サンプルを提供するときの英語メールはどう書けばいいでしょうか？
海外営業として、サンプルを送付するときの英語メールの書き方を紹介するね。
前提条件として、サンプル依頼の英語メールで紹介した返答を載せているよ。
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サンプル送付＆発送するときの英語メール例文
まずは普通にサンプルを送付するだけのメールは次の通りだよ。
Title: RE: Sample order for IKE12, IKE32, MEN13
Dear 〇〇,
Thank you for your email. We are delighted to hear back from you.
We are pleased to inform you that we can provide the samples free of charge.
Today, we are sending you the following items, as requested:
- IKE12 x 5 pcs
- IKE32 x 5 pcs
- MEN13 x 5 pcs
I have attached the packing list and the proforma invoice for the customs purpose only.
Best regards,
署名
件名：RE: IKE12, IKE32, MEN13に関するサンプル発注
〇〇様
メールをありがとうございます。ご連絡をいただき、とても嬉しく思っております。
サンプルは無償でご提供させていただきます。
リクエストいただきました通り本日下記を送付させていただきます。
- IKE12 x 5 pcs
- IKE32 x 5 pcs
- MEN13 x 5 pcs
パッキングリストと税関用のプロフォーマインボイスを添付しております。
署名
押さえておきたいポイント
- メールのお礼
- サンプルの費用の有無の連絡
- 発送の連絡
- 関連書類の送付
一番シンプルなサンプル送付メールはこれだね。
お客様が購入に明らかに乗り気の場合は、このくらいシンプルな方がいいね。
メールの返信や対応が早いとなお良いね。
サンプル送付が有償になる場合の英語メール例文
Title: RE:同じ
Dear 〇〇,
Thank you for the request for sample of IKE12, IKE32 and MEN13.
We would be pleased to provide you with 5 pcs of each, for your testing.
Unfortuntely, those items aren't something we are unable to provide you free of charge, as labor will be required to manufacture those items from scratch.
As such, for 5 pcs of each, we are compelled to charge US$600.00 in total. However, should your testing be successful, and you give us approval for the entire order, we will refund you 100% of the USD600.00 sample charge.
It would be great if you could let us know whether or not this is acceptable to you.
Best regards,
署名
件名：RE: IKE12, IKE32, MEN13に関するサンプル発注
〇〇様
喜んで上記アイテムを各5個ずつ提供させていただきます。試験用にご活用ください。
残念ながらこれらの商品は一から製作する必要があり労働を要するため、無償でご提供いたしかねます。
そのため、各5個ずつで合計600USドルをご請求させていただくことになります。しかしながら、もし試験の結果が良好なもので、正式なご注文を頂けましたら、サンプル代でいただく600USドルを100％ご返金いたします。
このオファーが受け入れ可能なご意見をお伺いさせていただければと思います。
署名
押さえておきたいポイント
- メールのお礼
- サンプルの費用がかかる旨を連絡する
- サンプルが頼みやすくなるオファーをする
- 相手から意見をもらえるよう依頼する
サンプルが有償の場合は、注意が必要だね。
依頼者によってはサンプル＝無償と理解している場合がある。
その場合、サンプルは有償しか承っていないことをハッキリと伝えよう。可能ならその理由を伝えるとなお良いね。
それだけではビジネスにならない場合が多いので、サンプルを購入してもお得になるようなオファーを考えて提示しよう。
そして、最後に相手から返信をもらうために、返信をお願いすればOKだ。
サンプル送付後に発注された場合の英語メール
Title:RE:同じ
Dear 〇〇,
Thank you for your new order # 4XXXX for the samples.
I will come back to you with our order confirmation later on.
We appreciate your business.
Best regards,
署名
件名：同じ
〇〇様
サンプル用の発注書#4XXXXを発行いただき、誠にありがとうございます。
後ほど注文請書を送付させていただきます。
この度はお取引いただきありがとうございました。
署名
押さえておきたいポイント
- 発注のお礼
- 注文請書を送付する旨を伝える
- 結びの言葉
注文請書
- sales order acknowledgement (略：SOA)
- order acknowledgement(略：OA)
- order confirmation(略：OC)
- sales order confirmation(略：SOC)
I have attached the order confirmation.
注文請書を送付しました。
Please find the attached OA.
注文請書をご確認ください。
Attached is the acknowledgement.
添付が注文請書です。
Please find attached our acknowledgement, covering your PO#4XXX1.
発注書#4XXX1の注文請書を添付にてご確認ください。
サンプルを送ったけど反応がない場合の英語メール
Title : RE: 同じ
Dear 〇〇,
I hope this email finds you well.
I would like to enquire whether you have any further feedback on the samples sent in September.
I know I provided you with pricing and samples but please let me know if I can provide any further details (technical data, written quotations, further samples, etc.) to assist you in assessing the suitability of our range.
We hold large stock of all styles and would greatly value your business should you give us the opportunity to become your supplier.
Best regards,
署名
件名：同じ
〇〇様
お世話になっております。
9月に送付しましたサンプルのフィードバックを頂ければと思い、ご連絡いたしました。
価格表とサンプルを送付させていただきましたが、サンプル評価をお手伝いさせていただくために、もしさらに詳細な情報（技術的なデータ、見積書、さらなるサンプルなど）をご希望でしたら、ぜひお知らせください。
弊社はあらゆるスタイルの製品を多く在庫しています。弊社も最善を尽くす所存でおりますので、
なにとぞよろしくお願い申し上げます。
署名
押さえておきたいポイント
- 連絡の目的を伝える（フォローアップ）
- さらにお役に立てることがないか提案する
- 取引を望んでいることを伝える
サンプルに必要な追加部品があって、それらをサンプルとして提供できるのであれば、次のようなフレーズもあるよ。
I would be happy to send samples of any accessories required to use the IKE12.
IKE12を使用するためのアクセサリー（オプション部品）のサンプルも喜んでお送りさせていただきます。
まとめ
営業として、サンプル送付の英語メールは腕の見せ所だよ。
なぜならお客様はすでにビジネスとして興味を持ってくれている可能性が極めて高いからね。
新しい取引につながるかどうかは、製品自体の良し悪しももちろん影響するけれど、営業の対応もかなり重要だ。サンプル送付の英語メールをしっかりと確認して、しっかりとお客様のお役に立とう。
