真中 結
海外サプライヤーへ「RoHSとREACHの証明書をください」と送ったら、対象品番も基準もない一枚だけ返ってきました。

北条 大和
「証明書」という名前だけで頼まず、対象品番・必要な文書・参照法令やリスト・基準日・回答期限を指定しよう。RoHSとREACHも分けて質問するのが大切だよ。

結論

RoHS資料の基本依頼は、Please provide a current RoHS compliance declaration covering the part numbers listed below.（以下の品番を対象とする最新のRoHS適合宣言書をご提供ください）です。

REACHは単に「certificate」とせず、Please declare whether any substance on the REACH Candidate List published on [date] is present above 0.1% w/w in any supplied article.（[日付]公表のREACH Candidate List掲載物質が、供給するいずれかの成形品に0.1% w/wを超えて含まれるか申告してください）のように、確認範囲を明示します。

この記事は英語メールの書き方を扱うもので、法律・規制適合上の助言ではありません。対象製品、企業の役割、販売地域、適用除外、濃度評価の単位、必要文書は案件ごとに異なります。最新の法令・Candidate Listと、自社の法務・品質保証・環境管理担当者の要求を確認してください。

RoHS・REACH資料の依頼フレーズ早見表

依頼内容英語確認のポイント
RoHS宣言Please provide a current RoHS compliance declaration.対象品番と適用範囲を付ける
適用除外Please identify any exemption relied upon.該当する場合の根拠を尋ねる
REACH SVHCPlease declare any Candidate List substance present above 0.1% w/w.リストの基準日を付ける
物質情報Please provide the substance name and concentration range.該当時の追加情報を指定
更新資料Please send a revised declaration covering the correct part numbers.不足箇所を列挙する

最初に整理する5項目

  1. 対象：製品名、品番、図面／BOMリビジョン、必要なら製造拠点
  2. 文書：RoHS適合宣言、REACH SVHC申告、材料宣言、試験報告書など
  3. 基準：適用法令、顧客仕様、REACH Candidate Listの公表日
  4. 記載事項：発行者、発行日、対象品番、署名または承認者、適用除外・該当物質情報
  5. 期限と用途：顧客提出、初回品承認、年次更新などの目的と回答希望日

欧州委員会のRoHS公式ページは、電気・電子機器における特定有害物質の使用を制限するEU規則としてRoHSを説明しています。一方、ECHAのCandidate Listに伴う義務の公式案内では、Candidate List物質を0.1% w/w超で含む成形品に関する情報伝達などが示されています。両者を一括して「同じ証明書」と扱わず、自社が必要とする回答項目を分けて依頼します。

「REACH certificate」だけでは回答がずれる理由

REACHは広い制度であり、製品について何を確認したいのかを書かずに REACH certificate とだけ依頼すると、会社独自の書式、登録番号の説明、SDS、SVHC非含有声明など、異なる文書が返ることがあります。

成形品のSVHC情報が目的なら、少なくとも次を指定します。

  • 参照するCandidate Listの公表日
  • 対象となる品番・リビジョン
  • Candidate List物質が各成形品に0.1% w/wを超えて存在するか
  • 該当する場合の物質名、CAS／EC番号、濃度範囲、対象部位、安全使用情報
  • 回答者名、会社名、発行日

Candidate Listは更新されるため、「REACH compliant forever」のような無期限の表現を期待せず、as of [date]（[日付]時点）で回答を求めます。0.1%の適用方法や法的義務の判定は、ECHAの最新ガイダンスと専門担当者に確認してください。

件名は文書・対象・期限がわかる形にする

  • Request for RoHS and REACH Declarations – Parts AX-101 to AX-105
    品番AX-101〜AX-105のRoHS・REACH申告書のお願い
  • RoHS Declaration Update Required by August 5
    8月5日までのRoHS宣言書更新のお願い
  • Clarification of REACH SVHC Statement – Part AX-103
    品番AX-103のREACH SVHC声明に関する確認

複数品番を依頼するときは、本文に長い一覧を貼るより、管理番号付きの表を添付し、メール本文にもファイル名とリビジョンを書きます。添付表現は英語メールで「添付しました」と伝える例文で確認できます。

場面別｜RoHS・REACH資料を依頼する英語メール全文

RoHS適合宣言書を依頼する

英語例文
Subject: Request for RoHS Declaration – AX Series

Dear Mr. Wong,

For our product compliance review, please provide a current RoHS compliance declaration covering the part numbers listed in the attached file, “AX_RoHS_Request_Rev2.xlsx.”

Please ensure that the declaration identifies the applicable EU directive, the covered part numbers, the issue date, and the issuing company. If any exemption is relied upon, please identify the relevant exemption and the affected part number.

Could you send the signed or otherwise authorised document by August 5?

Best regards,
Yui Manaka

件名：AXシリーズのRoHS宣言書のお願い

Wong様

製品適合性の確認のため、添付ファイル「AX_RoHS_Request_Rev2.xlsx」に記載した品番を対象とする、最新のRoHS適合宣言書をご提供ください。

宣言書には、適用されるEU指令、対象品番、発行日、発行会社を記載してください。適用除外を使用している場合は、該当する適用除外と対象品番も明記してください。

署名済み、または社内で正式に承認された文書を8月5日までにお送りいただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。
真中 結

signed or otherwise authorised とすることで、電子承認など相手の正式な発行方法も許容しています。署名が絶対条件なら、自社または顧客の書式要件を明記します。

REACH Candidate ListのSVHC情報を依頼する

英語例文
Subject: REACH SVHC Information Request – Parts AX-101 to AX-105

Dear Mr. Wong,

Please declare whether any substance on the REACH Candidate List published on [Candidate List publication date] is present above 0.1% w/w in any article supplied under part numbers AX-101 to AX-105.

If the answer is yes, please provide the substance name, CAS or EC number where available, concentration range, affected article or component, and sufficient information for safe use. If the answer is no, please issue a dated statement that clearly lists the covered part numbers.

Please base your response on the current product composition and return it by August 5.

Kind regards,
Yui Manaka

件名：品番AX-101〜AX-105のREACH SVHC情報依頼

Wong様

[Candidate List公表日]に公表されたREACH Candidate List掲載物質が、品番AX-101〜AX-105で供給されるいずれかの成形品に0.1% w/wを超えて含まれるかご申告ください。

該当する場合は、物質名、入手可能であればCASまたはEC番号、濃度範囲、該当する成形品または部品、安全に使用するための十分な情報をご提供ください。該当しない場合は、対象品番を明記した日付入りの声明書をご発行ください。

現行製品の組成に基づき、8月5日までにご回答をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。
真中 結

送信時は角括弧を残さず、実際に参照するCandidate Listの公表日へ置き換えます。顧客指定の調査ツールや回答様式がある場合は、その名称と版も加えます。

RoHSとREACHを一度に依頼する

英語例文
Subject: Compliance Documents Required for Customer Approval – AX-103

Dear Mr. Wong,

Our customer is reviewing part AX-103 for a new project. To complete the review, we need the following documents:

  1. A current RoHS compliance declaration covering AX-103, including any applicable exemption information; and
  2. A REACH SVHC statement for AX-103 referencing the Candidate List published on [date].

Please use the attached questionnaire, “AX103_Compliance_Request_Rev1.xlsx,” and do not combine AX-103 with products of a different material composition.

Could you return the completed questionnaire and supporting declarations by August 5? If that date is not feasible, please propose a firm response date.

Best regards,
Yui Manaka

件名：顧客承認に必要な適合資料—AX-103

Wong様

弊社顧客が新規案件向けに品番AX-103を評価しています。確認を完了するため、次の資料が必要です。

  1. AX-103を対象とし、該当する適用除外情報を含む最新のRoHS適合宣言書
  2. [日付]公表のCandidate Listを参照したAX-103のREACH SVHC声明書

添付の質問票「AX103_Compliance_Request_Rev1.xlsx」を使用し、材料構成が異なる製品をAX-103とまとめないでください。

記入済み質問票と裏付けとなる宣言書を8月5日までにご返送いただけますでしょうか。難しい場合は、確実な回答予定日をご提示ください。

よろしくお願いいたします。
真中 結

「顧客が急いでいる」だけでなく、必要資料を番号付きで示すと、相手が担当部署へ転送しやすくなります。期限までに回答できない場合の代替日も依頼しています。

届いた宣言書の不足を修正してもらう

英語例文
Subject: Revision Required – RoHS Declaration Dated July 18

Dear Mr. Wong,

Thank you for sending the RoHS declaration dated July 18.

Before we can accept it for our document review, please revise the following points:

  • Add part numbers AX-104 and AX-105 to the covered-product list.
  • Identify the issuing legal entity and the issue date on the declaration.
  • Confirm whether any exemption is used for AX-103. If none is used, please state that explicitly.

Please return the revised declaration as a new version rather than overwriting the July 18 file.

Kind regards,
Yui Manaka

件名：修正のお願い—7月18日付RoHS宣言書

Wong様

7月18日付のRoHS宣言書をお送りいただき、ありがとうございます。

弊社の文書確認で受領可能とするため、次の点を修正してください。

  • 対象製品一覧に品番AX-104とAX-105を追加する
  • 宣言書に発行法人と発行日を記載する
  • AX-103で適用除外を使用しているか確認し、使用していない場合もその旨を明記する

7月18日版へ上書きせず、新しい版として修正版をご返送ください。

よろしくお願いいたします。
真中 結

before we can accept it for our document review は、製品の法的適合を最終認定する意味ではなく、自社の文書確認に必要な修正だと限定する表現です。

依頼時に添付するとよい管理表

列記入例目的
Request IDENV-2026-041メールと回答をひも付ける
Part number / RevisionAX-103 / Rev. C旧仕様との混同を防ぐ
Requested documentRoHS declaration必要文書を明確にする
ReferenceCustomer Spec CS-18 Rev. 4顧客基準を特定する
Due date5 August 2026回答期限を日付で固定する
Supplier responseCompliant / Contains SVHC / N/A回答形式をそろえる

ファイル名にも品番・文書種別・日付または版を入れます。例：AX-103_REACH-SVHC_2026-07-20_v1.pdf。同じ名前で上書きすると、どのCandidate Listや製品構成に基づく回答か追えなくなります。

避けたい依頼文と改善例

避けたい文問題改善例
Please send RoHS certificate.対象品番、基準、必要事項がないPlease provide a current RoHS declaration covering AX-101 and AX-102.
Is it REACH compliant?REACHの何を確認するか不明Please declare Candidate List substances above 0.1% w/w as of [date].
Please confirm no chemicals.「化学物質ゼロ」は現実的な確認項目ではないPlease complete the attached substance questionnaire.
Send it ASAP.優先度と期限がわからないPlease return the documents by 5 August 2026.

送信前・受領後チェックリスト

  • 対象品番とリビジョンが依頼書・回答書の両方にある
  • RoHSとREACHで必要な回答を分けた
  • REACH Candidate Listの公表日を実日付へ置き換えた
  • 該当物質がある場合に必要な追加情報を指定した
  • 適用除外を使用する場合の記載を求めた
  • 発行会社、発行日、承認者が確認できる
  • 旧版を上書きせず、ファイル名と版を管理した
  • 自社担当者が最新法令と顧客要求への充足を別途判定した

よくある質問

Q. 試験報告書も必ず依頼すべきですか？

必ずとは限りません。製品リスク、顧客要求、社内基準、サプライヤー管理方法により必要資料は変わります。宣言書、材料データ、試験報告書のどれを受領条件とするか、品質保証・環境管理担当者に確認してください。

Q. 「non-use certificate」は自然ですか？

取引先との間で文書名として定義されていれば使えますが、一般語としては範囲が曖昧です。RoHS compliance declaration、REACH SVHC statement、material declaration など、必要な内容に対応する名称を使う方が明確です。

Q. 回答が遅いときはどう催促しますか？

依頼日、Request ID、対象品番、未受領の文書、必要日を再掲します。We are still waiting for the REACH SVHC statement for AX-103, requested on July 20. のように不足資料を一つずつ特定してください。一般的な追いかけ方は英語の催促・リマインドメールでも確認できます。

RoHS・REACH資料依頼メールのまとめ

  • 「証明書」だけでなく、対象品番・文書・基準・基準日・期限を指定する
  • RoHS適合宣言とREACH SVHC情報を別の確認項目として扱う
  • Candidate Listは公表日を明記し、該当時の物質情報も依頼する
  • 受領文書の品番、発行者、発行日、適用除外、版を確認する
  • 英語メールと法的適合性の判断を分け、最新公式情報で確認する

初めてのサプライヤーへ前提から問い合わせる場合は海外取引先への問い合わせ英語メール、丁寧さを調整する場合は英語の依頼表現31選も役立ちます。品質・調達メールを体系的に反復したい方は、ビジネス英語メールの珠玉の3冊も参考にしてください。