商品発送や出荷準備が整ったときの英語メールの例文と書き方

真中 結
商品発送や出荷準備が整ったときの英語メールの例文と書き方を教えてもらえませんか?

北条 大和
いいよ。商品発送の準備が整ったら、支払条件によって連絡の内容が変わってくるんだ。

真中 結
どういうことですか?

北条 大和

簡単にいうと、次の2パターンある。

  1. 商品を先に発送する→その後支払いを要求する
  2. 支払いを要求する→支払確認した後に商品を発送する

北条 大和

この二つは支払条件によるから、

両方のパターンの英語メールの例文と書き方を説明するよ。

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商品発送や出荷準備が整ったときの英語メールの例文と書き方

先に商品発送をする場合の発送のお知らせ

北条 大和

まずは、先に商品発送をして、代金を後から受け取る場合の発送のお知らせメールの例文をみてみよう。

英語例文

Title: Shipment notification: Order No. 052XXX

Dear 〇〇,

This is to inform you that your Order No. 052XXX has been shipped.

The details are as follows:

  • Shipping date: September 15, 2019
  • Shipping mode: DHL collect
  • AWB number: 970XXXXXXXX
  • Ship to: Ikemen Coffee Tokyo headquaters
  • Estimated arrival date: September 21, 2019

The hard copy of the invoice and is included in the shipment.

Our terms of payment are 30 days after receipt of the invoice.

If you have any questions, do let us know.

Kindest regards,
署名

日本語訳例文

件名: 発送のお知らせ 注文番号 No. 052XXX

〇〇様

注文願望052XXXが本日出荷されたことをお知らせいたします。

詳細は次の通りです。

  • 出荷日:2019年9月15日
  • 輸送方法:DHLコレクト
  • エアーウェイビルナンバー:970XXXXXXXX
  • 配送先:イケメンコーヒー東京本社
  • 到着予定日:2019年9月21日

インボイスは配送物の中に含まれています。

支払条件は、インボイスの日付より30以内のお支払いとなります。

質問がございましたら、お知らせください。

署名

 

押さえておきたいポイント

  1. 商品の出荷を知らせる
  2. 出荷の詳細を知らせる
  3. 支払についての再度伝える
  4. 何か不明点がないか質問を受ける旨を伝える

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

This is to inform you that your Order No.~ has been shipped.
注文番号~が出荷されたことをお知らせいたします。

AWB No.= Air waybill number=空輸貨物のトラッキングナンバーのこと

tracking number= トラッキングナンバー

We look forward to discussing further business transactions.
これからの取引についてお話させていただくことを楽しみにしております。

Thank you for your business, and hope to serve you again soon.
ご購入ありがとうございました。またのお取引をお待ちしております。

 

 

先に代金請求する場合の発送のお知らせ

北条 大和
代金のお支払いを確認した後に出荷する場合の英語メールの例文と書き方は次の通りだよ。
英語例文

Title: Ready for shipment: Order No. 052XXX

Dear 〇〇,

Thank you for your Order No. 052XXX of September 10.

We are pleased to inform you that the order is ready for shipment.

We have attached Invoice No. 47XXX for this order.

Your order will be shipped upon confirmation of your payment.

Thank you very much for your transaction.

Kindest regards,
署名

日本語訳例文

件名:出荷準備完了のお知らせ(注文番号052XXX)

〇〇様

9月10日のご注文番号052XXXをありがとうございます。

ご注文の発送準備が完了しましたことを喜んでお知らせいたします。

このご注文のインボイスNo.47XXXを添付しましたのでご確認ください。

お支払いを確認しましたら、商品の発送をいたします。

お取引ありがとうございます。

署名

 

押さえておきたいポイント

  1. 注文のお礼をする
  2. 発送準備が完了した旨を伝える
  3. インボイスを添付する
  4. 支払を進めてもらうよう依頼する
  5. 取引に感謝する

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

Please remit your payment to the bank account on the invoice.
インボイスに記してあります銀行口座にお振込みください。

Our terms of payment are 50% Advance Payment 50% at delivery.
支払条件は、50%前払い、残り50%を配送前にお支払いです。

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リピートオーダーの出荷連絡の英語メール例文

英語例文

Title: Your Order No. 052XXX has been dispatched

Dear 〇〇,

Your order 052XXX has been dispatched by DHL.

Tracking No. 37XXXXXXXX

We wish you safe receipt.

Kind regards,
署名

日本語訳例文

件名:ご注文番号PO#052XXXが出荷されました。

〇〇様

PO#052XXXがDHLにて出荷完了しました。

トラッキングNo.37XXXXXXXX

無事にお受け取りできることを願っております。

署名

押さえておきたいポイント

  1. 出荷されたことを知らせる
  2. トラッキングNo.を伝える
  3. 結びの一言

日々やり取りするお客さんにはこれくらいフレンドリーでシンプルなメールの方が好まれる。

出荷回数が多いならなおさらシンプルな英語メールを心がけよう。

まとめ

北条 大和

発送準備完了のお知らせは、取引の終盤だね。

支払条件にとって対応が変わるから、その点だけ気を付ければOKだよ。

 

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