送信した後で、相手の名前の綴りを間違えたと気づいた。宛先と用件は合っているなら、名前の誤りを短くお詫びし、次から正しい表記を使います。まずはこの一文で伝えられます。
相手から敬称を訂正された場合も、希望された呼び方を使うと伝えれば、返事を組み立てられます。逆に自分の名前を間違えられた側なら、謝らずに正しい名前を知らせて構いません。以下の人名・用件は作例です。
名前だけの間違いなら、メール全体を取り消す文は使わない
まず、送信先のメールアドレスと本文を見直します。「相手は合っているが名前の文字を間違えた」のか、「別の人に送ってしまった」のかで、必要な対応が変わるためです。
| 気づいた間違い | 返信で伝えること |
|---|---|
| 名前の綴り | 綴りを間違えたことへのお詫び。宛名は正しい表記にする |
| 敬称・呼び方 | 誤りを認め、相手から示された呼び方を使うと伝える |
| 送信先そのもの | 誤送信として対応する。名前の訂正だけで終えない |
Please disregard my previous email.は「前のメールは無視してください」という指示です。名前だけが誤っていて、依頼や回答の内容は有効なのにこの文を送ると、用件まで取り消したように読まれかねません。
別の相手に送っていた場合は、誤送信のお詫びと削除依頼の英語メールへ進み、社内の対応ルールも確認してください。ここからの例は、送信相手と用件に誤りがない場面です。
綴りの間違いは、正しい宛名とお詫びの一文で直す
相手の名前は Sara Brownなのに、前のメールでは Sarah Brownと書いてしまった作例です。相手の署名を確認し、宛名は Dear Sara Brown,に直します。次の例の「相手の名前」を正しい表記に替えて、同じ用件のメールで短く訂正します。
Dear [相手の名前],
I apologize for misspelling your name in my previous email. I have corrected the spelling in my contacts.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
前のメールでお名前の綴りを間違えてしまい、申し訳ございません。連絡先に登録していた表記を修正いたしました。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
misspellは「綴りを間違える」という動詞です。別の人の名前を丸ごと書いてしまった場合は、I apologize for using the wrong name in my previous email.（前のメールでお名前を取り違えてしまい、申し訳ございません）に替えます。
二文目の I have corrected…は、すでに直したという意味です。連絡先に誤った名前を登録していないなら、この文は削ってください。謝罪だけの短いメールでも成立します。忙しさや変換ミスを長く説明したり、「些細なミスですが」と相手の受け止め方を決めたりする必要はありません。
用件の返信をするところなら、その冒頭でお詫びしてから本題へ進めます。名前の訂正について、相手に確認の返事を要求する文は足さなくて大丈夫です。
敬称を訂正されたら、お礼・お詫び・今後の呼び方を返す
名前から敬称を推測して送ったところ、相手から「Please address me as Dr. Lee.」と返信が届いた場面です。この場合は、教えてもらった呼び方を次の宛名から使います。例文の「相手の名前」を Dr. Leeに替え、Dear Dr. Lee,と書きます。
Dear [相手の名前],
Thank you for letting me know. I apologize for using the wrong title. I’ll address you as Dr. Lee in future emails.
I have also noted your comments on the agenda and will send a revised version tomorrow.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前] 様
お知らせいただきありがとうございます。敬称を間違えてしまい、申し訳ございません。今後のメールではDr. Leeとお呼びいたします。
議題についていただいたコメントも確認いたしました。明日、修正版をお送りいたします。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
ここでの titleは、メールの件名ではなく Dr.などの敬称を指します。最後の用件の段落は、議題へのコメントも届いていた場合の作例です。自分の状況に合わせて替えるか、呼び方の訂正だけなら削ってください。
この例で Dr. Leeを使うのは、本人がそう呼ぶよう伝えたからです。名前や写真から別の敬称を推測し直したり、性別や婚姻状況を尋ねたりする必要はありません。まだ希望の呼び方が分からない場合の宛名は、Mr.／Ms.が分からない相手への書き出しで確認できます。
自分の名前を間違えられたら、正しい表記を本文で伝える
相手が自分を何度も Mikiと書いてくるけれど、正しくは Mika。署名を見れば分かるはず、と待つより、用件の返信に短い訂正を添える方法があります。訂正を頼むこと自体に、お詫びを置かなくても構いません。
初めて伝えるなら、訂正を一文だけ添える
Just a quick correctionで、ここから短い訂正をすることを示します。「間違っていましたよ」と責める説明を挟まず、使ってほしい表記を渡せます。
間違いが続くなら、違う文字と更新してほしい場所を示す
繰り返し間違われる場合は、署名に太字を足すだけでなく、直してほしい箇所を本文で伝えます。連絡先への登録があるか分からないときは、二文目を Please use Mika in future emails.（今後のメールではMikaをお使いください）に替えられます。
希望の呼び方もあるなら、一緒に伝える
ファーストネームで呼んでほしい場合の表現です。敬称を使ってほしいなら、自分が希望する呼び方を Please address me as…に続けます。相手が訂正してくれた後は、Thank you for updating it.（修正してくださり、ありがとうございます）と返し、用件を続けられます。
次のメールに同じ間違いを残さないために
お詫びの文を書けたら、今回の宛名だけでなく、次にコピーする元も確認します。古いメールから宛名を貼り付けると、訂正前の表記をまた使ってしまうためです。
- 本人からの最新の表記を確認する。訂正メールや署名を見て、正しい綴り・希望の呼び方を確かめる。
- 宛名を入れ直す。署名からコピーする場合も、役職や電話番号まで入っていないか、本人の名前の行だけを確かめる。
- 連絡先とひな型を修正する。保存してある表示名や定型文に同じ誤りがないかを見る。
- 送信直前に読み合わせる。相手から届いた表記と、新しい宛名・本文中の名前を一文字ずつ比べる。送信先のアドレスも確認する。
名前の誤りは、その箇所を認めて直せます。謝罪を何度も重ねるより、教えてもらった名前や呼び方を、次の連絡から丁寧に使っていきましょう。