ビジネス英語メールの宛先ってDearで書き出しすればいいんだよね。・・・ね？
なんだか不安になってきた。
そこんところ先輩おしえてください！
いいよ、ビジネスの実際的な現場の経験を踏まえて、英語メールの宛先について説明するね。
ビジネス英語メールの宛先は毎回Dearで書き出し？
結論からいうと、ビジネス英語メールの宛先をDearで書き出しすればOKだ。
だけど、ビジネスパートナーとの関係を深めるためには、時と場合でもっと適切な言葉があるので知っておいた方がいいね。
どういうことか説明していくよ。
ビジネス英語メールで使えるDear以外の書き出し
実際のビジネス現場において、宛先につける書き出しに使う言葉は次の通りだ。
- Dear+担当者名 (フォーマル)
- Hello+担当者名 (カジュアル)
- Hi+担当者名 (カジュアル)
実質この3つと考えればいいよ。
フォーマルなら「Dear」一択
初めて連絡をする場合、迷うことなく「Dear」でOKだ。
Dear+担当者名で「親愛なる〇〇様」という意味だが、実際の受けての印象としては、単に「〇〇様」とほぼイコールと考えていい。
初めて連絡をする場合だけでなく、相手が次のような場合もDearがいいだろう。
- 取引先
- 上司
- 目上の方
- 立場が上の方
特に、社内英語化などで、上司が日本人の場合や、海外の取引先が日本文化に詳しい場合、「Dear 〇〇-san」といった表現を使う場合が多い。
その場合は、こちらも「Dear Tanaka-san」 「Dear John-san」と書き出すといい。
じゃあHelloとかHiって使うことあるの？
Hello+担当者とHi+担当者はビジネスに不向き？
Hello+担当者やHi+担当者は、Dearに比べると、確かにカジュアルな感じのイメージだ。
しかし、ビジネスにおいてもHello/Hiの書き出しがとても一般的なんだ。
もちろんビジネス形態にもよるけれど、リピートの多いビジネスをしている場合、実際のビジネスでのやり取りはHelloかHiの書き出しから始まることが断然多くなる。
というのも、日本の文化とは異なり海外の多くの場所では、フレンドリー（friendly）であることや、open-minded（オープンな人）であることは、その人を信頼する一つの要素になるんだ。
Hello+担当者やHi+担当者はビジネスでもとても一般的な表現であるということを知っておこう。
そのうち、中の良い取引先になれば、担当者部分を省略するようになったり、担当者名だけでHello/Hiもつけなくなるケースも多い。
相手の心地よい書き出しに合わせれば間違いないよ。
DearとHello/Hiの使い分け方
DearとHello/Hiの使い分け方は、その相手との距離感がポイントになる。具体的には、次の通りにすると間違いがない。
1.基本的にはDearを使う。
2.以下に当てはまる場合は取引先、上司、目上の方、立場が上の方であってもHelloやHiが使われることが多いし、関係を近づける上でもおススメする。
- 何回もメールのやり取りをしている場合
- 相手がDearからHello/Hiに切り替えてきた場合
このどちらかに当てはまれば、Hello / Hiに切り替えても問題ないだろう。
ただし、相手の立場が社長だったり、ビジネスの決定権者の場合は、相手の出方に関わらず、Dearで通すことも考えた方がいい。
結局のところ、どのようにしてお互いの関係を良くするかが重要であり、その視点から使い分ける必要がある。
Goog morningやGood afternoonの書き出しはダメなの？
HelloもHiは日本語訳だと「こんにちは」という意味になるけど、朝でも昼でも夜でも使える万能ワードなんだ。
- Goog morning+担当者
- Good afternoon+担当者
- Good evening+担当者
とかで書き出しする人もいるし、間違いではない。
でも以下のようなデメリットがあることを認識しておこう。
- 海外とのやり取りでは時差がある。
- メールという性質上、いつ見るかは相手次第
メールは相手が読むときの相手の時間を想定して書くことが大前提だ。
アメリカくらいになると日本とは昼夜が逆転しているほど時差がある。
- Goog morningは朝の時間のみ使用する挨拶
- Good afternoonは昼の時間のみ使用する挨拶
- Good evening+担当者は夜の時間のみ使用する挨拶
時間的に使い分けが必要なこれら3フレーズを使うことは決して悪いことではない。ただし、迷うくらいならHello / Hi で十分だよ。
まとめ
ビジネス英語メールの宛先の書き出しは次の通り。
- Dear+担当者名 (フォーマル)
- Hello+担当者名 (カジュアル)
- Hi+担当者名 (カジュアル)
そして、使い方を分けるタイミングは次の通りだよ。
- 基本的にはDearを使う。
- 何回もメールのやり取りをしている場合はHello/Hiを使う
- 相手がDearからHello/Hiに切り替えてきた場合はHello/Hiを使う
もちろん相手との距離感を考えて自分からHello/Hiに切り替えても問題ない。
フレンドリーであること、オープンな性格であることはとても大事だ。
それを表現するために、Hello/Hiを積極的に使っていこう。
