真中 結
ウチの商品のIKE45を買ってくれた新規のお客さんですが、支払期日を過ぎてもお支払いが確認できなんです・・・
北条 大和
では、今回は、代金支払い督促の英語メールの例文と書き方を解説するよ。
代金支払い督促の英語メールの例文と書き方
催促1回目のメールは次のような感じだ。
英語例文
Title: Reminder: Overdue Invoice No. 47XXX
Dear 〇〇,
This is a kind reminder that your payment is 7 days overdue.
Our records show that your payment of USD1,500 for invoice No. 47XXX was due on October 15.
Please be sure to check your records and arrange for an early settlement.
We would like you to keep in mind the fact that a 5% late payment fee will be added to your invoice if you do not pay by October 30.
If you inform us of the reason for this delayed payment, we may be able to work something out.
If the payment has already been sent, please disregard this notice.
Best regards,
署名
日本語訳例文
件名：リマインダー：インボイス番号 47XXX
〇〇様
貴社のお支払いが7日間遅延しておりますので、お知らせいたします。
弊社の記録によると、インボイス番号 47XXXのUSD1,500のお支払いの期日は10月15日となっております。
貴社の記録をご確認いただき、早めにお支払いを進めてください。
10月30日までにお支払いにならない場合は5％の延滞料金が加算されますことをご了承のほどお願いいたします。
お支払いが遅延している理由があれば、お知らしお願いいたします。何かご協力できることがあるかもしれません。
もしすでにお支払いを済まされている場合、本通知はご放念のほどお願いいたします。
署名
押さえておきたいポイント
- 支払いが延滞していることを伝える
- 確認の依頼をする
- 送金の催促をする
- 次の支払い期日を知らせる
- 間違っていた場合は行き違いの入金の可能性をフォローする
not は否定的で直接的
notを使って支払が完了していないと伝える場合は、次のようなフレーズがある。
- You have not remitted your payment
- We still have not received
北条 大和
ただし！notを使った分は否定的な意味が直接的で人によっては無礼に聞こえる場合がある。
真中 結
そうなんですね。。1回目の催促メールでは極力使用するのは控えた方がよさそうですね。
北条 大和
そうだね。notの代わりに使えるおススメ英語表現は下で紹介する通りだよ。
代金督促に使う英語フレーズ
This is a kind reminder ~についてお知らせします。（フレンドリーなニュアンス）
late payment fee 延滞料
settle the account 勘定を決済をする
You may not have overlooked ~
~について見落としされているかもしれません
You may not have realized ~
~についてお気づきでないかもしれません
Please disregard~ ~をご放念ください。
×ignoreは人や嫌なことを無視するという意味で、disregardは関係ないことを無視するという意味なので、disregardを使うようにしよう。
プラスで覚えておきたい英語フレーズ
This is a reminder that your payment of Invoice No. XXX was due on March 5.
請求書No.XXXの支払い期日は3月5日であったことをお知らせいたします。
You may have overlooked it, but the due date was February 20.
見落としされているかもしれませんが、2月20日が支払期日でした。
We would appreciate it if the payment can be made by April 7.
4月7日までに支払いを完了していただけますと幸いです。
Please remit your payment by April 15.
4月15日までに支払いを進めていただくようお願いいたします。
We would like you to understand that a 5 % late payment fee will be added to your bill.
5％の延滞料金が加算されますことをご理解くださいますようお願い申し上げます。
Please disregard this notice if you have already settle the account.
もしすでに勘定を決済されているようでしたら、この通知はご放念ください。
Please disregard this notice.
ご放念ください。
まとめ
代金の催促、督促は1回目に関しては勘違いによるものが多い。
多くは支払い条件をきちんと確認していないか、明確に話し合いをしていないことで起こる。
その次に多いのは、担当者のうっかりミスだ。
支払いが遅れることがあまりに多い企業との取引は、支払条件を前払いに変更する方向で交渉するようにしよう。