さて、ビジネス英語メールの件名もしっかり学んだし、そろそろメール本文の方も書き出してみるか！
日本語から考えてみると・・・
〇〇株式会社
××事業部グローバル調達課課長
〇〇様
という感じで、担当者様の前に「会社名・所属部署・役職」を書くから・・・
あれ？・・・英文メールの書き出しに宛先の「会社名・所属部署・役職」を書く場合ってどの順番で書くんだろう？というかそもそもいるのかな・・・
先輩おしえてください！
じゃあ今日はビジネス英語メールの書き出しの一番始め部分について話をしよう。
英語メールの書き出しに会社名・所属部署・役職は必要？
結論からいうと、
ビジネス英語メールにおいて相手の「会社名・所属部署・役職」は基本的には書かないんだ。
文頭は、いきなり宛先の担当者の名前から書き出しするのが最も一般的だよ。
え！そうなんですか！それってすごくシンプルですね。
でも、先ほど部長から渡された情報は、会社名と連絡先しかわからないんですよね・・・
新規の取引先でいきなりメールする場合は？
- インターネットで見つけた会社に問い合わせしたい
- 関連会社を通じて会社名と連絡先だけを入手したけど、連絡を取りたい
- 担当者不明だけど、会社名だけはわかる
営業や調達・購買担当者ならこのように「情報が不足しているが連絡を取る必要がある」という経験をする人も多いだろう。
担当者不明の場合の英語メールを参考にしてみるとわかりやすい。
どうしても会社名を宛名部分で書きたい場合
日本語メール場合、2つの方法があるよ。
To 会社名
次のようにTo 会社名という形で書くといい。
To 〇〇 Company
Dear Sir/Madam,
繰り返すようだが、「To 会社名」部分はなくても全く失礼に当たらない。
だからなくてもOKだよ。
日本語と逆の順番で宛名を書く。
これは、英文レターと同じ形式だよ。実際にメールで見る機会はほぼないと言えるので、参考まで。
日本語は普通次のような順番で書くよね。
○○株式会社・・・（会社名）
資材調達部長・・・（役職）
〇〇様・・・（担当者名）
という順番で書くよね。
英語はその逆の順番だよ。つまり、
〇〇様・・・（担当者名）
資材調達部長・・・（役職）
○○株式会社・・・（会社名）
の順番で書けばいい。例えば、
To:
Sarah Howkins
Sales Manager
XXX Company
Dear Ms. Howkins,
もう一度繰り返すけど、英文レターではこのように書くことは普通だけど、実際のビジネスメールでこの書き方をしているメールは見かけない。
まとめ
ビジネス英語メールでは、書き出し部分で日本語のメールのように「会社名・所属部署・役職」を文頭に書く必要はない。
担当者名がわからなかったり、担当者の立場や所属部署がわからなくても、連絡可能だ。
日本国内でのメールみたいに、
「担当者の名前はわかるけど、所属部署や役職がわからない・・・名刺を探さないと・・・」
みたいなことは全く不要なんだ。
あ、それ助かりますね！