真中 結
海外取引先とのアポイントを急にキャンセルしないといけなくなりました。
失礼にならない英語メールの書き方を知りたいです。

北条 大和
アポイントをキャンセルするときは、早めに謝るだけでなく、理由・代替候補日・次にどうしたいかまで書くと相手が対応しやすいよ。
この記事の結論

アポイントをキャンセルする英語メールでは、次の流れで書くと丁寧です。

  1. キャンセル・延期の連絡であることを明確にする
  2. お詫びする
  3. 理由を簡潔に伝える
  4. 代替候補日を出す
  5. 相手の都合を確認する

使いやすい表現は I apologize for the short notice, but I need to reschedule our meeting. です。単に I cannot attend. と書くだけでなく、次の候補日まで入れましょう。

アポイントのキャンセルは英語でどう言う？

表現意味使い方
cancel our meeting会議をキャンセルする予定自体を取りやめる場合
reschedule our meeting会議の日程を変更する別日に変更したい場合
postpone our meeting会議を延期する後日に延ばす場合
short notice直前の連絡急なキャンセルのお詫びで使う

完全に取りやめたいなら cancel、別日にしたいなら reschedule を使います。ビジネスでは、キャンセルだけで終わらせず、できる限り代替案を出しましょう。

アポイントキャンセルメールの基本構成

  • Subject: Request to reschedule our meeting / Apology for canceling our appointment
  • お詫び: I apologize for the short notice.
  • 理由: Due to an urgent matter, I will not be able to attend.
  • 代替案: Would you be available on May 15 or May 16 instead?
  • 締め: Thank you for your understanding.

アポイントキャンセルで使える英語フレーズ

  • I apologize for the short notice, but I need to reschedule our meeting.
    直前のご連絡で申し訳ありませんが、会議の日程を変更させていただく必要があります。
  • Unfortunately, I will not be able to attend the meeting on May 10.
    残念ながら、5月10日の会議に出席できなくなりました。
  • Would it be possible to reschedule our meeting for next week?
    来週に会議を変更することは可能でしょうか。
  • Please accept my sincere apologies for any inconvenience this may cause.
    ご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。

急な予定変更でアポイントを延期する英語メール例文

例文1：別日に変更したい場合

Subject: Request to reschedule our meeting

Dear Mr. Brown,

I apologize for the short notice, but due to an urgent matter, I will not be able to attend our meeting scheduled for May 10.

Would it be possible to reschedule the meeting for one of the following dates?

  • May 15, 10:00-11:00 a.m.
  • May 16, 2:00-3:00 p.m.

Please let me know if either of these options works for you.

Again, I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.

Best regards,
Yui Manaka

日本語訳

件名：会議日程変更のお願い

Brown様

直前のご連絡で申し訳ありませんが、急用のため、5月10日に予定しておりました会議に出席できなくなりました。

以下の日程のいずれかに変更することは可能でしょうか。

  • 5月15日 10:00〜11:00
  • 5月16日 14:00〜15:00

いずれかご都合が合うかお知らせください。

ご迷惑をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。

真中 結

当日キャンセルのお詫び英語メール例文

例文2：当日のキャンセル

Subject: Apology for canceling today’s meeting

Dear Ms. Smith,

I am very sorry, but I need to cancel our meeting scheduled for today at 3:00 p.m. due to an unexpected issue.

I understand this is extremely short notice, and I sincerely apologize for the inconvenience.

If possible, I would like to arrange another meeting at your earliest convenience.

Please let me know a suitable date and time, or I can send you some options.

Kind regards,
Yui Manaka

日本語訳

件名：本日の会議キャンセルのお詫び

Smith様

大変申し訳ありませんが、予期せぬ事情により、本日15時に予定しておりました会議をキャンセルさせていただく必要があります。

直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。

可能であれば、改めてご都合のよい日時で会議を設定させていただきたいです。

ご都合のよい日時をお知らせいただくか、こちらから候補日をお送りいたします。

真中 結

アポイントキャンセルで避けたいNG表現

I cannot go.

I cannot go.
行けません。

意味は通じますが、ビジネスメールでは直接的すぎます。何の予定に出られないのか、相手にどうしてほしいのかも伝わりません。

Unfortunately, I will not be able to attend our meeting on May 10. Would it be possible to reschedule it for next week?

代替日を書かない

キャンセルだけ伝えると、相手が次の調整をしなければなりません。可能であれば2〜3個の候補日を出しましょう。

アポイントキャンセルメールまとめ

  • 別日にしたい場合は reschedule を使う
  • 直前なら I apologize for the short notice を入れる
  • 理由は簡潔でよいが、代替候補日は具体的に書く
  • 当日キャンセルの場合は、電話やチャットなど別手段での連絡も検討する

アポイントを取る・返信する・確認するメールは、以下の記事も参考にしてください。