「サンプルは有償です」と案内されたら、購入する意思を示し、数量と単価、送料を含めた支払額を揃えます。まずは次の一文から返せます。
この記事では、有償サンプルの提案を受けた買い手の返信を扱います。単価への承諾、書類の依頼、将来の量産発注に充当できるかの確認、送料が確定した後の返信を、順に作ります。金額・型番・条件はすべて作例です。
サンプル代を承諾し、支払い前に見積もりの内訳を依頼する
売り手から「1個50米ドル、送料別」と案内され、2個を評価用に購入したい場面です。サンプル本体は合計100米ドルですが、まだ支払い総額は決まっていません。単価を承諾する文と、残る確認事項を分けて書きます。
Dear [相手の名前],
Thank you for your quotation. We would like to purchase two sample units of Model SP-10 at USD 50 per unit for evaluation.
Could you send us a pro forma invoice showing the sample cost, shipping cost, and total amount payable? Please also include the payment terms and method, and let us know the expected shipment date after payment.
Our delivery address is as follows:
[Delivery address]
We will review the total amount and payment details before arranging payment.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
お見積もりをありがとうございます。評価用として、Model SP-10のサンプルを1個50米ドルで2個購入したいと考えております。
サンプル代、送料、支払い総額を記載したプロフォーマインボイスをお送りいただけますでしょうか。支払条件と支払方法もご記載いただき、支払い後の出荷予定日をお知らせください。
送付先住所は以下のとおりです。
[送付先住所]
支払いの手配前に、総額と支払いに関する詳細を確認いたします。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
pro forma invoice（プロフォーマインボイス）は、取引の初期に見積もりを示すために使われる書類です。数量や価格などの取引内容が記載されます。米国商務省の貿易書類ガイドでも、その用途が説明されています。
すでに書類を受け取っているなら、もう一度送付を頼む必要はありません。不明な送料や支払条件だけを尋ねます。[Delivery address]は実際の送付先に差し替え、配送に必要な受取人・連絡先も、相手が求める形式で伝えてください。
for evaluationは、評価用という購入目的です。この一文で、評価後の量産発注まで約束しているわけではありません。まだサンプルを提供できるか尋ねる段階なら、試験用・評価用サンプルを依頼する英語メールを参照してください。
量産時の相殺は、金額と適用条件を質問する
サンプル代を次の量産注文の代金から差し引いてもらいたい場合は、credit the sample cost against…が使えます。ただし、売り手が認めるかは確認が必要です。送料も相殺される、どの注文でも対象になる、と先に決めないようにします。
Dear [相手の名前],
Before we arrange payment for the samples, could you confirm whether the USD 100 sample cost can be credited against our first production order for Model SP-10?
If so, please let us know whether there is a minimum order quantity or a deadline for using the credit. Please also confirm whether shipping is excluded from the credit.
Any production order would depend on the evaluation results. We are not committing to a production order at this stage.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
サンプル代の支払いを手配する前に、サンプル代100米ドルを、Model SP-10の初回量産注文の代金から差し引いていただけるか、ご確認いただけますでしょうか。
可能な場合、相殺の適用に最低注文数量や期限があるかをお知らせください。また、送料は相殺の対象外かもご確認ください。
量産注文を行うかは、評価結果によります。現段階で量産注文をお約束するものではありません。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
最後の段落は、量産の約束と受け取られたくない場面で使います。すでに量産発注を決めている取引に、そのまま残す文ではありません。また、相殺がサンプル購入の必須条件なら、その点を先に伝えてから購入手続きを進めます。
ここで尋ねている最低数量は、相殺を受けられる条件です。数量を下げてもらう交渉までは、このメールに詰め込んでいません。
売り手の回答を、今回払う額と将来差し引かれる額に分ける
次は、相手から送料と相殺条件が返ってきた作例です。書類にも同じ内容が記載されているものとします。ここに出てくる100個・6か月は、一般的な条件ではなく、このメール内だけの設定です。
We can credit USD 100 against your first production order for Model SP-10 if you order at least 100 units within six months of the sample invoice date. Shipping costs are not eligible for the credit.
サンプルの請求書発行日から6か月以内に、Model SP-10を100個以上ご発注いただいた場合、初回量産注文の代金から100米ドルを差し引くことができます。送料は相殺の対象外です。
この回答では、今回払うのは130米ドル、条件を満たした将来の注文で差し引かれるのは100米ドルです。今すぐ100米ドルを差し引いて、送料の30米ドルだけ払う、という意味ではありません。
| 確認する数字 | この作例での内容 |
|---|---|
| サンプル代 | 2個 × 50米ドル ＝ 100米ドル |
| 送料 | 30米ドル。相殺対象外 |
| 今回の支払い | 合計130米ドル。銀行振込で前払い |
| 将来の相殺額 | 100米ドル。初回量産注文に適用 |
| 相殺の条件 | 同じ型番を100個以上。サンプルの請求書発行日から6か月以内 |
| サンプル出荷 | 入金確認後5営業日以内の予定 |
期限は「6か月」だけでなく、何の日付から数えるかも読みます。また、出荷予定と到着予定は別です。評価を始めたい日が決まっているなら、その日までに受け取れるかを追加で確認してください。
送料と条件を確認できたら、今回の支払額を明記して返す
前の回答に納得し、プロフォーマインボイスの金額・支払条件・振込先を確認できた後の返信です。この段階ではまだ振り込んでいないため、「支払いました」ではなく「手配します」と書きます。
Dear [相手の名前],
Thank you for the pro forma invoice and for confirming the terms.
We confirm that we will cover the USD 100 sample cost and the USD 30 shipping cost. We will arrange payment of USD 130 in advance by bank transfer, using the payment details we have verified.
We understand that the USD 100 credit will apply only if our first production order for Model SP-10 is for at least 100 units and is placed within six months of the sample invoice date. We also understand that shipping is excluded from the credit.
Please ship the samples to the delivery address we provided and send us the tracking number once they have been dispatched.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
プロフォーマインボイスの送付と、条件のご確認をありがとうございます。
サンプル代100米ドルと送料30米ドルを弊社で負担することを確認いたします。確認済みの振込先情報に従い、130米ドルの前払いを銀行振込で手配いたします。
100米ドルの相殺は、Model SP-10の初回量産注文が100個以上で、サンプルの請求書発行日から6か月以内に行われた場合にのみ適用されると理解しております。また、送料は相殺の対象外であると理解しております。
お伝えした送付先へサンプルを出荷いただき、発送後に追跡番号をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
cover the shipping costは「送料を負担する」という意味です。この作例では、売り手へサンプル代と一緒に送料を払います。自社の配送会社アカウントへ直接請求する手配とは異なるので、その方法を使う場合は相手に対応可否を確認し、支払い総額も書き換えます。
once they have been dispatchedは「発送された後に」です。支払い前から追跡番号があることを前提にせず、発送後の連絡を頼んでいます。
送信前に、6項目を実際の条件へ差し替える
メールの型を使うときは、英文と手元の見積もりを並べ、次の項目を読み合わせます。特に、前の取引の送料や相殺期限を残さないようにしてください。
- 型番・数量・単価：欲しい仕様と個数になっているか。単価を合計額と読み違えていないか。
- 送料と総額：誰が誰へ払う送料か。売り手へ支払う合計額が内訳と合うか。
- 支払条件・方法：前払いか、いつまでに払うか。確認が済んでいない段階で「手配する」と書いていないか。
- 相殺条件：対象額、対象製品、注文数量、期限の起点を確認できたか。今回の請求から勝手に差し引いていないか。
- 出荷時期と送付先：出荷日の起点は注文か入金か。住所と受取人は正しいか。
- 量産発注の扱い：評価結果がまだ出ていないのに、本発注を約束する文が残っていないか。
相手が相殺を認めなかった場合も、サンプルを購入するかは別に判断できます。購入を続けるなら相殺の確認文を外し、今回の金額と条件に絞って返します。売り手として有償の条件を提示する文面が必要なら、サンプル送付を案内する英語メールで確認できます。