真中 結
海外の仕入先から実際に会って打合せをしたいというアポイントの連絡がありました！嬉しいけどなんだか不安・・・
北条 大和
でも、提案のあった日付は予定がいっぱいだね。
真中 結
そうなんです。替わりの候補日を上げて、日程調整したいのですが、英語の返信メールを教えてもらえませんか？
北条 大和
いいよ、ではアポイントの日程調整をするときの英語メール返信の書き方と例文を紹介しよう。
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アポイントの候補日をあげて日程調整する場合の返事の書き方
- メールの受領のお礼をする
- 提案された日を理由を述べて断る
- 都合のよい代替日時を提示する
リスケジュールが必要なときは、まずはメールをくれたことは提案してくれたことに感謝を示して、希望日に応じられない旨をはっきり伝えることが重要だね。理由が言えるとなお丁寧だね。
その話に興味があるのであれば面会できるように、別の日時と場所をこちらから具体的に提案しよう。
その先に使える次の英語フレーズを紹介するよ。
- 承諾する場合の英語フレーズ
- 断る場合の英語フレーズ
- 代替案を提示する英語フレーズ
では、それぞれ詳しくみてみよう。
承諾する場合の英語フレーズ
- 日時 sounds fine with me.(good to me.) 日時で大丈夫です。
- 日時 works for me. 日時で問題ありません。
- I would be delighted to meet with you on 日時 日時に、喜んでお会いします。
- I will be available on 日時 日時ですと都合が良いです。
承諾するときの英語例文
July 5 at 10 a.m. sounds good to me.
7月5日午前10時が都合が良いです。
I would be delighted to meet with you on July 5 at 10 a.m.
7月5日午前10時に、喜んでお会いします。
北条 大和
delightedは他にもpleasedやgladでもいいね。
I will be available on July 5 at 10a.m.
7月5日午前10時ですと都合が良いです。
Both Thursday and Friday mroning work for me.
木曜の午前と金曜の午前のどちらでも問題ありません。
断る場合の英語フレーズ
- Unfortunately, ~ 残念なことに、
- To my regret, ~ 残念ながら、
- I am afraid that ~ 恐縮ですが、
- I will be away on business. 出張に出る予定です。
- I will be fully occupied. 手一杯の予定です。
- I won't be available due to other appointments. 他にアポがあるので都合がつかないです。
- I have to attend a conference on that day. その日は会議に出なければなりません。
- My schedule is fully booked. スケジュールが埋まっております。
- My schedule is full on that day. その日は予定がいっぱいです。
- I won't be available due to some urgent work. 急ぎの仕事があって都合がつかないです。
断るときの英語例文
Unfortunately, I will be out of office that day.
あいにく
To my regret, I will be away on business next week.
残念ながら、来週は出張に出る予定です。
I am afraid that my schedule is full on that day.
恐縮ですが、その日は予定がいっぱいです。
代替候補日を提示する英語フレーズ
- ~, but (I) will be back the following week. ～ですが、その翌週には戻ります。
- ~, however (I) will be available later in August. ～ですが、8月後半には都合がつきます。
代替候補日の英語例文
I will be away on business, but will be back in three weeks.
その日は出張しておりますが、3週間後には戻ります。
To my regret, my schedule is fully booked in July, however I will be available later in September.
残念ですが、7月中は予定が詰まっておりますが、9月後半には都合がつきます。
アポイントの候補日をあげて日程調整する場合の返事の例文
英語例文
Subject: RE: SS project meeting
Dear 〇〇,
Thank you for your email dated June 1.
I am afraid that I am unable to meet with you on July 23, because I will be fully occupied on that day.
Would it be possible for you to come to our office at 11 a.m. on July 25?
I would be delighted to talk with you then about the SS Project.
I look forward to your prompt reply.
Best regards,
日本語訳例文
件名：SSプロジェクトの打合せについて
〇〇様
6月1日付のメールをありがとうございます。
7月23日はスケジュールが詰まっておりますので、残念ながら難しいです。
7月25日の午前11時にオフィスまでお越しいただけますでしょうか。
その時に喜んでSSプロジェクトの件の話し合いをさせていただければと存じます。
お返事をお待ちしております。
署名
まとめ
上を読んでもらえれば、アポイントの候補日をあげて日程調整する場合の返事の書き方はもう完璧のはずだね。
たくさんフレーズを紹介しているので、自分の中で腑に落ちるまで何度も読み返してみると、血肉になって自然と使えるようになるよ。