英語でリスケをお願いするとき、どう書けば失礼になりませんか？
お詫び、変更理由、代替候補日をセットで書けば、相手も調整しやすくなるね。
英語メールで会議やアポイントの日程変更をお願いするときは、ただ「変更したい」と伝えるだけでは不十分です。
相手の時間を変更してもらうことになるため、お詫び、変更理由、代替候補日を簡潔に書く必要があります。
この記事では、英語メールで日程変更をお願いする表現、件名、候補日の出し方、急なリスケのお詫び、相手から日程変更依頼が来たときの返信まで、ビジネスで使える例文付きで紹介します。
日程変更をお願いするときは、Would it be possible to reschedule our meeting? が使いやすいです。
自分都合の変更なら、I apologize for the inconvenience. とお詫びし、必ず代替候補日を提示しましょう。
日程変更をお願いする英語メールの基本
日程変更の英語メールでは、次の4点を入れると自然です。
- 日程変更をお願いする
Would it be possible to reschedule our meeting? - 変更理由を短く伝える
Due to a schedule conflict… - 代替候補日を出す
Would any of the following dates work for you? - お詫びと感謝を添える
I apologize for the inconvenience. Thank you for your understanding.
たとえば、次のように書けます。
10月1日の打ち合わせの日程を変更することは可能でしょうか。
I apologize for the inconvenience.
ご不便をおかけして申し訳ございません。
日程変更メールの英語件名
件名では、何の日程変更なのか分かるように書きましょう。
| 場面 | 件名例 |
|---|---|
| 会議の日程変更 | Request to reschedule our meeting |
| アポイント変更 | Request to reschedule our appointment |
| 時間変更 | Request to change the meeting time |
| 急な日程変更 | Apology and request to reschedule |
| 相手の依頼への返信 | Re: Request to reschedule our meeting |
件名で reschedule と書くと、相手は日程変更の依頼だとすぐに分かります。
件名の基本は、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
ビジネス英語メールの件名について（問い合わせ,質問,お願い例文）
日程変更に使える英語フレーズ
日程変更では、reschedule、move、postpone をよく使います。
| 英語表現 | 意味 | 使う場面 |
|---|---|---|
| reschedule | 日程を変更する | 最も使いやすい一般的な表現 |
| move the meeting to… | 会議を…に移す | 新しい日時が決まっているとき |
| postpone | 延期する | 後ろの日程にずらすとき |
| change the meeting time | 会議時間を変更する | 日付はそのままで時間だけ変えたいとき |
| schedule conflict | 予定の重複 | 理由を短く説明したいとき |
日程変更をお願いする表現
打ち合わせの日程を変更することは可能でしょうか。
Could we move our meeting to October 3?
打ち合わせを10月3日に変更できますでしょうか。
Would any of the following dates work for you?
以下の日程でご都合のよい日はありますでしょうか。
自分都合で日程変更をお願いする英語メール例文
自分都合で日程変更をお願いする場合は、先にお詫びを伝えましょう。
理由は詳しく書きすぎず、due to a schedule conflict や due to an urgent matter のように簡潔で大丈夫です。
Subject: Request to reschedule our meeting
Dear Mr. Smith,
I apologize, but due to a schedule conflict, I need to reschedule our meeting on October 1.
Would it be possible to move the meeting to one of the following dates?
October 3 at 10:00 a.m. JST
October 4 at 3:00 p.m. JST
October 5 at 11:00 a.m. JST
I apologize for the inconvenience and appreciate your understanding.
Best regards,
Yui Manaka
スミス様
申し訳ございませんが、予定が重なってしまったため、10月1日の打ち合わせ日程を変更させていただきたく存じます。
以下のいずれかの日程に変更することは可能でしょうか。
10月3日 午前10時 日本時間
10月4日 午後3時 日本時間
10月5日 午前11時 日本時間
ご不便をおかけして申し訳ございません。ご理解いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
真中 結
アポイントを取るメールの基本は、こちらの記事も参考になります。
アポイントを取る英語メール例文｜日程調整・候補日・件名まで解説
候補日を提示して日程変更する英語メール
日程変更では、相手に「いつがいいですか？」と丸投げするより、こちらから候補日を出す方が親切です。
Subject: Alternative dates for our meeting
Dear Ms. Johnson,
Thank you for your understanding regarding the schedule change.
Would any of the following dates work for you?
October 8 at 9:00 a.m. JST
October 9 at 2:00 p.m. JST
October 10 at 4:00 p.m. JST
If none of these dates are convenient, please let me know your availability.
Best regards,
Yui Manaka
ジョンソン様
日程変更についてご理解いただきありがとうございます。
以下の日程でご都合のよい日はありますでしょうか。
10月8日 午前9時 日本時間
10月9日 午後2時 日本時間
10月10日 午後4時 日本時間
いずれの日程もご都合が悪い場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
真中 結
相手から候補日をもらって返信する場合は、こちらの記事が参考になります。
アポイントの英語メール返信｜候補日をあげて日程調整する場合の返事
相手からの日程変更依頼に返信する英語メール
相手から日程変更の依頼が来た場合は、承諾できるかどうかをはっきり書きましょう。
日程変更を承諾する場合
ご連絡ありがとうございます。
October 3 at 10:00 a.m. JST works for us.
10月3日午前10時（日本時間）で問題ございません。
We look forward to speaking with you then.
その際にお話しできることを楽しみにしております。
別の候補日を出す場合
あいにく、その時間は都合がつきません。
Would October 4 at 3:00 p.m. JST work for you instead?
代わりに10月4日午後3時（日本時間）はご都合いかがでしょうか。
日程が確定した後は、確認メールを送ると丁寧です。
時間だけ変更したいときの英語メール
日付はそのままで、時間だけ変更したい場合は、change the meeting time や move the meeting time を使います。
Subject: Request to change the meeting time
Dear Mr. Brown,
Would it be possible to change the meeting time on October 1?
Due to an internal meeting, we would like to move the meeting from 10:00 a.m. to 2:00 p.m. JST.
I apologize for the inconvenience.
Please let me know if this works for you.
Best regards,
Yui Manaka
ブラウン様
10月1日の打ち合わせ時間を変更することは可能でしょうか。
社内会議のため、打ち合わせを午前10時から午後2時（日本時間）に変更させていただきたく存じます。
ご不便をおかけして申し訳ございません。
ご都合がよいかお知らせください。
よろしくお願いいたします。
真中 結
急な日程変更のお詫び英語メール
急な日程変更の場合は、通常よりもお詫びを少し厚めに書きましょう。
Subject: Apology and request to reschedule
Dear Ms. Davis,
I sincerely apologize for the short notice, but we need to reschedule our meeting scheduled for tomorrow.
Due to an urgent matter, we will not be able to attend at the scheduled time.
Would it be possible to reschedule the meeting for later this week?
I apologize for any inconvenience this may cause.
Best regards,
Yui Manaka
short notice は「直前の連絡」という意味です。
急な変更では、I sincerely apologize for the short notice を入れると丁寧です。
完全にキャンセルする場合は、こちらの記事も参考になります。
アポイントの急なキャンセル｜お詫びの英語メールの書き方と例文
日程変更メールでよくある間違い
最後に、日程変更メールでよくある間違いを確認しておきましょう。
間違い1：Change schedule だけで済ませる
日本語の「日程変更」から、次のように書きたくなるかもしれません。
ビジネスメールでは、次のように書く方が自然です。
打ち合わせの日程を変更することは可能でしょうか。
間違い2：代替候補日を書かない
日程変更をお願いするときに、代替候補日を書かないと、相手に調整の負担をかけてしまいます。
悪い文ではありませんが、自分から変更をお願いする場合は、候補日を出す方が親切です。
以下の日程でご都合のよい日はありますでしょうか。
間違い3：お詫びを書かない
自分都合で日程変更をお願いする場合は、短くてもよいのでお詫びを入れましょう。
ご不便をおかけして申し訳ございません。
Thank you for your understanding.
ご理解いただきありがとうございます。
間違い4：時差を書かない
海外取引先との日程調整では、時差の書き忘れに注意しましょう。
日本時間なら、JST を入れると分かりやすいです。
10月3日午前10時 日本時間
まとめ
英語メールで日程変更をお願いするときは、reschedule を使うと自然です。
まずは、次の表現を覚えておきましょう。
- Would it be possible to reschedule our meeting?
打ち合わせの日程を変更することは可能でしょうか。 - Would any of the following dates work for you?
以下の日程でご都合のよい日はありますでしょうか。 - I apologize for the inconvenience.
ご不便をおかけして申し訳ございません。
日程変更をお願いするときは、相手への配慮として、お詫び、理由、代替候補日をセットで書きましょう。
最後の結び表現に迷う場合は、こちらの記事も参考になります。