会議が始まる2分前にリンクを押したのに入れない。そんなときは、長いお詫びを書く前に、今どんな状態で、相手に何をしてほしいかを短く送ります。
例えば、I’m having trouble joining the meeting. Could you please confirm the meeting link?（会議に参加しようとしているのですが、うまく入れません。会議リンクをご確認いただけますか）と伝えられます。直る時刻が分からなければ、「5分で入ります」と言い切らず、次に状況を知らせる時刻を決めます。
以下は当日のメールやチャットで使う短文です。会議名・時間・分数は、実際の予定と状況に合わせて変更してください。
5分遅れる見込みがあるときと、参加できるか分からないとき
遅れる時間がある程度見えているなら、I’m running about five minutes late.と言えます。aboutを添えることで目安と分かりますが、根拠のない分数を入れるための言葉ではありません。
開始が午前10時の会議で、10時5分ごろに参加できる見込みがある例です。自分が不在でも進められるか分からないので、if you canを添えています。自分の判断が必要な議題なら、何を先に進められるかを主催者に相談します。
一方、接続が復旧するか分からないときは、参加時刻と再連絡時刻を分けます。
この文の10時10分は復旧期限ではなく、連絡する期限です。状況が変わらなくても、その時刻までに一度知らせます。すでに過ぎている時間を貼り付けたり、連絡できない時間を約束したりしないようにします。
リンクに入れない・待機中・音が聞こえないを分けて伝える
「つながりません」だけだと、リンクを開けないのか、入室を待っているのか、入室後に音が聞こえないのかが分かりません。画面で確かめられる状態を伝えると、主催者も確認先を絞れます。
| いま分かっている状態 | 英語の短い言い方 |
|---|---|
| 会議に参加できない | I’m unable to join the meeting. |
| 待機画面にいる | I’m waiting to be admitted. |
| 入室できたが声が聞こえない | I’ve joined, but I can’t hear you. |
| 声が途切れる | Your audio is cutting out. |
原因が確認できていないうちは、Your link is wrong.（リンクが間違っています）などと相手側のミスに決めつけません。
招待メールに返信できるなら、どの招待の話か分かるスレッドで送ると照合しやすくなります。会議URLやパスコードを公開の投稿へ載せたり、関係のない大人数の宛先へ広げたりせず、主催者との連絡に使います。
待機画面が実際に出ている場合の文です。ログインエラーの画面なら、待機中とは書かず、表示されている内容を必要な範囲で説明します。入室許可が必要かどうかを含め、会議の設定は主催者に確認します。
チャットは使えるが音声が聞こえない場面です。チャットにも入れない場合には、その依頼は使わず、メールなど普段から連絡に使っている手段で状況を伝えます。入り直せば必ず直る、という説明ではなく、自分が次に試す行動を知らせています。
相手が来ないときは、自分の入室先と予定を示して確認する
予定時刻になっても相手が見えないときは、欠席だと決めず、正しい会議に入っているかを確認します。自分も古い招待を開いているかもしれません。
「なぜ来ないのですか」と尋ねる代わりに、自分が参加している会議を特定しています。10時30分は、その日の自分の終了予定です。相手から返事がないまま、終了時刻を過ぎても待ち続けるという約束にはしていません。
終了予定が近づき、後ろへ延ばせない場合は、I need to leave at 10:30 a.m. JST. If we can’t connect before then, could we arrange another time?（午前10時30分、日本時間には退出する必要があります。それまでにつながらない場合は、別の時間を調整できますか）と連絡できます。
すぐに返信が来ないことだけでは、相手が意図的に欠席したとは分かりません。招待の更新や連絡の見落としも確認し、会議後に連絡が取れたら、改めて進め方を相談します。
時差を読み違えたときは、お詫びと次の確認を短く分ける
自分が時間を取り違えたと分かったら、その事実を簡潔に伝えます。原因が分かっているのに、曖昧な「システムの問題」へ言い換える必要はありません。
今から参加できる場合の例です。もう会議が終わっているなら、参加の可否を聞く文は使わず、別日時の相談へ進めます。別日の候補を出す段階では、会議の日程変更をお願いする英語メールのように、日付とタイムゾーンを添えて調整します。
まだ時差が原因か分からないなら、I had the meeting down for 10:00 a.m. JST. Could you please confirm the scheduled time?（私は午前10時、日本時間の予定だと認識していました。予定時刻をご確認いただけますか）と、まず認識を照合できます。
入り直したあとは、聞き逃した部分を具体的に頼む
接続が戻ったら、復帰したことを伝えます。そのうえで、何を聞き逃したのかを示すと、説明を最初からやり直してもらわずに済むことがあります。
本当に聞こえる状態を確認してから、I can hear you clearly.と伝えます。何を聞き逃したかも分からなければ、Could you briefly bring me up to date on what I missed?（聞き逃した部分を簡単に教えていただけますか）と頼めます。
相手が読む場所も大切です。すでに会議に入れていてチャットが使えるなら、そこで短く連絡できます。入室できないなら、招待メールへの返信など、会議の外で届く連絡先を使います。新規メールにする場合の件名は、Unable to join today's project meetingのように、現在の問題と会議名が分かる形で十分です。
送る前に見直すのは、長い謝罪の有無よりも「今の状態」「相手に頼むこと」「次に自分がすること」です。原因が分からないことは分からないまま伝え、約束できる次の連絡を示せば、待っている相手も進行を判断しやすくなります。