注文をキャンセルするときの適切な英語メールの例文と書き方

真中 結
注文したのですが、お客さんへの納品期日にどうしても合わなくて注文をキャンセルしたいです。どのような英語メールがいいんでしょうか?

 

北条 大和

注文のキャンセルは、海外からの仕入れにはトラブルがつきものなんだ。

キャンセルをミスるととても面倒なことになるから、注文をキャンセルするときの適切な英語メールの例文と書き方を解説するね。

 

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注文をキャンセルするときの英語メールの例文と書き方

注文キャンセルの英語例文

Title: Cancellation of our Order No.025XXX

Dear 〇〇,

Thank you for notifying us of the foreseen delay in delivery.

We are forced to cancel the order for Item IKE45 that we placed on September 10 under PO#025XXX.

It is because we definitely require the order by September 30. Actually, we have found another supplier which can deliver our order by the delivery date we requested.

I hope you will understand this situation and would appreciate it if you could provide us a confirmation of this cancellation.

I apologize for any inconvenience this cancellation may cause.

Kind regards,
署名

注文キャンセルの日本語訳例文

件名:注文のキャンセル 注文番号 025XXX

〇〇様

注文の配達が遅れそうになるとのお知らせをありがとうございました。

注文書番号#025XXXで9月10日に発注させていただきました商品番号IKE45について、キャンセルせざるを得えない状況にあります。

なぜなら、9月30日までにどうしても納品する必要がためです。実のところ、私たちが希望している納期までに納品可能な仕入先を見つけました。

この状況をご理解いただけますと幸いです。また、このキャンセルの確認書をご提案いただけますと助かります。

このキャンセルでご迷惑をおかけする可能性があることをお詫び申し上げます。

署名

 

押さえておきたいポイント

  1. キャンセルの原因となる理由の連絡を確認した旨を伝える
  2. キャンセルする旨を伝える
  3. キャンセルする理由を伝える
  4. 相手に理解を求めて、キャンセル確認書を要求する

 

キャンセルの原因となる理由の連絡を確認した旨を伝える

真中 結
まずは取引先の連絡を確認したことを伝えるんですね。

 

北条 大和

そうだね。キャンセルの原因となる理由、例えば

  • 納期が希望通りの日に間に合わない
  • 当初より費用が上がった注文請書が届いた

といった連絡がある場合、まずはその連絡を読んだことを伝えよう。

 

北条 大和
次のようなフレーズを知っておくと便利だよ。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ
  • Thank you for informing us of ~
  • Thanks for notifying us of ~
  • Thanks for letting us know of ~

どれも「~を知らせてくれてありがとうございます。」という意味だね。

 

キャンセルする旨を伝える

北条 大和
キャンセルをする旨を伝えるときに使えるフレーズを紹介しよう。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ
  • We are forced to cancel ~
  • We have no choice but to cancel ~
  • We have no alternative but to cancel ~
  • We are sorry, but we would like to cancel ~

例文としては、次の通り。

We have no loternative but to cancel our additional order of IKE45.
追加注文したIKE45をキャンセルしないといけません。

 

キャンセルする理由を伝える

北条 大和

キャンセルをする理由は相手原因の場合は必須ではないと考えがちだ。

しかし、世界には本当にいろいろな考え方の人が存在するため、「理由もなしにキャンセルされた」といった不要な勘違いを避けるためにも、キャンセルする理由は説明するようにしよう。

キャンセルする理由と伝えるときに使えるフレーズを紹介する。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ
  • because we have to delivery the order by ~
  • since we need the order by ~
    ~までにその注文が必要なため
  • since our customer's needs changed
    顧客のニーズが変わったため

We are sorry but we would like to cancel the order since our customer's needs changed.
顧客のニーズが変化したため、申し訳ございませんが、キャンセルさせて頂きます。

 

相手に理解を求めて、キャンセル確認書を要求する

真中 結
キャンセルの確認書ってもらう必要はあるんですか?

 

北条 大和

そうだね、キャンセルの確認書はもらっておくことをおススメする。
そこをおざなりにすると、「キャンセルしたはずなのに、商品が発送されてしまった」なんてことが起こり得るんだ。

 

真中 結
それは怖いですね!

北条 大和
キャンセルする旨と理由を伝えたら、相手がそのキャンセルを了承したかどうか確認できるように念押ししよう。
仕入先との細かいコンセンサスをとることは、ミスを防ぐためにとても重要だよ。

真中 結
なるほど!

北条 大和
相手の理解を求めキャンセルの確認書をもらうときには、次のようなフレーズが使えるよ。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

Thank you for your understanding.
ご理解のほどよろしくお願いいたします。

Could you please send us a confirmation of the cancellation?
キャンセルの確認書を送っていただけますでしょうか?

I hope you will understand this situation.
この状況へのご理解を賜りますようお願い申し上げます。

 

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まとめ

注文をキャンセルするということは、シンプルなんだけど、実は問題が起きやすい。

  • キャンセルの連絡をしたのに商品が届いてしまった
  • キャンセル連絡をしたつもりだったけどメールが遅れていなかった

といった問題が起きた場合、後の処理がとても面倒になる。

自分のお金で買っているものなら損をした、いらないものを買ってしまったで済む話なんだけど、会社のお金で買ったものは責任が伴う。

一度発送されたら輸入しないといけないし、輸入するということは税関で輸入許可されるということで、輸入消費税は必ず納めないといけない。

いらない出費が重なり、その費用請求を仕入先にするときにもまたモメてしまう。

注文をキャンセルするときは、必ず仕入先とキャンセルの確認書をもらうかメールでcancel confirmationしてもらうようにしよう。

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