させていただければと思います。

新人エンジニアの〇〇も貴社にご紹介させていただきたく存じます。

お会いするのを楽しみにしております。

署名

 

アポイントの日が近くなってきたときの予約確認メールの書き方

  1. メールの目的(アポの確認)を知らせる
  2. 取り決めた予定を説明する
  3. 変更がある場合は早急な連絡を依頼する

仕入先の担当者によってはうっかり忘れていた、なんてことが起こり得るんだ。だから、訪問する日程が近くなってきたら、再度確認の意味でメールをしておくことを強くおススメするよ。

メールの目的(アポの確認)を知らせる

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

  • I am writing to confirm~ ~で確認の連絡です。
  • I would like to confirm~ ~を確認させていただきたいです。

I am writing to confirm my upcoming appointment with you for RRR project meeting.
来るRRRプロジェクトミーティングのアポイントについての確認の連絡です。

 

変更がある場合は早急な連絡を依頼する

もし変更があった場合至急連絡がもらえるようにするためのフレーズを紹介するよ。

  • Should you need~ ~が必要になったら
  • If there are any changes 変更が必要になったら
  • If you can not もし~ができないようなら

「Should you need~」は 「If you should need~」と同じ意味で、Ifを省略した倒置構文だね。ビジネスメールでよく使うので知っておくといい。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

If there are any changes to the arrangements for our meeting, please call me at 090-XXXX-XXXX.
もし会議に何かしら調整が必要になる場合は、090-XXXX-XXXXで私までお電話ください。

If you can not reach me on my mobile phone, please leave a message at YYY Hotel.
もし私の電話がつながらないようでしたら、YYYホテルまでメッセージを残してください。

Should you need to change the appointment, please let me know as soon as possible.
もしアポイントに変更が必要になった場合、できるだけ早くお知らせください。

アポイントの日が近くなってきたときの予約確認メールの例文

英語例文

Subject: Confirmation of September 2 factory tour

Dear 〇〇,

I am writing to confirm my upcoming appointment with you for a one-day factory tour.

We will be arriving in Washington on the afternoon of September 1 and staying at the ZZZ Hotel, which you have reserved for us.

You will pick us up at the hotel at 9 a.m. on the morning of September 2 and take us on your one-day factory tour.

If there are any changes to the schedule, please e-mail me as soon as possible.

We look forward to seeing you.

Best regards,

日本語訳例文

件名:
9月2日の工場見学の確認

〇〇様

来る1日工場見学のアポイントの確認メールです。

ワシントンには9/1の午後に到着する予定でございます。そして貴社にご予約いただきましたZZZホテルに宿泊させていただきます。

9/2の朝9時にホテルへお迎えに来て下さり、工場の1日見学ツアーに連れて行って下さるとのこと。

日程に何か変更がございましたら、できるだけ早くメールをお願い致します。

お会いできるのを楽しみにしております。

署名

 

まとめ

実際に訪問するとき、現地ではいろんな想定外のことが起きる場合がある。

今の時代スマホを持っていることが当たり前だけど、仕事上の携帯番号を教えていない場合や、相手がご年配で携帯番号がわからない場合なんかもある。

予期せぬ事態や緊急時にホテルに連絡してもらえる可能性があるので、滞在先のホテルはどこなのかは必ず共有しておこう。

 

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