簡単にいうと、次の2パターンある。
- 商品を先に発送する→その後支払いを要求する
- 支払いを要求する→支払確認した後に商品を発送する
この二つは支払条件によるから、
両方のパターンの英語メールの例文と書き方を説明するよ。
商品発送や出荷準備が整ったときの英語メールの例文と書き方
先に商品発送をする場合の発送のお知らせ
まずは、先に商品発送をして、代金を後から受け取る場合の発送のお知らせメールの例文をみてみよう。
Title: Shipment notification: Order No. 052XXX
Dear 〇〇,
This is to inform you that your Order No. 052XXX has been shipped.
The details are as follows:
- Shipping date: September 15, 2019
- Shipping mode: DHL collect
- AWB number: 970XXXXXXXX
- Ship to: Ikemen Coffee Tokyo headquaters
- Estimated arrival date: September 21, 2019
The hard copy of the invoice and is included in the shipment.
Our terms of payment are 30 days after receipt of the invoice.
If you have any questions, do let us know.
Kindest regards,
署名
件名： 発送のお知らせ 注文番号 No. 052XXX
〇〇様
注文願望052XXXが本日出荷されたことをお知らせいたします。
詳細は次の通りです。
- 出荷日：2019年9月15日
- 輸送方法：DHLコレクト
- エアーウェイビルナンバー：970XXXXXXXX
- 配送先：イケメンコーヒー東京本社
- 到着予定日：2019年9月21日
インボイスは配送物の中に含まれています。
支払条件は、インボイスの日付より30以内のお支払いとなります。
質問がございましたら、お知らせください。
署名
押さえておきたいポイント
- 商品の出荷を知らせる
- 出荷の詳細を知らせる
- 支払についての再度伝える
- 何か不明点がないか質問を受ける旨を伝える
This is to inform you that your Order No.~ has been shipped.
注文番号～が出荷されたことをお知らせいたします。
AWB No.= Air waybill number=空輸貨物のトラッキングナンバーのこと
tracking number= トラッキングナンバー
We look forward to discussing further business transactions.
これからの取引についてお話させていただくことを楽しみにしております。
Thank you for your business, and hope to serve you again soon.
ご購入ありがとうございました。またのお取引をお待ちしております。
先に代金請求する場合の発送のお知らせ
Title: Ready for shipment: Order No. 052XXX
Dear 〇〇,
Thank you for your Order No. 052XXX of September 10.
We are pleased to inform you that the order is ready for shipment.
We have attached Invoice No. 47XXX for this order.
Your order will be shipped upon confirmation of your payment.
Thank you very much for your transaction.
Kindest regards,
署名
件名：出荷準備完了のお知らせ（注文番号052XXX）
〇〇様
9月10日のご注文番号052XXXをありがとうございます。
ご注文の発送準備が完了しましたことを喜んでお知らせいたします。
このご注文のインボイスNo.47XXXを添付しましたのでご確認ください。
お支払いを確認しましたら、商品の発送をいたします。
お取引ありがとうございます。
署名
押さえておきたいポイント
- 注文のお礼をする
- 発送準備が完了した旨を伝える
- インボイスを添付する
- 支払を進めてもらうよう依頼する
- 取引に感謝する
Please remit your payment to the bank account on the invoice.
インボイスに記してあります銀行口座にお振込みください。
Our terms of payment are 50% Advance Payment 50% at delivery.
支払条件は、50％前払い、残り50％を配送前にお支払いです。
リピートオーダーの出荷連絡の英語メール例文
Title: Your Order No. 052XXX has been dispatched
Dear 〇〇,
Your order 052XXX has been dispatched by DHL.
Tracking No. 37XXXXXXXX
We wish you safe receipt.
Kind regards,
署名
件名：ご注文番号PO#052XXXが出荷されました。
〇〇様
PO#052XXXがDHLにて出荷完了しました。
トラッキングNo.37XXXXXXXX
無事にお受け取りできることを願っております。
署名
押さえておきたいポイント
- 出荷されたことを知らせる
- トラッキングNo.を伝える
- 結びの一言
日々やり取りするお客さんにはこれくらいフレンドリーでシンプルなメールの方が好まれる。
出荷回数が多いならなおさらシンプルな英語メールを心がけよう。
まとめ
発送準備完了のお知らせは、取引の終盤だね。
支払条件にとって対応が変わるから、その点だけ気を付ければOKだよ。
