今日からメール中心で海外の仕入れ先とのやり取りをしてもらうね！
って言われても・・・ぎゃー！とうすればいいの？
ビジネス英文メールっていざ書こうと思うと、いったい何から手をつけて良いか全然わからない・・・
先輩、ビジネスで使う英文メールってどうやって勉強すればいいですか？
そうだね、ビジネス英語メールの基本マナーを理解した後は、ビジネス英文メールがどんなものなのかを知るといいよ。
具体的には、実際のビジネス英文メールの基本構造を知ると最も効率的に理解を深めることができるよ。
まずはビジネスで使う英文メールの基本的な構造がどんな感じか説明しよう。
ビジネス英文メールの基本構造
完成度の高い英文メールは、次の項目が含まれているよ。
- 件名（Subject Line）
- 敬辞（Salutation）
- 挨拶文（Greeting/Brief Pleasantry）
- 本文（Purpose）
- 参考情報（Additional Information）
- お願い（Call to Action）
- 結び（Closing Message ）
- 署名（Sign-off & Signature）
うわ～項目が多い・・・
たしかに、一見すると多く思えるけど、安心して大丈夫だ。
日常的にやり取りするビジネスのメールでは、すべての要素が毎回必要となるわけではないんだ。
シンプルにまとめると、次の4項目に分かれる。
- 件名（タイトル）
- 書き出し（イントロダクション）
- 本文（ボディメッセージ）
- 結び（締め、クロージング）
あ、これならなんとかなりそう！
本文以外の「件名、書き出し、結び」は簡単にパターン化できる。
ビジネス英文メールの「件名、書き出し、結び」さえマスターすることができれば、英文メールの基本構造を十分理解できたことになるよ。
本文については、実際の業務に応じて説明していくね。
まとめ
ビジネス英文メールの基本構造は次のようになる。
- 件名（Subject Line）
- 書き出し
- 敬辞（Salutation）
- 挨拶文（Greeting/Brief Pleasantry）
- ボディメッセージ
- 本文（Purpose）
- 参考情報（Additional Information）
- お願い（Call to Action）
- 締め（結び）
- クロージング（Closing Message ）
- 署名（Sign-off & Signature）
ただし、毎回全部の要素が必要なわけではないんだ。
基本構造としては、
- 件名（タイトル）
- 書き出し（イントロダクション）
- 本文（ボディメッセージ）
- 結び（クロージング）
この４つで成り立っているんだということを理解すればOKだよ。