げ！せっかく注文してもらった商品ですがもう廃番の商品でした。どんな返信をすればよいでしょうか？
リピート顧客は、前回実績を参考にして見積書を依頼することなく発注することはよくあることなんだ。
だから、こちらがいくらHPでカタログを更新していても、廃番の製品への注文や製造中止品の注文書が届く場合がある。
そんなとき使える廃番・生産中止のお知らせをするときの英語メールの例文を紹介しよう。
廃番・生産中止のお知らせをするときの英語メールの例文
まずは、事前に「廃版・生産中止ですよ」とお知らせするときの例文を紹介する。
Title: IKE999 EOL Notice
November 20, 2019
Dear Valued Customers,
This notice is to inform you that effective December 31, 2019, IKE999 along with associated accessories is discontinued.
This includes all controllers, probes, extension cables, and other accessories.
For customers seeking options for multifunctional models, please consider our IKE45 series, which are compatible with the IKE accessories.
Our IKE45 series offer many of the reliable and proven features considered the standard for food industry.
More information on our IKE45 series can be found here (URL).
Service and Support
Repairs will be supported for as long as repair parts are available.
All requests for repairs must be evaluated and quoted prior to returning product to Ikemen Coffee Company.
If you have any additional questions, please contact your local Regional Sales Manager.
Sincerely,
2019年11月20日
件名：IKE999の生産中止のお知らせ
お客様各位
2019年12月31日付けでIKE999とその関連アクセサリーの生産を中止する旨のお知らせです。
これは、コントローラー、プローブ、延長ケーブルや他のアクセサリーを含みます。
多機能モデルをご要望のお客様は、IKE45のご検討をお願い申し上げます。IKE45はIKEシリーズのアクセサリーに適合しています。
IKE45は食品業界の規格が考慮された信頼できる機能が備わっています。
IKE45シリーズの詳細はこちら（URL）確認できます。
サービスとサポートについて
修理は修理部品の入手が可能な限りサポート継続致します。
修理のリクエストに関してはイケメンコーヒー社へ発送される前に、事前に内容確認と見積もりが必要となります。
その他何かご質問がある場合、地域の営業マネージャーまでお問合せください。
署名
注文をもらってしまった場合のお知らせメールは次の例文を参考にするといい。
注文品が廃番で代替品をお知らせするときの英語メールの例文
Title: Re: Order for Model IKE12
Dear 〇〇,
Thank you very much for your Order No. 25XXX.
We appreciate your interest in Model IKE12.
However, we are sorry to inform you that we cannot process your order, as Model IKE12 has been discontinued.
As a substitute, we would like to recommend Model IKE78, an upgraded version of Model IKE12, which we can ship immediately after receipt of your order.
As the demand for our Model IKE78 has been very high, we recommend to place an order quickly.
You can check the details on URL below:
https://~~~
Kindest regards,
署名
件名：Model IKE12のご注文について
〇〇様
ご注文 No. 25XXXをありがとうございました。
Model IKE12へご歓心賜り、大変感謝しております。
しかしながら、大変恐れ入りますが、Model IKE12は製造中止となっており、ご注文に応じることができないことを連絡させていただきます。
Model IKE12の代替品として、Model IKE12の改良版であるModel IKE78をおススメさせていただきます。IKE78はご注文後すぐに発送の手配が可能です。
Model IKE78の需要はとても高いため、お早めに発注の手続きを進めていただくことをおススメいたします。
詳細は以下URLでご確認いただけます。
https://~~~
署名
押さえておきたいポイント
- 注文に対してお礼する
- 廃番や注文が受けられない旨を伝える
- 代替品をすすめる
- アクションを起こしてもらうためのクロージング
- We are sorry to inform you that~/We are sorry to let you know that~
申し訳ございませんが、～をお知らせします。 - We regret to say that we cannot ~ = 大変恐縮ですが~ ができません。
- ～ be discontinued =～が製造中止になる
- ～ be obsolete =～は廃番になる
- as a substitute, = 代替品として
We are sorry to inform you that Model MEN45 is out of stock right now and it will take two month to begin the process of shipping your order.
申し訳ございませんが、モデルMEN45は現在在庫切れをしており、発送の手続きに入るのが2カ月後になってしまいます。
MEN45 is obsolate. As a substitute, we are able to provide MEN78.
MEN45は廃番となっています。代替品としてMEN78の提供が可能です。
We regret to say that we are unable to sell MEN45 as it is discontinued.
大変恐縮ですが、MEN45は製造中止のため販売できません。
まとめ
製造中止の製品や廃番となった製品の連絡は必ず購入履歴のある客先には連絡しておこう。
そうすることで不要なトラブルを避けることができるとともに、新しい商品を提案する機会を作ることもできる。
製造中止の連絡をしていなかった場合は、「We are sorry to inform you that~」でしっかりと謝ろう。
日本人同士のコミュニケーションのようにむやみやたらに「申し訳ございません」や「ごめんなさい」と謝るのは全くおススメできない。なぜなら最悪のケースでは賠償に発展する場合もあるからだ。
製造中止を連絡しているけれども、その注文がきてしまった場合は、「We regret to say that we cannot ~」で謝るのではなく、低姿勢で説明するようにしよう。
