荷物が届かない場合や配送遅延のときの英語メールの書き方と例文

真中 結
今日到着予定のはずの荷物が、届いてないんです・・・

北条 大和
あ~それは良くないね。

真中 結
どうすればいいでしょうか?

北条 大和
まずは社内で本当にその荷物がないか確認した上で、荷物が届かない旨を伝える英語メールの書き方と例文を紹介しよう。

北条 大和
相手先の配送遅延が確定している場合の問い合わせの仕方についても合わせて説明するよ。
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荷物が届かない場合の英語メール

荷物が届かない場合の英語メールの書き方

  1. 荷物を発送したかどうか尋ねる
  2. 追跡番号を依頼する
  3. 返事をもらえるよう打診する

荷物が届かない場合、次のようなケースがある。

  • そもそも発送されていない(相手先の問題)
  • 出荷されているけれども、配送トラブルや通関で止まっている(運搬過程の問題)
  • 受け取り完了しているけれども、その情報が自分に届いていない(自社の問題)

発送のお知らせが出荷の都度送ってくれるサプライヤーなら問題ないが、発送のお知らせをしないサプライヤーもある。

その場合、発送したかどうかも知ることができないため、確実に配送状況を確認できる追跡番号を入手することをおススメする。

追跡番号で貨物状況を確認すれば、今どこに貨物があるのは把握することが可能だ。また、追跡番号が発行されていない場合は発送の準備がそもそも整っていないということなので、出荷されていないと理解できる。

荷物が届かない場合は、まずはあらゆる可能性を想定して、追跡番号を入手しよう。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

tracking number 追跡番号

Could you let us know of the tracking number for our PO#045XXX?
注文書番号045XXXの追跡番号をお知らせ頂けますか。

 

荷物が届かない場合の英語メールの例文

英語例文

Title: Order status: PO#047XXX

Dear 〇〇,

Could you advise us if our Order No. 047XXX is dispatched as scheduled?

It would be great if you can provide us the tracking number of the shipment.

Your prompt reply by today would be appreciated.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:注文品の状況:PO#047XXX

〇〇様

PO#047XXXがスケジュール通りに出荷されているかご助言いただけますでしょうか。

出荷の追跡番号をお知らせいただけますと助かります。

本日中のお返事をいただけますと幸いです。

署名

 

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配送が遅延している場合の英語メール

配送が遅延している場合の英語メールの書き方

  1. 出荷が確認できない旨を伝える
  2. 本来の予定とのズレを説明する
  3. 遅延理由と状況を確認する
  4. 期限を告げる(キャンセルの可能性を示す)

遅延していることが明らかの場合、荷物が予定通りに出荷されていないことを指摘しよう。

その上で、こちらの受け入れ可能な最終納期を確認した上で、取るべき行動を決めて連絡しよう。

配送遅延が確定したのであれば、必要に応じて期限を切ってキャンセルするのもアリだ。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ
  • be supposed to be shipped 出荷される予定です
  • be scheduled to be delivered 配送される予定です
  • the reason for the delay 遅延理由
  • order status / the status of our order 注文状況

The order was supposed to be shipped today.
その注文は本日出荷されるはずでした。

Our Order No. 07XX was scheduled to be delivered by August 3.
注文書番号07XXは8月3日までに配送される予定でした。

Please advise us of the status of our order and let us know the reason for the delay.
注文処理の状況と遅延の理由をお知らせください。

 

配送が遅延している場合の英語メールの例文

英語例文

Title: Delayed delivery (Order No. 47XXX)

Dear 〇〇,

This is to inform you that we are still not able to confirm if our Order No. 047XXX is dispatched.

According to your email on August 15, we were scheduled to receive the order by September 15.

Please advise us of the status of our order and let us know the reason for the delay.

If the shipment does not arrive by September 25, we will have to cancel the order and request a refund.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:配送遅延 (注文番号 No. 47XXX)

〇〇様

注文番号:47XXXが出荷されていることをまだ確認できないため、ご連絡させていただきます。

8月15日にいただいたメールでは、注文品は9月15日までに商品を受け取りできる予定でした。

注文の処理状況と遅延の理由についてお知らせください。

9月25日までに商品の到着が確認できない場合、注文をキャンセルの上、返金を要求しなければなりません。

署名

まとめ

配送遅延の確認は、必ず自分ですべての発注書のスケジュールを管理して当日に発送されたか確認するようにするのがベストだ。

最近ではDHLやFedExなど集荷依頼をした時点で、配送予定がわかる追跡番号が登録されたメールアドレスに自動配信されるシステムが整っている。

ただ、仕入先がリファレンス(注文番号や品名などの参考情報)を正確に入れないとどの注文分の出荷なのかわからない場合がある。

発送したら必ず商品発送のお知らせメールを送るように仕入先を教育・指導することも重要だね。

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