真中 結
先輩、実は大クレームが発生してしまいまして、至急対応しないといけなくなったのですが、実はS社から打ち合わせの予定が入っていまして・・・
北条 大和
アポイントをキャンセルしないといけないってことだね。
真中 結
そうなんです。アポイントを急にキャンセルする場合に、角の立たないような英語メールの書き方を教えてもらえませんか？
北条 大和
いいよ。急なアポイントのキャンセルは、謝るしかないんだけど、いつくか守りたいポイントがあるから例文も合わせて解説するね。
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アポイントの急なキャンセル｜お詫びの英語メールの書き方
押さえておきたいポイント
- 約束の日に会えない理由を説明し、謝罪する
- 変更日を提案する
- 相手の都合に合わせる旨を記す
- 相手先の理解に感謝を述べ、再度謝罪する
一番良いのは、「キャンセルの連絡」としないこと
一度取り決めたアポイントのキャンセルの連絡というと、どうしても角が立ってしまう。
相手のスケジュールの段取りにも多大な影響を及ぼすため、体調不良といった仕方のない事情を理解はできるけれども、残念な気持ちがぬぐい切れないという思いをさせてしまう。
そこでおススメなのが、「キャンセル」に焦点を当てないこと。方法としてはほぼ一つしかなく、「打ち合わせ日の変更」という連絡にして、他の代替日を提示して埋め合わせをすることだ。
日付変更が相手にとって受け入れられない場合は、そのときに合意の上でキャンセルの話になる流れだ。
決定したアポの日をキャンセルすると伝える英語フレーズ
- I am very sorry to tell you that~ 大変残念なお知らせですが、～
- I regret to tell you that~ 大変残念ながら、～
- I apologize for the inconvenience, but~ ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、
北条 大和
*regretのあとは、to 動詞の原形にするのがポイントだよ。 regretの後に~ing形をもってくると「～したことに後悔する」という意味になる。「regret telling you that」なら、「～と言ったことを後悔する」という全然違う意味になるから、注意しよう。
プラスで覚えておきたい英語例文
I apologize for the inconvenience, but I have to cancel the meeting dated on July 8.
ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、7月8日の会議をキャンセルしなければなりません。
I regret to inform you that we have no choice but to r