アポイントの急なキャンセル|お詫びの英語メールの書き方と例文

B!

真中 結
先輩、実は大クレームが発生してしまいまして、至急対応しないといけなくなったのですが、実はS社から打ち合わせの予定が入っていまして・・・

北条 大和
アポイントをキャンセルしないといけないってことだね。

真中 結
そうなんです。アポイントを急にキャンセルする場合に、角の立たないような英語メールの書き方を教えてもらえませんか?

北条 大和
いいよ。急なアポイントのキャンセルは、謝るしかないんだけど、いつくか守りたいポイントがあるから例文も合わせて解説するね。
スポンサーリンク

アポイントの急なキャンセル|お詫びの英語メールの書き方

押さえておきたいポイント

  1. 約束の日に会えない理由を説明し、謝罪する
  2. 変更日を提案する
  3. 相手の都合に合わせる旨を記す
  4. 相手先の理解に感謝を述べ、再度謝罪する

一番良いのは、「キャンセルの連絡」としないこと

一度取り決めたアポイントのキャンセルの連絡というと、どうしても角が立ってしまう。

相手のスケジュールの段取りにも多大な影響を及ぼすため、体調不良といった仕方のない事情を理解はできるけれども、残念な気持ちがぬぐい切れないという思いをさせてしまう。

そこでおススメなのが、「キャンセル」に焦点を当てないこと。方法としてはほぼ一つしかなく、「打ち合わせ日の変更」という連絡にして、他の代替日を提示して埋め合わせをすることだ。

日付変更が相手にとって受け入れられない場合は、そのときに合意の上でキャンセルの話になる流れだ。

決定したアポの日をキャンセルすると伝える英語フレーズ

  • I am very sorry to tell you that~  大変残念なお知らせですが、~
  • I regret to tell you that~  大変残念ながら、~
  • I apologize for the inconvenience, but~  ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、

北条 大和
*regretのあとは、to 動詞の原形にするのがポイントだよ。 regretの後に~ing形をもってくると「~したことに後悔する」という意味になる。「regret telling you that」なら、「~と言ったことを後悔する」という全然違う意味になるから、注意しよう。

 

プラスで覚えておきたい英語例文

 

I apologize for the inconvenience, but I have to cancel the meeting dated on July 8.
ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、7月8日の会議をキャンセルしなければなりません。

I regret to inform you that we have no choice but to reschedule the meeting date.
大変残念なお知らせですが、打ち合わせの日を変更しなければなりません。

 

 

打ち合わせの日を変更するときの英語フレーズ

  • for another day 別の日に
  • to a later date より遅い日に
  • for (to) 日付 日付に
  • reschedule our meeting 打ち合わせの日を変更する
  • adjust my schedule to accommodate yorus 予定をあなたの都合に調整する
  • at your convenience あなたの都合が良いときに

 

プラスで覚えておきたい英語例文

 

Could you reschedule our meeting for another day?
打ち合わせを別の日に変更していただけますでしょうか?

I will adjust my schedule to accommodate yorus.
貴殿の予定に合わせます。

I would like to meet with you at your convenience.
ご都合のよいときにお会いしたいです。

 

 

スポンサーリンク

アポイントの急なキャンセル|お詫びの英語メールの例文

上でも説明した通り、アポイントのキャンセルは、「キャンセル」に焦点をおかずに、「日程変更」に焦点を置くようにしよう。

英語例文

Subject: Change of meeting date

Dear 〇〇,

I am very sorry to tell you that I will be unable to meet with you on July 25 due to unavoidable business commitments.

I tried to contact you by phone to apologize for this, but you were out of office.

Would it be possible to reschedule our meeting for July 30?

I am available all day long on July 30.

If July 30 is inconvenient for you, could you let us know a date and time convenient for you?

I will adjust my schedule to accommodate yours.

Thank you for your kind understanding, and I apologize again for the inconvenience.

Best regards,
署名

日本語訳例文

日本語訳

件名:ミーティングの日程変更

大変申し訳ありませんが、7/25はやむを得ない仕事のためお会いできなくなりました。

この件について謝罪のためお電話差し上げましたが、ご不在でした。

ミーティングを7/30へ変更いただくことは可能でしょうか。

7/30ですと1日中大丈夫です。

7/30がご都合悪い場合、何日の何時がよろしいかお知らせいただけますでしょうか。

貴殿の予定に合わせてスケジュールを調整させていただきます。

ご理解を感謝申し上げますとともに、ご迷惑をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。

署名

まとめ

急なアポイントのキャンセルは、極力ないことが望ましい。

けれども、ビジネスをしていれば1度や2度は経験すること。

そんなに申し訳ない気持ちに苦しく必要はなく、予定調整の話を持ち掛けて気持ちを切り替えよう。

英語上達のために、スキマ時間を上手に利用しよう!

時間がない人でも英語力を着実にあげている人とそうでない人の差が何か?

それは、スキマ時間を上手に使っているかどうかの違いです。

具体的には、以下のサービスがとりわけ英語学習に利用されています。

スポンサーリンク

オンライン英会話

現状おすすめできるのはDMM英会話です。

「話す」「聞く」を鍛えたい人は「話す」「聞く」を実践するしか方法がありません。

なぜならアウトプットはアウトプットでしか回路ができないように、脳がそうなっているからです。

POINT

・オンラインなので移動が不要
・毎日好きな時間にレッスンが受けられる
・格安!!

 

他にもおすすめポイントはありますが、これぞスキマ時間を活用するのに最適!という条件が揃っています。

DMM英会話の体験談。約3年レッスンを受け続けて良いこと悪いことを説明している記事があるのでぜひ参考にしてみてください。

解約もポチポチとクリックするだけでできます。

今なら無料でレッスンも受けられるので、試してみましょう。


>>>【DMM英会話】の無料体験レッスンはこちら

スポンサーリンク

楽天マガジン

あまり知られていませんが、楽天マガジンも英語学習者にとってとても良いサービスです。

英語学習者が楽天マガジンを効果的に使用する方法を説明している記事があるのでぜひ参考にしてみてください。

POINT

・いつでも何冊でも読める
・英語学習以外にも使えて損することがない
・格安!!

 

安ければいいというわけではありませんが、継続するためには現実的に価格が良心的であるということは、無視できる条件ではありません。

イングリッシュジャーナルが読めるのがとても大きいです。かつ海外雑誌までたくさんあります。

日本の雑誌はもちろん週刊誌、ファッション、スポート、ガジェット、ライフスタイルなど、なんでもあります。

無料期間もあるし解約もスパッとできるのでまずは試してみましょう。

Gabaマンツーマン英会話

Gaba英会話は、本気度が高い人にしかおすすめできません。

詳しくは、Gaba英会話の講師について|1年通って分かった良いこと悪いことで説明しています。

おすすめポイントとしては、

POINT

・講師がとにかく良質
・確実に成長できるようにカリキュラムがしっかりしている
・授業だけではない、サポートも素晴らしい

 

授業料はオンライン英会話などに比べれば高いですし、物理的に移動しないといけないので通える場所も限られます。

ただ、対面で、高いお金を払って、充実したサポートがあり、マンツーマンで良質な英会話のレッスンを受けるということをして、サボることができるでしょうか?

成長しないことがあるでしょうか?

そのように感じるほど、確実に成長したい人におすすめのサービスがGabaマンツーマン英会話です。

今ならお試しコースもあるので、一度試してみてはいかがでしょうか。

最新の記事はこちらから