英語でどう返信すればいいですか？
数量不足・商品違いのクレーム返信では、次の表現が使えます。
- We apologize for the short shipment.
数量不足の出荷についてお詫びいたします。 - We will ship the missing items immediately.
不足分を直ちに発送いたします。 - We are checking our shipping records.
出荷記録を確認しております。 - Please return the incorrect item using the prepaid return label.
誤って届いた商品は着払い返送ラベルでご返送ください。
相手が困っているのは「不足分がいつ届くか」です。謝罪だけでなく、次の対応を明確にしましょう。
数量不足・商品違いで使える英語表現
| 表現 | 意味 |
|---|---|
| short shipment | 数量不足の出荷 |
| missing items | 不足している商品 |
| incorrect item | 誤って届いた商品 |
| ship the remaining quantity | 残り数量を発送する |
| prepaid return label | 着払い返送ラベル |
クレーム返信で確認すべき情報
- 注文番号・インボイス番号
- 出荷数量と受領数量
- 不足している品番・数量
- 梱包箱数と配送伝票番号
- 写真・梱包リスト・検品記録
- 不足分の発送予定日
数量不足クレームへの返信英語メール例文
Subject: Apology and arrangement for missing items
Dear Mr. Brown,
Thank you for informing us about the short shipment for PO No. 12345.
We sincerely apologize that 20 units of Product A were missing from the shipment.
After checking our shipping records, we confirmed that the shortage was caused by a packing error at our warehouse.
We will ship the missing 20 units tomorrow by DHL and send you the tracking number as soon as it is available.
We are reviewing our packing process to prevent this from happening again.
Best regards,
Yui Manaka
件名：不足品のお詫びと手配について
Brown様
注文番号12345の数量不足についてご連絡いただきありがとうございます。
Product Aが20個不足していたとのこと、心よりお詫び申し上げます。
出荷記録を確認したところ、弊社倉庫での梱包ミスによる不足であることを確認しました。
不足分20個は明日DHLで発送し、追跡番号が分かり次第お知らせします。
同様の問題を防ぐため、梱包工程を見直しております。
真中 結
商品違いクレームへの返信英語メール例文
Subject: Correct item shipment for PO No. 12345
Dear Ms. Smith,
We are very sorry that you received Product B instead of Product A.
We have arranged shipment of the correct item, Product A, and it will be shipped on May 12.
Please return the incorrect item using the prepaid return label attached to this email. We will cover all return shipping costs.
We apologize for the inconvenience and appreciate your cooperation.
Kind regards,
Yui Manaka
件名：注文番号12345の正しい商品の発送について
Smith様
Product AではなくProduct Bが届いたとのこと、大変申し訳ございません。
正しい商品であるProduct Aの発送を手配しており、5月12日に発送予定です。
誤って届いた商品は、本メールに添付した着払い返送ラベルでご返送ください。返送料はすべて弊社が負担いたします。
ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。ご協力ありがとうございます。
真中 結
数量不足クレーム返信で避けたいNG例
We shipped correctly.
弊社は正しく出荷しました。
相手の申し出を否定する印象になります。まず確認する姿勢を見せましょう。
不足分の発送予定を書かない
不足を認めても、いつ送るかを書かなければ実務上は不十分です。発送日、配送会社、追跡番号を伝えましょう。
数量不足・商品違いクレーム返信まとめ
- 数量不足は short shipment、不足品は missing items
- まず謝罪し、出荷記録と梱包記録を確認する
- 不足分・正しい商品をいつ発送するか明確にする
- 誤出荷品の返送方法と送料負担も書く
買い手側として不足を連絡する場合は、こちらも参考にしてください。