安心させられる商品発送の連絡の英語メール例文と書き方

注文書通りの商品の検査が終えて、出荷の準備が整ったのですが、商品発送するときはどんな英語メールを送ればいいですか?

商品発送の連絡の英語メール例文と書き方を解説しよう。

これを読めば、バリエーション豊富な商品発送の連絡が英語でできるようになるよ。

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商品発送の連絡の英語メール例文と書き方①

商品発送の連絡の英語例文

Title: Order No. 052XXX - Shipping Advice

Dear 〇〇,

  • Your order No. 052XXX (complete)
  • Our invoice No. 35XXX

We are pleased to let you know that all items in your order 052XXX are ready for shipment.

Attached please find our invoice 35XXX and Inspection Report, covering the above stated order.

We thank you for having placed this order with us and hope we may soon again be of service to you.

Kindest regards,
署名

商品発送の連絡の日本語訳例文

件名:注文書番号 052XXX   -  出荷のご案内

〇〇様

  • 注文書番号 052XXX (完納)
  • インボイス番号 35XXX

 

注文書番号 052XXXの出荷準備が整いましたことを喜んでお伝えいたします。

 

インボイス番号 35XXXとご注文の検査レポートを添付しましたのでご確認ください。

この度のご注文に感謝するとともに、すぐに次のお取引させていただく機会が訪れることを願っております。

署名

押さえておきたいポイント

  1. 発送の準備が完了したことを知らせる
  2. 出荷に必要な書類を添付する
  3. 引き続きの取引を希望する

海外取引は国内取引と大きく違う点は、輸出入という税関の検査を通すフェーズがあることだ。

発送の準備が完了したことを知らせる

発送しましたよと伝えよう。

他にも注文をもらっている場合ですぐに他の注文も出荷できそうなときは、同梱出荷を希望するかも確認して差し上げると親切だね。

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

I can confirm that the above mentioned order is ready for dispatch.
表題の注文書番号の出荷の準備が完了したことを確認しました。

The materials listed on our invoice below hae been shipped to you today.
本日インボイスに列記しました材料の出荷が完了しました。

Would you like us to ship this or wait to send with other orders?
この注文分の出荷を進めてよいでしょうか?それとも他のオーダー分と同梱出荷をご希望ですか?

 

出荷に必要な書類について

税関の検査には、

  • インボイス(請求書みたいなもの)
  • パッキングリスト
  • 出荷指示書

この3点は必要になる。

インボイスの記載文言が少ない場合は、本来パッキングリストに記載する梱包情報をインボイスに記載すれば、パッキングリスト兼インボイスとして1枚にまとめることができる。

梱包情報というのは、

  • NET WEIGHT(ネットウェイト)
  • GROSS WEIGHT (グロスウェイト)
  • 梱包サイズ(幅x奥行x高さ, 単位:cm)

この3つの情報のことだ。

  • NET WEIGHTは商品自体の重さ(正味重量)
  • GROSS WEIGHTは梱包後の外箱込の重量

のことだね。

その他出荷時に合わせてほしい書類は、購入するものによって異なるけど、たとえば次のような書類があるよ。

  • 検査レポート
  • 成績書(ミルシート)
  • 校正証明書

発送の準備が完了したことを知らせる場合、合わせてクーリエや乙仲業者が発行するトラッキングナンバーを伝えてあげるとより親切になるね。

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

The tracking number is 980XXXXXX.
追跡番号は980XXXXXXです。

Method of shipment: DHL Collect under Tracking No. 679XXXXXXX.
出荷方法:DHLコレクト 追跡番号679XXXXXXX

Attached please find a copy of our invoice No. 35XXX, Packing List and AWB covering same as well.
インボイス No.35XXXと関連するパッキングリスト、エアウェイビルナンバー(AWB)を添付しましたのでご確認ください。

 

引き続きの取引を希望する

数ある会社の中から、取引のために選ばれたことに感謝をしめそう。

そして、ソフトに次のお取引ができるように、そっと願いを込めておくのがキモだよ。

願いの込め方は上の例文でもいいし、下に紹介するようなフレーズも実際によく使われるよ。

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

Thank you for your business, and we hope to serve you again.
お取引いただきありがとうございました。またのご注文をお待ちしております。

リピーターなら次のような結びが使えるよ。

Thank you very much again for your continued interest.
引き続きご関心を賜ります様お願い申し上げます。

Hope to assisting your next RFQ soon.
すぐに次のお見積りのご依頼にお力添えできればと思います。

 

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まとめ

海外と取引をする場合、実のところ注文確認書通りの日付に発送してこない仕入先は多いんだ。

概して遅延が多いので、商品を送っているのにインボイスなどの必要な情報を送ってきていないなど、なかなかトラブルが多いんだ。

だからこそ、上の例文で紹介したような項目をいれて、きちんと発送連絡をすることでとても安心させることができるんだ。

売ったら終わりのビジネスではなく、商品が届いて、実際に使った後のアフターケアまでが仕事ととらえて仕事に打ち込もう。

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