商品間違いや数量不足でクレームの英語

真中 結
荷物が届いたんですけど、商品を梱包のリストと照らし合わせて確認してみると、おそらく1アイテム足りないように思います・・・

北条 大和
商品不足だね。よくあるよね~

真中 結
え!すごく困るんですが・・・

北条 大和
そうだね。商品不足や数量不足は予定が狂ってしまうのですごく困るね。ただ、いきなり決めつけて伝えると、関係悪化につながるよ。

真中 結
え!そうなんですか・・・ではどうすれば?

北条 大和
そのため、海外の人とのコミュニケーションのコツを取り入れた、商品不足や数量不足のクレームの英語メールの書き方と例文を紹介しよう。
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商品不足のクレームの英語メール

商品不足のクレームの英語メールの書き方

  1. 注文番号を伝える
  2. 中身をチェックして商品が不足している旨を説明する
  3. 再度不足分がないか確認してもらうor送ってほしいと伝える
  4. 早急な対応を依頼する

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ
  • it seems A is missing Aがないようです
  • confirmed A was not in the parcel 荷物にAがないことを確認しました

Our warehouse staff informed me that it seemed that 100 pcs of IKE23 were missing in the parcel.
倉庫スタッフより荷物の中に100個のIKE23がなさそうだと連絡がありました。

Our Quality Control Department confirmed that 100 pcs of IKE 23 was not in the parcel.
荷物の中に100個のIKE23がないことを品質管理部が確認しました。

 

商品不足のクレームの英語メールの例文

英語例文

Title: Missing parts of IKE45: PO#047XXX

Dear 〇〇,

Thank you for shipping out PO#047XXX.

We unpacked the box and checked the goods. However it seems 200 pcs of IKE45 is missing.

Would you be able to re-confirm if the 200 pcs that were supposed to be shipped to us are still at your factory?

Your prompt reply would be appreciated.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:IKE45の商品不足について:PO#047XXX

〇〇様

ご注文PO#047XXXを発送いただきありがとうございます。

しかしながら、IKE45x200個が不足しているように思われます。

弊社へ発送されるばずの200個がまだ貴社の工場に残っていないか、再確認いただけますでしょうか?

早急なお返事をいただけますと幸いです。

署名

 

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数量間違いの場合の英語メール

数量間違いの場合の英語メールの書き方

  1. 発送してくれたことに感謝しつつ関連の注文番号を伝える
  2. 中身をチェックして商品が不足している旨を説明する
  3. 再度不足分がないか確認してもらうor送ってほしいと伝える
  4. 早急な対応を依頼する

北条 大和
商品不足の場合と、ほぼ同じだよ。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

  • A out of the B is missing BのうちAが不足している
  • Upon checking the contents, 内容を確認しましたところ
  • arrange delivery of the remaining A 不足しているAの配送手配をする
  • at your expense 費用は貴社もちで

Upon checking the contents, we found that 20 out of the 200 pcs on our Order No. 123 were missing.
内容を確認しましたところ、注文番号123の200個のうち20個の不足が判明しました。

Please arrange delivery of the remaining 20 pcs of IKE23  by air freight at your expense by today.
費用は貴社もちにて、本日中に残りの20個のIKE23をエアー便にて配送手配をお願いします。

 

 

数量間違いの場合の英語メールの例文

英語例文

Title: Different quantity : PO#047XXX

Dear 〇〇,

Thank you for shipping out PO#047XXX.

Upon checking the contents, we found that 100 pcs only had been included in the parcel although your invoice and packing list show 200 pcs.

Please find the attached photos that were taken right after unpacking the parcel. You can see what was in it.

Would you re-check whether the 200 pcs were shipped out ?

If not, it would be great if you could send the missing 100 pcs by the middle of september since we require the 200 pcs by the end of September.

We expect you prompt attention to this matter.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:数量違い: PO#047XXX

〇〇様

ご注文PO#047XXXを発送いただきありがとうございます。

荷物を確認しましたところ、インボイスやパッキングリストには200個と記されていますが、100個しか含まれていないことがわかりました。

開梱後すぐの荷物の写真を添付いたしました。何が入っていたかご確認いただけます。

200個が出荷されたかどうか、再度ご確認いただけますでしょうか。

9月末までには200個が必要になりますので、もし送られていなかった場合、9月中旬までに入っていなかった100個分を送っていただけるとありがたいです。

この件に関して迅速なお取り計らいをいただけるものと期待しております。

署名

まとめ

商品不足や数量不足は、調達で働いていると、ほぼ必ずといってよいほど経験することだろう。

日本国内の仕入れ先なら、「これこれがないと思うですが、送ってもらえます?」といえば大抵の仕入れ先がへりくだったり、丁寧な対応をしてくれる場合が多い。

しかし、海外の仕入れ先はかなり対応が違う。頑固にクレームを聞き入れない仕入れ先も数多くなる印象だ。これはあくまで5年以上グローバル調達業務を経験しての肌感覚であり、もちろん仕入れ先によるものだ。

ただ、それでも海外の仕入れ先はクレームの伝え方は上の例文で紹介したくらい、柔らかめに伝えた方が結果的に動いてもらえる可能性が高くなるのでおススメだよ。

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