納期遅延のクレームの英語での返信メール

真中 結
全然気づいていなかったのですが、、、サンフランシスコの〇〇社へ商品の納品が出来ていなかったようです・・・

北条 大和
それはまずいね。どうやって気付いたの?

真中 結
お客様から「届いてないんだけど」と言われてしまって・・・

真中 結
希望日に出荷できない場合の英語メールの例文で習った通りに英語メールを書けばよいでしょうか?

北条 大和
いや、顧客から判明した納期遅延は信用を失墜させるのに十分なほどダメなことだ。顧客からのクレームということなら、それ相応の対応をとらなければならないよ。

真中 結
そうなんですね・・・終わったかしら・・・

北条 大和
クレーム対応の仕方によっては逆に信頼を得ることができるチャンスでもあるんだ。納期遅延のクレームが届いてしまったときは、焦らずに次のような返信メールを意識して書くと信頼感がグッとアップするよ。

真中 結
ぜ、ぜひ教えてください!
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納期遅延のクレームがきた!英語での返信メールの書き方と例文

納期遅延のクレームがきた!英語での返信メールの書き方

  1. 配送遅延を謝罪する
  2. 遅延の理由と現在の注文品の状況を説明する
  3. 配送予定日を伝える
  4. 今後どのような対処をするのか説明する
  5. もう一度謝罪する

普段はメールだけでやり取りしていたとしても、電話で謝罪したりすると誠意が伝わりやすいのでおススメだよ。

△I am afraid that there has been a mistake by our shipping department.
恐縮ですが、出荷部署にて誤りがありました。

上の例文のように、他部署の原因をそのまま伝えるのもいいけど、営業としては、イマイチだよね。顧客側としては買ったあと納品して、ちゃんと使えるところまでサポートしてほしいもの。

売ったら終わりという感じに受け取られては顧客からの信頼は得られない。

そう考えると、たとえ直接的な遅延の原因が他部署であろうとも、営業が出荷日をフォローできていないわけだから、「営業担当者自身が今後どう対処してくれるのか」を説明してくれると、正直で誠実な印象を与えられるよ。

 

プラスで覚えておきたい英語フレーズ

 

  • We assure you that ~ ~をお約束いたします。
  • There has been a mistake 誤りがありました。
  • There has been a problem 問題がありました。

 

We assure you that this kind of mistake will not happen again.
このような間違いを二度と犯さないことをお約束いたします。

北条 大和
有効的な言葉だけど、約束するのだから、それなりの覚悟がないと使うべきではないね。

There has been a mistake by final inspection.
最終検査で謝りがありました。

We found that there has been a problem in transit.
輸送中にトラブルがあったことが判明しました。

 

 

納期遅延のクレームがきた!英語での返信メールの例文

英語例文

Title: Re: Delayed delivery: PO#047XXX

Dear 〇〇,

Since I called you about this delayed delivery but you were out of the office, I am writing to apologize for the delay in shipping.

We investigated this issue and found that there has been a mistake in our manufacturing department.

Your order will be shipped tomorrow and let you know about the tracking No. once available.

I will monitor your orders carefully in the future so that this kind of mistake would not happen again.

We apologize again for the delay and apprecaite your patience.

Best regards,
署名

日本語訳例文

件名:配送遅延について:PO#047XXX

〇〇様

この配送遅延についてお電話を差し上げましたが留守のようでしたので、遅延の件についてメールにて謝罪させていただきます。

この問題を調査しましたところ、製造部署にてミスがあったことが判明しました。

ご注文は明日出荷の予定をしており、追跡番号がわかり次第お知らせさせていただきます。

今後貴社のご注文に関して注意深く監視し、同じような誤りが起きないようにいたします。

再度遅延について謝罪いたしますとともに、ご辛抱いただいておりますことに感謝いたします。

署名

 

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まとめ

配送遅延は最も困ることの一つだよ。

どんなビジネスでもそうだけど、納期があるのは最終のエンドユーザーへその製品が使える日を伝えているからなんだ。

エンドユーザーまでの間のサプライチェーンのどこかが遅れると、その後の全てに不要な仕事が山ほど出てくるんだ。

つまり、接するお客様だけではなくその後ろに続く全ての人の迷惑になる。

そのことを考えると、いち早く対処する必要があるのは明白だね。

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