真中 結
海外のお客様に「商品を発送しました」「出荷準備が整いました」って英語メールで連絡したいんですけど、どう書けばいいですか？

北条 大和
発送完了なら We have shipped your order.、出荷準備が整ったなら Your order is ready for shipment. が使いやすいよ。

真中 結
発送済みと出荷準備完了では、英語の言い方が違うんですね。

北条 大和
そうだね。発送連絡では、発送日・追跡番号・配送会社・到着予定日・添付書類まで入れると、相手が安心できるよ。
この記事の結論
商品発送や出荷準備を英語メールで伝えるなら、次の表現を使います。

  • We have shipped your order.
    ご注文の商品を発送しました。
  • Your order is ready for shipment.
    ご注文品の出荷準備が整いました。
  • We plan to ship your order on October 1.
    10月1日に出荷予定です。
  • The tracking number is 123456789.
    追跡番号は123456789です。
  • Please find attached the shipping documents.
    出荷書類を添付いたします。

発送連絡メールでは、「発送しました」だけでなく、追跡番号・配送会社・到着予定日まで入れると親切です。

「発送しました」「出荷しました」は英語で何と言う？

商品を発送したことを英語で伝える場合、次の表現が使えます。

英語表現日本語の意味使いやすい場面
We have shipped your order.ご注文の商品を発送しました。発送完了の基本表現
Your order has been shipped.ご注文品は発送済みです。お客様向けに使いやすい
We shipped the goods today.本日商品を発送しました。発送日を伝えるとき
The shipment was dispatched today.本日出荷されました。ややフォーマル・英国寄りでも使われる
We have arranged the shipment.出荷手配をしました。出荷手配済みを伝えるとき

一番覚えやすいのは、次の表現です。

We have shipped your order.
ご注文の商品を発送しました。

「出荷準備が整いました」は英語で何と言う？

出荷準備が整ったけれど、まだ実際には発送していない場合は、次のように言います。

Your order is ready for shipment.
ご注文品の出荷準備が整いました。

他にも、次の表現が使えます。

  • The goods are ready for shipment.
    商品は出荷準備が整っています。
  • Your order is currently being prepared for shipment.
    ご注文品は現在出荷準備中です。
  • We are preparing your order for shipment.
    ご注文品の出荷準備を進めています。
  • The shipment is scheduled for October 1.
    出荷は10月1日の予定です。

「出荷準備中」と「発送済み」は意味が違うので、メールでは使い分けましょう。

状況英語表現
出荷準備中Your order is being prepared for shipment.
出荷準備完了Your order is ready for shipment.
発送済みYour order has been shipped.

商品発送のお知らせメールに入れるべき情報

発送連絡メールでは、次の情報を入れると相手が安心できます。

  1. 発送したこと
  2. 注文番号・請求書番号
  3. 発送日
  4. 配送会社
  5. 追跡番号
  6. 到着予定日
  7. 添付書類

特に海外発送では、追跡番号が重要です。

相手から「今どこにありますか？」と問い合わせが来る前に、先に伝えておきましょう。

商品発送のお知らせの英語メール例文

例文1：商品を発送しました

英語例文
Subject: Shipment notification for Order No. 12345

Dear Mr. Brown,

I hope this email finds you well.

We are pleased to inform you that we have shipped your order today.

The shipment details are as follows:

Order No.: 12345
Shipping date: October 1
Carrier: DHL
Tracking No.: 123456789
Estimated delivery date: October 5

Please find attached the shipping documents for your reference.

Best regards,
Yui Manaka

日本語訳例文
件名：注文番号12345の発送のお知らせ

Brown様

お世話になっております。

本日、ご注文の商品を発送しましたのでお知らせいたします。

発送情報は以下の通りです。

注文番号：12345
発送日：10月1日
配送会社：DHL
追跡番号：123456789
到着予定日：10月5日

ご参考までに出荷書類を添付いたします。

真中 結

例文2：出荷準備が整ったことを伝えるメール

英語例文
Subject: Order ready for shipment

Dear Ms. Smith,

We are pleased to inform you that your order is ready for shipment.

We plan to ship the goods on October 1 after the final inspection is completed.

We will send you the tracking number and shipping documents once the shipment has been arranged.

Please let us know if you have any questions.

Kind regards,
Yui Manaka

日本語訳例文
件名：ご注文品の出荷準備完了について

Smith様

ご注文品の出荷準備が整いましたのでお知らせいたします。

最終検査完了後、10月1日に商品を出荷する予定です。

出荷手配が完了しましたら、追跡番号と出荷書類をお送りいたします。

ご質問がございましたらお知らせください。

真中 結

例文3：リピートオーダーの出荷連絡

Subject: Shipment notification for your repeat order

Dear Mr. Brown,

Thank you for your repeat order.

We are pleased to inform you that we have shipped the goods today.

Please find the shipment details below:

Order No.: 67890
Shipping date: October 1
Carrier: FedEx
Tracking No.: 987654321

Thank you again for your continued support.

Best regards,
Yui Manaka

リピートオーダーの場合は、Thank you for your repeat order. を入れると自然です。

発送書類・Shipping adviceを添付するときの英語表現

発送書類を添付するときは、次の表現が使えます。

  • Please find attached the shipping documents.
    出荷書類を添付いたします。
  • Please find attached the invoice and packing list.
    インボイスとパッキングリストを添付いたします。
  • Attached is the shipping advice for your reference.
    ご参考までに出荷案内を添付いたします。
  • Please see the attached documents for the shipment details.
    発送詳細は添付書類をご確認ください。

shipping advice は、出荷案内・発送通知の意味で使われます。

ただし、相手に確実に伝わるようにするなら、本文では shipment notification や shipping documents と書く方がわかりやすいです。

追跡番号・配送会社を伝える英語フレーズ

発送連絡でよく使うフレーズです。

  • The tracking number is 123456789.
    追跡番号は123456789です。
  • You can track the shipment using the tracking number below.
    以下の追跡番号で配送状況を確認できます。
  • The goods were shipped via DHL.
    商品はDHLで発送されました。
  • The estimated delivery date is October 5.
    到着予定日は10月5日です。
  • Please let us know if you do not receive the goods by October 5.
    10月5日までに商品が届かない場合はお知らせください。

発送連絡メールでよくある間違い

間違い1：出荷準備完了と発送済みを混同する

ready for shipment は「出荷準備が整った」という意味で、必ずしも発送済みではありません。

発送済みなら、次のように書きましょう。

Your order has been shipped.
ご注文品は発送済みです。

間違い2：追跡番号を書かない

海外発送では、追跡番号がないと相手が不安になります。

追跡番号が発行されている場合は、できるだけ本文に入れましょう。

間違い3：出荷予定日と到着予定日を混同する

shipping date は出荷日、estimated delivery date は到着予定日です。

英語意味
shipping date出荷日
shipment date出荷日
estimated delivery date到着予定日

発送しました・出荷準備の英語メールまとめ

商品発送や出荷準備を英語メールで伝える場合は、次の表現を使いましょう。

発送連絡の基本表現
  • We have shipped your order.
    ご注文の商品を発送しました。
  • Your order is ready for shipment.
    ご注文品の出荷準備が整いました。
  • We plan to ship the goods on October 1.
    10月1日に出荷予定です。
  • The tracking number is 123456789.
    追跡番号は123456789です。
  • Please find attached the shipping documents.
    出荷書類を添付いたします。

発送連絡メールでは、次のテンプレートを基本にすると書きやすいです。

Subject: Shipment notification for Order No. 12345

Dear Mr. Brown,

We are pleased to inform you that we have shipped your order today.

Order No.: 12345
Shipping date: October 1
Carrier: DHL
Tracking No.: 123456789
Estimated delivery date: October 5

Please find attached the shipping documents for your reference.

Best regards,
Yui Manaka

商品発送の連絡は、相手を安心させるためのメールです。

「発送しました」だけでなく、いつ・どの配送会社で・追跡番号は何か・いつ届く予定かまで伝えるようにしましょう。

発送後に納期遅れが発生した場合は、こちらの記事も参考になります。

【納期遅れ】希望日に出荷できない場合の英語メールの例文

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