海外の顧客から在庫を聞かれたら、供給できる数量と、出荷できる時期を分けて答えると、相手が発注を判断しやすくなります。It is in stock.（在庫があります）だけで終えず、問い合わせの品番と数量に合わせて返しましょう。
この記事は、在庫照会に答える売り手のメールです。在庫あり、一部あり、欠品、倉庫へ確認中の4通を紹介します。品番・日付・数量は作例です。出荷の条件や取り置きの扱いも、自社で実際に対応できる内容に変えて使ってください。
返信前に「在庫・出荷・取り置き」の状態を揃える
倉庫にある数と、今回の顧客へ提供できる数が同じとは限りません。ほかの注文へ割り当てた分などを確認し、今回回答できる数量を出します。次の表は、返信を作るための記入例です。
| 回答する項目 | 記入例 | 先に確かめること |
|---|---|---|
| 品番 | Model ST-20 | 問い合わせの型番・仕様記号と一致するか |
| 供給可能な数 | 100 units available | 顧客の希望数を全量用意できるか |
| 出荷可能日 | Shipment on October 6 | 発注書や入金など、必要な前提が満たされるか |
| 取り置き | Reserved until October 2, 5:00 p.m. JST | 実際に100個を確保済みか。期限後はどう扱うか |
in stockは「在庫がある」、ready to shipは「出荷準備ができている」という意味です。在庫があっても、検査や梱包が残っていれば、今すぐ出荷準備済みとは書けません。
また、ship on October 6は10月6日に出荷することです。顧客へ届く日を確認できていないなら、deliver on October 6と書き換えないようにします。
在庫あり：全量と出荷日、確保済みの期限を答える
顧客が100個を希望し、売り手側で100個を取り置き済みのケースです。10月2日17時（日本時間）までに発注書が届けば、10月6日に出荷できると確認できています。実際の期限に時差が関係する場合は、時刻とタイムゾーンも付けます。
Dear [相手の名前],
Thank you for your inquiry. We have all 100 units of Model ST-20 available.
We have reserved these units for you until 5:00 p.m. JST on October 2, 2026. If we receive your purchase order by that time, we can ship them on October 6.
If we do not receive your purchase order by the deadline, we will release the reserved stock. Please contact us before then if you need more time.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
お問い合わせいただき、ありがとうございます。Model ST-20は、ご希望の100個すべてをご用意できます。
2026年10月2日17時（日本時間）まで、この100個を貴社向けに確保しております。その時刻までに発注書を受領できれば、10月6日に出荷可能です。
期限までに発注書を受領できない場合は、取り置きを解除いたします。追加のお時間が必要な場合は、期限前にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
We have reservedは、すでに確保したという表現です。「取り置きできそう」という段階では使いません。このメールの期限後の解除も作例の運用なので、自社の扱いを確認してから記載します。
取り置きをしていない場合は、確保済みの段落を残さず、次のように伝えられます。その場合、出荷可能日についても、発注時点の在庫確認が必要であることを添えます。
一部あり：先に送れる数と、残数の見込みを分ける
希望数100個のうち40個だけ在庫があり、残り60個は入荷待ちという例です。先に40個を送る案を提示できますが、相手が分納を希望するか確認します。分けて送る際の送料も、未確認のまま無料扱いにしません。
Dear [相手の名前],
Thank you for your inquiry about 100 units of Model ST-20.
We currently have 40 units available. We can ship these on October 6, 2026, if we receive your purchase order by October 2.
We expect the remaining 60 units to arrive at our warehouse on October 16. Their shipment date has not yet been confirmed.
Would you prefer a partial shipment of 40 units, or would you like us to ship all 100 units together once the remaining stock is ready? We will confirm the shipping costs and schedule for your preferred option before arranging shipment.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
Model ST-20、100個についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。
現在40個をご用意できます。10月2日までに発注書を受領できれば、この40個は2026年10月6日に出荷可能です。
残り60個は、10月16日に弊社倉庫へ入荷する見込みです。この60個の出荷日は、まだ確定しておりません。
先に40個を分納する方法と、残りの在庫の準備ができてから100個をまとめて出荷する方法の、どちらをご希望でしょうか。出荷手配の前に、ご希望の方法での送料と日程を確認いたします。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
この例の10月16日は「売り手の倉庫へ入る見込みの日」です。顧客への出荷日でも、顧客への到着日でもありません。arrive at our warehouseと場所まで入れると、どこへの到着かを明確にできます。
相手が「100個同時でなければ使えない」と答えた場合は、40個の出荷を進めず、全量を出せる日を確認して返します。
欠品：入荷見込みを示し、未確定ならそう伝える
現在は在庫ゼロで、次の入荷が見込まれている例です。欠品という回答に加えて、相手の希望数を次回入荷から用意できるか確認中だと伝えます。入荷予定があることと、顧客の分を確保できることは別です。
Dear [相手の名前],
Thank you for your inquiry. Model ST-20 is currently out of stock.
Our next restock is expected on October 16, 2026. This is an estimated arrival date at our warehouse, not a confirmed shipment date.
We are checking whether we can allocate 100 units from that restock to your order. We will update you by October 2 with the available quantity and the latest shipment estimate.
Could you let us know the latest date by which you need to receive the goods? This will help us check whether we can meet your requirements.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
お問い合わせいただき、ありがとうございます。Model ST-20は現在欠品しております。
次回入荷は2026年10月16日を見込んでいます。これは弊社倉庫への入荷見込み日であり、確定した出荷日ではありません。
次回入荷分から貴社のご注文に100個を割り当て可能か確認しております。10月2日までに、供給可能な数量と最新の出荷見込みをご連絡いたします。
商品のお受け取りが必要な最終日をお知らせいただけますでしょうか。ご要望に対応可能か確認するために伺っております。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
希望到着日が問い合わせに書かれているなら、最後の質問は省き、その日までに届けられるかを確認します。入荷予定そのものが不明なら、日付を埋めず、We do not yet have a confirmed restock date.（再入荷日はまだ確定していません）と伝えます。次の連絡では、見込みが出ていなくても確認状況を報告します。
確認中：確認する対象と、次の連絡時刻を知らせる
在庫システムの数字だけでは答えられず、倉庫へ現物や割り当てを確認している段階です。在庫ありと先に断言せず、何を確認しているかを伝えます。確定回答を約束できない場合は、まず進捗を連絡する時刻を示します。
Dear [相手の名前],
Thank you for your inquiry about 100 units of Model ST-20.
We are checking the quantity available for your order with our warehouse team. We will also confirm the earliest possible shipment date.
We will send you an update by 3:00 p.m. JST on October 1, 2026, even if the stock check is still in progress.
Thank you for your patience.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
Model ST-20、100個についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。
貴社のご注文に用意できる数量を、倉庫担当者に確認しております。最短の出荷可能日も、あわせて確認いたします。
在庫確認がまだ続いている場合も含め、2026年10月1日15時（日本時間）までに状況をご連絡いたします。
お待ちいただき、ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
send you an updateは、状況を連絡するという約束です。15時までに在庫が必ず確定する、という意味にはしていません。ほかの案件でも使える確認中の表現は、確認して返信するときの英語メールで紹介しています。
送る直前に、希望数と回答数を読み合わせる
顧客が求めた品番・数量を左に、今回答える品番・数量を右に置いて読み合わせます。100個の問い合わせに40個だけ答えるなら、残り60個の扱いまで伝わるかを確認してください。
| 曖昧になりやすい回答 | 状況に合わせた具体化 |
|---|---|
| It is available. | We have 40 units available out of the 100 requested. |
| It will arrive on October 16. | We expect it to arrive at our warehouse on October 16. |
| We can reserve the stock. | We have reserved 100 units for you until October 2, 5:00 p.m. JST. |
上の表は、順に「希望100個のうち40個を用意できる」「10月16日に自社倉庫へ入る見込み」「期限まで100個を確保済み」という回答です。最後の行は、実際に確保を済ませたときだけ使います。取り置き可能という申し出を、英文だけで確保済みに変えてはいけません。
返信の件名は、もとの在庫照会を引き継げば、相手がやり取りを追いやすくなります。本文は、供給数・出荷時期・確保の状態を実際の確認結果と揃えてから送ってください。自分が在庫を問い合わせる側なら、在庫確認を依頼する英語メールを使えます。