アポイントの急なキャンセル|お詫びの英語メール

真中 結
先輩、実は大クレームが発生してしまいまして、至急対応しないといけなくなったのですが、実はS社から打ち合わせの予定が入っていまして・・・

北条 大和
アポイントをキャンセルしないといけないってことだね。

真中 結
そうなんです。アポイントを急にキャンセルする場合に、角の立たないような英語メールの書き方を教えてもらえませんか?

北条 大和
いいよ。急なアポイントのキャンセルは、謝るしかないんだけど、いつくか守りたいポイントがあるから例文も合わせて解説するね。
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アポイントの急なキャンセル|お詫びの英語メールの書き方

押さえておきたいポイント

  1. 約束の日に会えない理由を説明し、謝罪する
  2. 変更日を提案する
  3. 相手の都合に合わせる旨を記す
  4. 相手先の理解に感謝を述べ、再度謝罪する

一番良いのは、「キャンセルの連絡」としないこと

一度取り決めたアポイントのキャンセルの連絡というと、どうしても角が立ってしまう。

相手のスケジュールの段取りにも多大な影響を及ぼすため、体調不良といった仕方のない事情を理解はできるけれども、残念な気持ちがぬぐい切れないという思いをさせてしまう。

そこでおススメなのが、「キャンセル」に焦点を当てないこと。方法としてはほぼ一つしかなく、「打ち合わせ日の変更」という連絡にして、他の代替日を提示して埋め合わせをすることだ。

日付変更が相手にとって受け入れられない場合は、そのときに合意の上でキャンセルの話になる流れだ。

決定したアポの日をキャンセルすると伝える英語フレーズ

  • I am very sorry to tell you that~  大変残念なお知らせですが、~
  • I regret to tell you that~  大変残念ながら、~
  • I apologize for the inconvenience, but~  ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、

北条 大和
*regretのあとは、to 動詞の原形にするのがポイントだよ。 regretの後に~ing形をもってくると「~したことに後悔する」という意味になる。「regret telling you that」なら、「~と言ったことを後悔する」という全然違う意味になるから、注意しよう。

 

プラスで覚えておきたい英語例文

 

I apologize for the inconvenience, but I have to cancel the meeting dated on July 8.
ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、7月8日の会議をキャンセルしなければなりません。

I regret to inform you that we have no choice but to reschedule the meeting date.
大変残念なお知らせですが、打ち合わせの日を変更しなければなりません。

 

 

打ち合わせの日を変更するときの英語フレーズ

  • for another day 別の日に
  • to a later date より遅い日に
  • for (to) 日付 日付に
  • reschedule our meeting 打ち合わせの日を変更する
  • adjust my schedule to accommodate yorus 予定をあなたの都合に調整する
  • at your convenience あなたの都合が良いときに

 

プラスで覚えておきたい英語例文

 

Could you reschedule our meeting for another day?
打ち合わせを別の日に変更していただけますでしょうか?

I will adjust my schedule to accommodate yorus.
貴殿の予定に合わせます。

I would like to meet with you at your convenience.
ご都合のよいときにお会いしたいです。

 

 

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アポイントの急なキャンセル|お詫びの英語メールの例文

上でも説明した通り、アポイントのキャンセルは、「キャンセル」に焦点をおかずに、「日程変更」に焦点を置くようにしよう。

英語例文

Subject: Change of meeting date

Dear 〇〇,

I am very sorry to tell you that I will be unable to meet with you on July 25 due to unavoidable business commitments.

I tried to contact you by phone to apologize for this, but you were out of office.

Would it be possible to reschedule our meeting for July 30?

I am available all day long on July 30.

If July 30 is inconvenient for you, could you let us know a date and time convenient for you?

I will adjust my schedule to accommodate yours.

Thank you for your kind understanding, and I apologize again for the inconvenience.

Best regards,
署名

日本語訳例文

日本語訳

件名:ミーティングの日程変更

大変申し訳ありませんが、7/25はやむを得ない仕事のためお会いできなくなりました。

この件について謝罪のためお電話差し上げましたが、ご不在でした。

ミーティングを7/30へ変更いただくことは可能でしょうか。

7/30ですと1日中大丈夫です。

7/30がご都合悪い場合、何日の何時がよろしいかお知らせいただけますでしょうか。

貴殿の予定に合わせてスケジュールを調整させていただきます。

ご理解を感謝申し上げますとともに、ご迷惑をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。

署名

まとめ

急なアポイントのキャンセルは、極力ないことが望ましい。

けれども、ビジネスをしていれば1度や2度は経験すること。

そんなに申し訳ない気持ちに苦しく必要はなく、予定調整の話を持ち掛けて気持ちを切り替えよう。

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