B/Lドラフトに誤りを見つけたら、どの版の、どの欄を、何に直してほしいかを示し、修正版を再送してもらいます。訂正を依頼した段階でApproved.と添えると、まだ確認していない内容まで承認したように読まれかねません。
訂正依頼にはPlease send us the revised draft for our review.（確認のため、修正版ドラフトをお送りください）を使えます。承認は、届いた修正版を実際に読み直してから。その際もファイル名や版を指定すると、相手がどのドラフトを進めればよいか分かります。
以下のメールは、フォワーダーなど、メールで確認事項を受け付ける担当者とのやり取りを想定しています。船会社の専用画面で申請・承認するよう指定されている場合は、その手続きも必要です。たとえばHapag-Lloydのイタリア向け案内には、メールでの訂正・承認を処理しない旨があります。自分の船積みの受付方法と期限を先に確認しましょう。
訂正内容は「現状→正しい内容→根拠資料」で渡す
B/LはBill of Lading、船荷証券のことです。ドラフト確認では、最初にBooking No.やB/L No.で対象を特定し、受領したファイル名・版・日付を続けます。「前に送ったものを直してください」だけでは、修正が重なったときに旧版へ戻るおそれがあります。
次は、荷受人名の表記と梱包数を訂正する架空の例です。会社名、番号、日付、数量は説明用です。正しい内容がまだ確定していない場合は、この表を埋めるために推測せず、先に社内担当者や荷受人へ確認します。
| 項目 | 現在の記載 | 訂正後 | 確認した資料 |
|---|---|---|---|
| Consignee（荷受人） | North Harbor Import Ltd. | North Harbor Imports Ltd. | 確認済みShipping Instructions Rev.2 |
| No. of packages（梱包数） | 120 cartons | 100 cartons | 実梱包を確認済みのPacking List PL-028 Rev.2 |
この例で直すのは箱の数です。発注数量が100個だからB/Lも100にする、という判断ではありません。商品個数・箱数・重量は別の値なので、実際の梱包と確定資料を照合します。通貨や数量単位の読み合わせが必要なときは、英語メールの金額・数量・単位の表記も使えます。
訂正依頼では、修正版の再送まで頼む
次の例では、ファイル名にRev.1が入ったドラフトを受け取り、2点の訂正を依頼します。希望日時は相手が案内した確認期限に間に合うよう設定した例です。実際の期限が違う場合は置き換え、時間帯も残してください。
Dear [相手の名前],
Thank you for sending BL_BK028_Rev1.pdf dated October 20, 2026.
Could you please make the following corrections?
1. Consignee
Currently shown: North Harbor Import Ltd.
Please change to: North Harbor Imports Ltd.
Reference: confirmed Shipping Instructions Rev.2
2. No. of packages
Currently shown: 120 cartons
Please change to: 100 cartons
Reference: Packing List PL-028 Rev.2, checked against the actual packing
Please find the two reference documents attached. Please send us the revised draft for our review by 3:00 p.m. Japan Standard Time (UTC+9) on October 21, 2026, so that we can respond before the approval deadline you advised.
We have not approved the draft yet. Please let us know promptly if the revised draft cannot be ready by that time.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
2026年10月20日付のBL_BK028_Rev1.pdfをお送りいただきありがとうございます。
以下の点を訂正していただけますか。
1. 荷受人
現在の記載：North Harbor Import Ltd.
訂正後：North Harbor Imports Ltd.
根拠：確認済みShipping Instructions Rev.2
2. 梱包数
現在の記載：120 cartons
訂正後：100 cartons
根拠：実梱包と照合済みのPacking List PL-028 Rev.2
根拠資料2点を添付します。ご案内いただいた承認期限までに回答できるよう、2026年10月21日午後3時（日本標準時、UTC+9）までに、確認用の修正版ドラフトをお送りください。
ドラフトはまだ承認していません。その時刻までに修正版をご用意いただけない場合は、速やかにお知らせください。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
Currently shownとPlease change toで、旧・新をはっきり分けています。訂正済みのPDFを相手の代わりに発行したように扱わず、発行者から修正版を受け取ります。資料を添付していないのにattachedと書かないことも、送信前に確認したい点です。
修正の根拠がインボイスとパッキングリストで食い違っているなら、先にどちらを直す必要があるのか確認します。インボイス側に誤りがあると分かった場合は、インボイスの訂正依頼メールで修正版を求められます。
「修正しました」への返信と、承認メールを分ける
相手から「訂正しました」と返ってきても、修正版が届いていなければ内容は確認できません。受領していない段階では、承認の代わりに再送を依頼します。
Dear [相手の名前],
Thank you for confirming that the corrections have been made. We cannot find the revised draft attached to your message.
Could you please resend it with the revision number or issue date? We will review the revised draft before giving our approval.
We have not approved the draft at this stage. Please let us know the current approval deadline.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
訂正済みとのご連絡をありがとうございます。メールに添付された修正版ドラフトが見当たりません。
版番号または発行日が分かる形で再送していただけますか。修正版を確認してから承認いたします。
現時点ではドラフトを承認していません。現在の承認期限をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
修正版を受け取ったら、依頼した2か所だけでなく、その他の欄が意図せず変わっていないかも読み直します。次の承認例は、必要な確認を終え、承認できる立場の担当者が送る場合です。
Dear [相手の名前],
We have reviewed BL_BK028_Rev2.pdf dated October 21, 2026, including the consignee name and number of packages.
We approve this version of the B/L draft. No further corrections are required from our side.
This approval refers specifically to BL_BK028_Rev2.pdf. If any details are changed after this review, please send us the updated draft for review before proceeding.
Please acknowledge receipt of this approval.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
荷受人名と梱包数を含め、2026年10月21日付のBL_BK028_Rev2.pdfを確認しました。
この版のB/Lドラフトを承認します。弊社からの追加訂正はありません。
今回の承認は、BL_BK028_Rev2.pdfを対象とします。この確認後に記載内容が変わる場合は、手続きを進める前に更新版を確認用としてお送りください。
承認の受領をご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
最初に届いたドラフトに訂正がなければ、ファイル名と日付をその版に合わせます。We approve this versionは承認する意思を明確に示す表現なので、「おおむねよさそう」「社内確認待ち」の段階では使いません。
確認は、当事者・貨物・輸送経路・表示条件の順に進める
以下は、社内で読み合わせる順序の例です。必要な欄はB/Lの種類や取引条件によって異なります。資料の数字を機械的にそろえるのではなく、そのB/Lに誰をどう記載する指示なのか、何を数えた値なのかを確かめます。
| 順序 | 主な欄 | 照合すること |
|---|---|---|
| 1：対象と版 | Booking No. / B/L No. / revision | 対象貨物、最新のファイル、発行者の確認期限 |
| 2：当事者 | Shipper / Consignee / Notify Party | 確認済み指示の名称・住所・連絡先。荷受人と通知先を勝手に同一にしない |
| 3：貨物 | Description / No. of packages / Gross weight | 品名、梱包の種類と数、重量と単位。個数・箱数、正味・総重量を混同しない |
| 4：輸送経路 | Vessel / Voyage / Port of loading / Port of discharge | 手配内容と一致するか。記載があれば受取地・引渡地も確認 |
| 5：表示条件 | Freight prepaid / Freight collectなど | 運賃の表示が確定指示と一致するか。商品代金の支払条件をそのまま当てはめない |
L/Cなど別の条件との適合確認が必要な取引では、その担当者の確認も完了させてから承認します。例文の「追加訂正なし」を送ること自体が、条件への適合を調べてくれるわけではありません。
期限が近いときも、未確認のままApprovedにしない
「出港前なら直せる」と一律に考えず、ドラフトの受付期限、すでに発行されているか、修正に別の承認が必要かを担当窓口へ確認します。MaerskはB/Lのオンライン訂正手順を案内していますが、実際に使う窓口や扱える変更は自分の船積みで確かめる必要があります。
期限に間に合わない可能性があるなら、We are still checking the consignee details. Could you confirm the deadline and the available options if our review is not completed in time?（荷受人情報を確認中です。期限と、確認が間に合わない場合に取れる対応を教えていただけますか）と連絡できます。延長されたと決めつけず、返答と所定の受付結果を確認します。
送信前には、件名の版、本文の旧・新、添付資料の版を縦に読み合わせます。最後の一文が「修正版をください」なのか「この版を承認します」なのかを選び切ると、相手に次の動作を明確に渡せます。
確認・編集：ikemen-eikaiwa.com編集部調べ（2026年9月12日）。受付方法は、本文中の船会社公式案内と各船積みの担当窓口で確認してください。