数量不足や部品不足を英語でどう連絡すればいいですか？
部品不足・数量不足を連絡する英語メールでは、次の情報を入れましょう。
- 注文番号・インボイス番号
- 受領日と受領数量
- 不足している品番・数量
- 写真・梱包リストなどの証拠
- 不足分の発送依頼・回答期限
基本表現は We found that 20 units were missing from the shipment. です。相手がすぐ確認できるよう、数字と品番を具体的に書きましょう。
部品不足・数量不足で使える英語表現
- Some items were missing from the shipment.
出荷品の一部が不足していました。 - We received only 80 units instead of 100 units.
100個のはずが80個しか受領していません。 - Please ship the missing 20 units as soon as possible.
不足分20個をできるだけ早く発送してください。 - Please check your shipping records and let us know the status.
出荷記録を確認し、状況をお知らせください。 - We have attached photos of the received goods and packing list.
受領品と梱包明細の写真を添付しました。
不足連絡メールの基本構成
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 対象 | PO No. 12345 / Invoice No. INV-1001 |
| 受領内容 | We received 80 units on May 10. |
| 不足内容 | 20 units of Product A were missing. |
| 添付資料 | Photos and packing list are attached. |
| 依頼事項 | Please arrange shipment of the missing items. |
数量不足を連絡する英語メール例文
Subject: Missing items in shipment for PO No. 12345
Dear Mr. Brown,
We received the shipment for PO No. 12345 on May 10.
However, after checking the goods, we found that 20 units of Product A were missing. We ordered 100 units, but only 80 units were included in the shipment.
We have attached photos of the received goods and the packing list for your reference.
Could you please check your shipping records and arrange shipment of the missing 20 units as soon as possible?
We would appreciate it if you could update us by May 12.
Best regards,
Yui Manaka
件名：注文番号12345の出荷品不足について
Brown様
注文番号12345の出荷品を5月10日に受領しました。
しかし、商品を確認したところ、Product Aが20個不足していました。100個を注文しましたが、出荷品には80個のみ含まれていました。
参考として、受領品と梱包明細の写真を添付いたします。
出荷記録をご確認のうえ、不足分20個の発送をできるだけ早く手配していただけますでしょうか。
5月12日までに状況をご連絡いただけますと幸いです。
真中 結
商品間違いを連絡する英語メール例文
Subject: Incorrect item received for PO No. 12345
Dear Ms. Smith,
We received the shipment for PO No. 12345 today.
According to our purchase order, we ordered Product A. However, we received Product B instead.
Could you please check the details and advise how we should proceed?
Please also let us know when you can ship the correct item and whether we need to return the incorrect item.
Kind regards,
Yui Manaka
件名：注文番号12345で誤った商品を受領しました
Smith様
本日、注文番号12345の出荷品を受領しました。
弊社の発注書ではProduct Aを注文していますが、実際にはProduct Bが届きました。
詳細をご確認いただき、今後の対応をご指示いただけますでしょうか。
また、正しい商品の発送予定と、誤って届いた商品の返送が必要かどうかもお知らせください。
真中 結
不足連絡で避けたいNG表現
You made a mistake.
あなたがミスしました。
相手を責める表現になり、不要な対立を生みやすくなります。
写真や数量を書かない
Some parts are missing. だけでは、相手が確認できません。品番、数量、添付資料を入れましょう。
部品不足・数量不足メールまとめ
- 不足は missing、数量不足の出荷は short shipment
- 注文数量・受領数量・不足数量を数字で書く
- 写真、梱包明細、ラベル写真を添付すると確認が早い
- 不足分の発送希望日や回答期限を伝える
売り手側として不足クレームへ返信する場合は、こちらも参考にしてください。