真中 結
荷物が到着して、品質管理の受入検査に商品を渡したのですが・・・品質が不適合報告されてしまいました。
北条 大和
品質不良の問題だね。
真中 結
そうなんです。品質不良を仕入先に報告するときの英語メールの書き方を教えてもらえますか？
北条 大和
うん、ちゃんと回答がもらえるようになる不適合報告の例文も教えるよ。
品質不良（不適合）報告するときの英語メールの書き方と例文
品質不良（不適合）報告するときの英語メールの書き方
- 商品を受け取った旨を伝える
- 受入検査の結果、不適合であることを報告する
- 写真、図面、不適合報告書を送付する
- 原因と対策を求める（回答期日を決める）
北条 大和
品質がこういう理由で悪いよっていう報告書のことを、不適合報告書と呼ぶんだ。英語では、Non-Conformance Reportというよ。略してNCRと言われる。
プラスで覚えておきたい英語フレーズ
- Non-Conformance Report (NCR) 不適合報告書
- Quality Control dept. (QC) 品質管理部
- incoming inspection 受入検査
- defective product 不良品
- defect(s) 不良
- missing parts(pieces) 不足部品（不足分）
- root cause 根本原因
- preventive action 予防処置
- corrective action 是正処置
- drawing 図面
- dimension 寸法
- dent へこみ
- scratch 傷
- accuracy 精度
- rusty さびている
- become discolored 変色している
北条 大和
不良の内容は、業界によって本当にいろいろあるよね。
- A informed us that ~ Aより～という報告がありました。
- Unfortutanely, 残念ながら、
- compensate 補償する
This is in regard to our Order No. 47XXX.
本件は注文番号47XXXについてです。
Upon checking the contents, we found that 10 out of 100 became discolored.
内容を確認したところ、100個中10個が変色していることが判明しました。
Quite unfortunately, our warehouse staff informed us that 5 pcs of Item 1 on PO#047XXX was rusty.
大変残念なことに、弊社倉庫スタックより、PO#047XXXの項目1の5個がさびついているという報告がありました。
Please let us know when you might be able to dispatch the missing parts.
不足部品についてはいつ出荷いただけるかお知らせください。
Could you send them immediately? If not, we may require to ask you to compensate us for any resulting losses.
至急お送りいただけますでしょうか。もし不可の場合、何らかの損害に対する補償をお願いすることもありえます。
In the interest of time, we have to cancel our order for the 20 defective items.
時間の都合もあり、20個の不良品をキャンセルしないといけません。
品質不良（不適合）報告するときの英語メールの例文
英語例文
Title: NCR#41XX: Defective product of PO#47XXX
Dear 〇〇,
We received the parts of espresso machine of PO#47XXX this morning.
Unfortunately, our QC has informed us that the following defects were found during incoming inspection:
- 10 pcs of IKE45 have dents and scratches on the side.
- 5 pcs have different dimensions from its drawing.
- There seems to be rust on 3 pcs.
Attached are our Non-Conformance Report that include the photos of the defective parts.
Please advise us the root cause, preventive actions and corrective actions within this week.
Do let us know immediately once the replacement is ready.
Best regards,
署名
日本語訳例文
件名：NCR#41XX: PO#47XXXの不良製品について
〇〇様
PO#47XXXのエスプレッソマシーンの部品を今朝受領しました。
残念ながら、品質管理部より受入検査で次の不良が発見されたことが報告されました。
- IKE45の10個の側面にへこみと傷がある。
- 5個は図面と寸法が異なっている。
- 3個はさびがある。
不良部品の写真を含めている不適合報告書を添付しましたのでご確認ください。
今週中に不良の根本原因、予防措置、是正処置をご報告お願いいたします。
代替品の準備ができたら至急ご連絡ください。
署名
まとめ
品質不良は、とても困る問題だ。
特に日本の品質は海外の国には受け入れられないほど基準が厳しい場合が少なくない。品質管理と調達部署がしっかりと別れている会社では、社内で品質トラブルについてもめまくる。
品管「これは図面と違う、規定と違うから受け入れられない」
購買「この程度なら使用上問題ないのだから大丈夫ではないか/納期が厳しいので特別裁可できないか」
といった具合だ。
このように、仕入先に品質改善を要求することは当たり前だが、同時に社内の折衝も購買/調達部署の大きな仕事だね。