宛先が会社名しかわからない場合って英語メールの書き出しはどうすればいいんだろう？
- 「担当者不明」の書き出し
- 「ご担当者様」と言いたい場合
- 「関係各位」と言いたい場合
- 「各位様」と言いたい場合
このような場合に使えるフレーズを紹介するね。
よく勘違いされて紹介されているのだが、「担当者不明」の場合と「関係各位」を同じフレーズを使ってしまっている場合がある。
このフレーズに関して、実務的にあまり知られていない注意点もあるので説明しよう。
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「担当者不明」「ご担当者様」の英語メール書き出し
英語メールで「担当者不明」「ご担当者様」といった名前がわからない場合の書き出しにおいて、ビジネスで実際に使うのは次のフレーズ一択なんだ。
- To whom it may concern,
日本語みたいにピッタリな言葉はなくて、フレーズになるんだけど、「To whom it may concern,」で、「担当者不明」「ご担当者様」という意味になるよ。
そうなんですね。なんか難しくてよくわからない言葉ですね・・・覚えられないです。
覚える必要はないんだけど、ビジネスパーソンとしては理解した上で使用したいところだね。
To whom it may concern,の文法的補足
「To whom it may concern,」の意味を説明しておくと、直訳すると「関係しているかもしれない方へ」という訳になる。
「whom」は漠然と「人」を意味している。
「to （人）」で「（人）へ」という意味だ。
「it」は飾りの主語だね、特に意味はない。
concernは、「(…に)関係している、興味がある、重要である」という意味があるんだ。
「it may concern （人）」で「 （人）に関係しているかもしれない」という意味だ。
- 「to （人）」
- 「it may concern （人）」
これらの二つのかたまりを関係代名詞whomでつなぎ合わせたのが、「To whom it may concern,」という訳だ。
なお、Dear はその次に固有名詞が必要だから、「To whom it may concern,」にはDearは不要だよ。
Dear Sirs or Madams, (Dear Sir or Madam)はあまり使わない
中学生のときに確か、ビジネスメールの書き出しに
- Dear Sirs or Madams, (Dear Sir or Madam)
- Dear Sirs/Madams, (Dear Sir/Madam,)
を使うと習った記憶があるのですが、このフレーズでもOKでしょうか？
うん、OKだよ。ただ、アメリカやイギリスといった英語ネイティブの国の人から「Dear Sirs or Madams, (Dear Sir or Madam)」を実際に使っている人を見たことがないかな。ただ、経験上の話ではあるけど、インド、シンガポール、オランダといった国では上のフレーズを使う人を見たことはある。
そうなんですね！あまり使われていないのはちょっとびっくりです。
うん、「Dear Sirs or Madams, (Dear Sir or Madam)」は間違いではないけれど、ネイティブたちも滅多に使用しないという意見で一致している。
特に理由がない限り、「担当者不明」の場合や名前がわからないので「ご担当者様」とメールで書き出ししたい場合は「To whom it may concern,」でOKだ。
関係各位の意味で「To whom it may concern,」は使わない
「To whom it may concern,」はかなり便利なフレーズだ。
そのため、実際のビジネスのメールでは、めちゃくちゃよく使われるし、実際によくメールでも送られてくる。
でも、「To whom it may concern,」での書き出しはビジネスメールとして、なんとも微妙なんだ。
どうしてですか？
なぜなら、メールというのは関係している人に直接コミュニケーションをとるための手段なので、担当者宛てに直接送ることがメールの利用方法なんだ。関係ない人にまでメールを送り付けるのは、考えようによってはスパムと同じだからね。
うわ！確かに、ただでさえ、メールはいっぱいくるのに無関係の人に関係のないメールを送るのは、相手の時間を奪ってしまうので非効率なことですね・・・
つまり、本来すべきこととしては、「To whom it may concern,」で関係のある人にも関係のない人にもメールを送るのではない。
- まずはメールを送る前に、関係している担当者、または関係している人々を特定する。
- その担当者、もしくは関係している人々にメールを送る。
この流れが、ビジネスメールでは本来の筋なんだ。
担当者への連絡の仕方は、ビジネス英語メールの宛先は毎回Dearで書き出しでOK？を参考にしてみてほしい。
とはいえ、相手企業の都合で担当者が突然誰かわからなくなることもたくさんあるんだ。
え？たとえば？
普段の担当者が突然辞めたり、休んだときの代わりの人が決まっていなかったりする場合だね。
なるほど！
その場合は、「To whom it may concern,」でOKだよ。
「関係各位」「各位様」の英語メールの書き出し
「関係各位」「各位様」の英語メールの書き出しは、
- Dear 担当者名（複数でも可）
例文 2名の場合：Dear Sarah and Simon,
例文 3名以上の場合：Dear Sarah, Ben and Simon, - Dear All,
(メールの宛先全員に関係しているという意味） - Dear 役職,
例文：Hiring Manager, - Dear 部署名,
例文：Dear QC Department,
「関係各位」や「各位様」というのは、関係している人々にだけメールを送る場合に使われるフレーズだ。
そのため、全員関係者なのであれば、その担当者の名前を書くか、宛先に全員を指定してDear all,が望ましい。
特定しているにも関わらず、「To whom it may concern,」では、宛先の人も関係していないかもしれないと思い込んでしまう可能性があり、メールの開封率が下がったり、メールに対する反応率が下がってしまう可能性が高い。
性別のみ分かっている場合の書き出し
性別のみ分かっているときには次の通りだよ。
男性の場合
- 一人のとき、Dear Sir,
- 複数の場合、Dear Sirs,
女性の場合
- 一人のとき、Dear Madam,
- 複数の場合、Dear Madams,
とはいえ、実際のビジネスにおいては性別だけわかっている場面はあまりないため、使わないことが多い。
仮に性別だけわかっていたとしても、「To whom it may concern,」の方が適切な場合が多い。
まとめ
英語メールの「担当者不明」「ご担当者様」といった名前がわからない場合は、「To whom it may concern,」で書き出しすればOKだ。
英語メールの「関係各位」や「各位様」は、「Dear 担当者名（複数でも可）」もしくは、「Dear All,」で書き出しすればOKだ。
「To whom it may concern,」は、かなり便利なフレーズでついつい使ってしまいがちだが、実務的には反応率に影響してしまう。
関係しているメールだと理解してもらうためには、「To whom it may concern,」の利用は極力避けて、「Dear 担当者名（複数でも可）」もしくは、「Dear all,」でメールできるように担当者を調べることをおススメする。