真中 結
先輩、実は大クレームが発生してしまいまして、至急対応しないといけなくなったのですが、実はS社から打ち合わせの予定が入っていまして・・・
北条 大和
アポイントをキャンセルしないといけないってことだね。
真中 結
そうなんです。アポイントを急にキャンセルする場合に、角の立たないような英語メールの書き方を教えてもらえませんか？
北条 大和
いいよ。急なアポイントのキャンセルは、謝るしかないんだけど、いつくか守りたいポイントがあるから例文も合わせて解説するね。
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アポイントの急なキャンセル｜お詫びの英語メールの書き方
押さえておきたいポイント
- 約束の日に会えない理由を説明し、謝罪する
- 変更日を提案する
- 相手の都合に合わせる旨を記す
- 相手先の理解に感謝を述べ、再度謝罪する
一番良いのは、「キャンセルの連絡」としないこと
一度取り決めたアポイントのキャンセルの連絡というと、どうしても角が立ってしまう。
相手のスケジュールの段取りにも多大な影響を及ぼすため、体調不良といった仕方のない事情を理解はできるけれども、残念な気持ちがぬぐい切れないという思いをさせてしまう。
そこでおススメなのが、「キャンセル」に焦点を当てないこと。方法としてはほぼ一つしかなく、「打ち合わせ日の変更」という連絡にして、他の代替日を提示して埋め合わせをすることだ。
日付変更が相手にとって受け入れられない場合は、そのときに合意の上でキャンセルの話になる流れだ。
決定したアポの日をキャンセルすると伝える英語フレーズ
- I am very sorry to tell you that~ 大変残念なお知らせですが、～
- I regret to tell you that~ 大変残念ながら、～
- I apologize for the inconvenience, but~ ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、
北条 大和
*regretのあとは、to 動詞の原形にするのがポイントだよ。 regretの後に~ing形をもってくると「～したことに後悔する」という意味になる。「regret telling you that」なら、「～と言ったことを後悔する」という全然違う意味になるから、注意しよう。
プラスで覚えておきたい英語例文
I apologize for the inconvenience, but I have to cancel the meeting dated on July 8.
ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、7月8日の会議をキャンセルしなければなりません。
I regret to inform you that we have no choice but to reschedule the meeting date.
大変残念なお知らせですが、打ち合わせの日を変更しなければなりません。
打ち合わせの日を変更するときの英語フレーズ
- for another day 別の日に
- to a later date より遅い日に
- for (to) 日付 日付に
- reschedule our meeting 打ち合わせの日を変更する
- adjust my schedule to accommodate yorus 予定をあなたの都合に調整する
- at your convenience あなたの都合が良いときに
プラスで覚えておきたい英語例文
Could you reschedule our meeting for another day?
打ち合わせを別の日に変更していただけますでしょうか？
I will adjust my schedule to accommodate yorus.
貴殿の予定に合わせます。
I would like to meet with you at your convenience.
ご都合のよいときにお会いしたいです。
アポイントの急なキャンセル｜お詫びの英語メールの例文
上でも説明した通り、アポイントのキャンセルは、「キャンセル」に焦点をおかずに、「日程変更」に焦点を置くようにしよう。
英語例文
Subject: Change of meeting date
Dear 〇〇,
I am very sorry to tell you that I will be unable to meet with you on July 25 due to unavoidable business commitments.
I tried to contact you by phone to apologize for this, but you were out of office.
Would it be possible to reschedule our meeting for July 30?
I am available all day long on July 30.
If July 30 is inconvenient for you, could you let us know a date and time convenient for you?
I will adjust my schedule to accommodate yours.
Thank you for your kind understanding, and I apologize again for the inconvenience.
Best regards,
署名
日本語訳例文
日本語訳
件名：ミーティングの日程変更
大変申し訳ありませんが、7/25はやむを得ない仕事のためお会いできなくなりました。
この件について謝罪のためお電話差し上げましたが、ご不在でした。
ミーティングを7/30へ変更いただくことは可能でしょうか。
7/30ですと１日中大丈夫です。
7/30がご都合悪い場合、何日の何時がよろしいかお知らせいただけますでしょうか。
貴殿の予定に合わせてスケジュールを調整させていただきます。
ご理解を感謝申し上げますとともに、ご迷惑をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。
署名
まとめ
急なアポイントのキャンセルは、極力ないことが望ましい。
けれども、ビジネスをしていれば1度や2度は経験すること。
そんなに申し訳ない気持ちに苦しく必要はなく、予定調整の話を持ち掛けて気持ちを切り替えよう。