商品間違いや数量不足でクレームの英語返信メール

真中 結
お客様から、商品不足の連絡がありました・・・どうしましょう。。。

北条 大和
とりあえず至急倉庫にないか確認して、現状わかる範囲で回答しよう。

真中 結
・・・倉庫へ確認しましたが、やはり部品自体はないようです。出荷担当者もちゃんと発送したと思うけど自信ないとのことでした・・・

北条 大和
しっかりと調べたんだね。それでは原因の追究は後回しにして、取り急ぎ現状を客先へ伝えよう。

北条 大和
商品の数量不足のときは次のような英語メールの返信をすれば相手にとって心地よく安心してもらえるよ。また、この方法は商品間違いのクレームにも使えるよ。
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商品不足でクレームがきたときの英語での返信メール

商品不足のクレームへの返信の書き方

  1. 商品不足の件を謝罪する
  2. 調査した結果を知らせる
  3. 不足品の出荷時期や追跡番号を連絡する
  4. 再度謝罪する

 

商品不足でクレームへの返信の例文

英語例文

Title: Re: Incorrect quantity on Order No. 25XX (Inv. 47XXX)

Dear 〇〇,

We would like to apologize for having sent you the incorrect quantities of IKE45 on your Order No. 25XX.

We are currently looking into the matter, however so far we are unable to confirm why it happened. We will continue the investigation and let us share the result with you.

We decided to arrange delivery of the missing parts today by DHL at our expense.

We will make every effort to prevent a recurrence of this mistake.

We are sorry for the inconvenience this may caused.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:Re: 注文書25XX(インボイスNo.47XXX)の数量間違いの件

〇〇様

注文番号25XXにおいて、IKE45を誤った数量を送ってしまい、大変申し訳ございませんでした。

現在本件については調査中ですが、今のところなぜこのようなことが起きたかわかっておりません。この調査を継続しまして、その結果を共有させていただきます。

本日、費用は弊社もちにて、不足分をDHLにて発送手配をすることを決定しました。

今後はこのような間違いが起こらないように、最善を尽くします。

このことでご不便をおかけし、申し訳ございません。

署名

 

間違いなく発送したと伝える場合の例文①

英語例文

I can confirm that the below mentioned parts were definitely dispatched and are no longer here at Ikemen Coffee. The parts in question were packed in a smaller box in between the foam packing inside the larger packing box.

Parts No. IKE45 x 200 pcs

Is there any chance you can recheck the packaging and confirm?

日本語訳例文

下記の部品について、間違いなく出荷されており、弊社イケメンコーヒーにはないことを確認しました。ご質問の部品は大きい外箱の中に入っているクッション材の間の小さな箱に梱包されていました。

部品No.IKE45 x 200個

梱包を再度ご確認いただくことは可能でしょうか?

 

間違いなく発送したと伝える場合の例文②

北条 大和
梱包材の中に捨てられてしまった可能性が高い場合の返信メールだ。
英語例文

I have spoken with our Packing department again who have confirmed that the 200 x IKE45 was definitely put inside the box as they remember packing the itmes in a careful way due to their fragile nature.

Please can we ask if it is possible to check the discarded polystyrene chips to see if you can find the small box?

日本語訳例文

梱包担当部署と再度話し合いましたが、200個のIKE45は確かに箱の中にいれたことを確認しました。担当者は敏感な製品のため、細心の注意を払って梱包したので覚えております。

捨ててしまったポリスチレンの梱包クッション材の中に小さな箱が入っていないか確認してもらえませんか?

 

数量不足の原因が判明した場合

英語例文
We are very sorry that we found the parts in our warehouse that should have been sent to you last week.
日本語訳例文
先週出荷されているはずの部品を弊社倉庫で発見してしまいました。誠に申し訳ございません。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

apologize for having sent you ~ ~を送ってしまい大変申し訳ございません

We would like to apologize for having sent you the wrong quantities of the item.
その商品において誤った数量を送ってしまい、大変申し訳ございません。

 

 

違う商品を送ってしまった場合

英語例文

We have to apologize for having delivered the incorrect item.

As I mentioned on the phone, we will dispatch the correct item within today.

We would appreciate it if you could send the wrong item back to us at by our FedEx account No. XXXXX.

We apologize again for the inconvenience this may have caused you.

日本語訳例文

異なる商品を配送してしまいましたことに、謝罪いたします。

お電話で言及しました通り、本日中に正しい商品を発送させていただきます。

もし可能でしたら、弊社FedExのアカウントNo. XXXXXにて、誤ってお届けした商品を返送いただけますと幸いです。

本件でご迷惑をおかけいたしましたことを重ねてお詫び申し上げます。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

send A back to us Aを返送する

return A A を返送する

 

 

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まとめ

商品不足や数量間違いというのは、実に多い。

売手側である営業側ならほぼ必ず経験することだろう。

自分のやった失敗ではないにしても、お客様との関わりを大事にするならしっかりと迅速にクレーム対応できるようになろう。

それができれば上級ビジネス英会話のマスター目前だよ。

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