請求書の支払期日に間に合わないと分かった。でも、経理への確認が済んでおらず、取引先へ何と返信すればよいか迷っている。そんなときは、遅れる事実と、今確かに言える予定を分けて伝えます。
送金日を確認できているなら、We will be unable to meet the payment due date of October 8. We plan to initiate the bank transfer on October 13.（10月8日の支払期日に間に合わない見込みです。10月13日に銀行送金の手続きを行う予定です）と具体化できます。未確定なら無理に日付を約束せず、いつ次の状況を報告するかを書きます。
以下は、支払う側が送る作例です。請求書番号・金額・日付・理由は架空の設定なので、社内で確認した内容へ替えてください。すでに送金した場合は、送金完了を知らせる英語メールを使います。
メールを書く前に、請求書と予定を一枚に整理する
謝罪の言い方を探す前に、何の支払いが、どの段階で止まっているかを確かめます。予定が決まっていない項目は「未確定」と残して、メールで確定事項にしないようにします。
| 確認する項目 | 作例 | 書く前の確認 |
|---|---|---|
| 請求書番号 | INV-2048 | 督促メールの番号と同じか |
| 通貨と未払額 | USD 8,000 | 一部支払済みなら残額はいくらか |
| 元の支払期日 | October 8, 2026 | 請求書・合意内容にある日付か |
| 確認できた理由 | 社内承認が予定より遅れている | 推測で銀行や相手のせいにしていないか |
| 新しい送金手続予定日 | October 13, 2026 | 実行を担当する経理部門に確認したか |
| 未確定の場合の次回連絡 | October 9, 3:00 p.m. JST | 状況を報告できる時刻か |
この例のinitiate the bank transferは、銀行送金の手続きを始めることです。相手口座への着金日まで確認した表現ではありません。相手が必要としているのが着金日なら、その点も区別して確認してください。
期日前に分かったら、遅れる見込みと送金日を知らせる
次は10月6日に、10月8日の期日へ間に合わないと分かり、経理から10月13日の送金手続予定を確認できた場面です。相手への連絡前に、理由と予定の両方を確認している設定です。
Dear [相手の名前],
I am writing about invoice INV-2048 for USD 8,000, due on October 8, 2026. We will be unable to meet this due date because our internal approval process has taken longer than expected.
We apologize for the delay. Our finance team has confirmed that we plan to initiate the bank transfer on October 13, 2026. This is the planned transfer date, not a confirmed date of receipt in your account.
Could you please confirm whether this revised schedule is acceptable? We will send you the remittance advice once the transfer has been made.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
2026年10月8日支払期日の請求書INV-2048（8,000米ドル）についてご連絡いたします。社内承認に想定以上の時間がかかっており、この期日に間に合わない見込みです。
遅延についてお詫び申し上げます。経理部門に確認したところ、2026年10月13日に銀行送金の手続きを行う予定です。これは送金手続の予定日であり、貴社口座への着金日を確約するものではありません。
この変更後の日程で差し支えないか、ご確認いただけますでしょうか。送金を行いましたら、送金明細をお送りいたします。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
has taken longer than expectedは「想定より時間がかかっている」です。具体的な原因をまだ確認できていないのに、便利な理由として使わないでください。長い経緯を書くより、確認済みの理由を一文に絞ります。
最後の質問は、相手へ変更後の日程を確認するためのものです。社内で予定が決まったことと、取引先がその変更を承諾したことは分けて書きます。相手から別の条件が示されたら、社内で対応できるかを確認して返答します。
督促への返信は、未払いの状態を認めて予定を返す
期日を過ぎて督促が届いた場合も、請求書を特定し、現状と次の予定を伝えます。次は10月9日に返信する設定です。件名は受信したものを残して、同じやり取りの中で返せます。
Dear [相手の名前],
Thank you for your reminder. We confirm that invoice INV-2048 for USD 8,000, due on October 8, 2026, remains unpaid. We apologize for missing the due date.
The internal approval has now been completed, and our finance team plans to initiate the bank transfer on October 13, 2026. We will send you the remittance advice after the transfer has been made.
Please let us know whether you can accept this revised schedule. We apologize for the inconvenience this has caused.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
ご連絡ありがとうございます。2026年10月8日支払期日の請求書INV-2048（8,000米ドル）が未払いであることを確認いたしました。期日までにお支払いできず、申し訳ございません。
現在は社内承認が完了しており、経理部門では2026年10月13日に銀行送金の手続きを行う予定です。送金後に送金明細をお送りいたします。
この変更後の日程をご了承いただけるか、お知らせいただけますでしょうか。ご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
ここでは「承認済み」と「送金済み」を分けています。社内承認が下りただけの段階でThe payment has been made.（支払いを行いました）と書かないようにします。相手がまだ入金を確認できない場合にも、手続の現在地が伝わります。
まだ送金日が決まらない場合
「明日にはたぶん」と見込みを確定日へ変えるより、未確定であることと次に報告する日時を示します。次の短文は、上のメールの送金予定を述べる段落に代えて使えます。
約束したのは、その時刻までの状況報告です。支払日の確定や送金完了を約束した文ではありません。報告時刻になっても未確定なら、そのままの状況と次の確認予定を返します。この作例の日時は、送信時点から実行できる未来の日時へ替えてください。
一部先払いは、残額と日程まで示して提案する
全額を期日までに用意できず、一部の支払いを提案したい場合は、社内で実行できる金額と日付を確認してから書きます。次は、未払総額10,000米ドルを4,000米ドルと6,000米ドルに分けたい別の請求書の例です。
Dear [相手の名前],
We are writing about invoice INV-2052 for USD 10,000, due on October 8, 2026. Due to a delay in our internal funding arrangements, we will be unable to pay the full amount by the due date. We apologize for this situation.
We would like to propose the following bank transfer schedule:
• USD 4,000 on October 8, 2026
• The remaining USD 6,000 on October 15, 2026
Our finance team has confirmed that we can make these transfers on the proposed dates. These are transfer dates, not confirmed dates of receipt in your account.
Please let us know whether you can accept this proposal. We understand that it has not yet been agreed. If it is acceptable, we will send you the remittance advice after each transfer.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
2026年10月8日支払期日の請求書INV-2052（10,000米ドル）についてご連絡いたします。社内の資金手配が遅れており、期日までに全額をお支払いできない見込みです。この状況についてお詫び申し上げます。
以下の日程での銀行送金をご提案いたします。
・2026年10月8日：4,000米ドル
・2026年10月15日：残額6,000米ドル
提案した日付に送金できることは、経理部門へ確認済みです。これらは送金手続の日付であり、貴社口座への着金日を確約するものではありません。
この提案をご了承いただけるか、お知らせいただけますでしょうか。まだ合意されていないことは承知しております。ご了承いただける場合は、各送金後に明細をお送りいたします。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
the remaining USD 6,000と書くことで、二回目が残額だと分かります。a partial payment（一部支払い）だけで終わらせず、未払総額・今回分・残額がつながるようにします。
資金手配の遅れも、この作例の設定です。相手に説明する理由は事実に合わせ、必要な社内確認を済ませます。このメールは支払方法の提案であり、延滞金・契約上の扱い・残額の免除まで合意した文にはしていません。そうした条件が話題に出た場合は、担当者の判断で承諾を書き足さず、社内の確認先へ回してください。
送る前に、曖昧な予定と完了形を直す
| 書きかけの表現 | 伝わらない点・取り違え | 確認した状態に合わせた文 |
|---|---|---|
| We will pay as soon as possible. | 相手が見込める日付がない | We plan to initiate the transfer on October 13. |
| The payment has been made. | 実際は社内承認だけ終わっている | The internal approval has been completed. The transfer has not yet been made. |
| We will pay part of it first. | 金額と残額の予定が分からない | 一回目の金額・送金日と、残額・送金日を分けて書く |
| Thank you for agreeing to the extension. | 相手はまだ延長を承諾していない | Could you please confirm whether this revised schedule is acceptable? |
最後に、請求書番号、通貨と金額、元の期日、送金予定日または次回連絡時刻の四つを読み合わせます。謝罪を重ねるより、相手が経理処理や社内報告に使える情報を、確認できた範囲で渡すことを目指してください。
支払う側の連絡と、受け取る側の督促は文の立場が逆になります。請求する側の表現が必要なら、支払いを催促する英語メールで確認できます。