真中 結
海外の取引先に「オンラインで打ち合わせしましょう」ってお願いしたいんですけど……。
ZoomやTeamsのリンクって、英語メールでどう案内すればいいんでしょう？

北条 大和
オンラインミーティングの依頼は、対面のアポと少し違うんだ。
使うツール・ミーティングリンク・時差の3つを押さえれば、グッと自然になるよ。

真中 結
時差ですか……。日本の朝が、相手の国だと深夜だったりしますもんね。
「リンクは後で送ります」って、英語だとどう言えばいいんだろう？

結論

オンラインミーティングの依頼は、Would you be available for an online meeting sometime next week?（来週のどこかでオンラインミーティングは可能でしょうか）で切り出し、I’d like to set up a Zoom call to discuss ～.（～について話すためにZoomでのミーティングを設定したいです）と目的を添えます。日程が固まったら I’ll send you the meeting link once we’ve confirmed the time.（日時が確定しましたらミーティングリンクをお送りします）と伝えればOKです。海外相手なら時差にも必ず触れましょう。

オンラインミーティング依頼を英語メールで伝える基本

オンラインミーティング（online meeting）を英語メールで依頼するときは、対面のアポイントとは少し意識するポイントが変わります。

具体的には、次の3つを盛り込むのが基本です。

  • どのツールを使うか（Zoom / Microsoft Teams など）
  • ミーティングリンク（meeting link）をどう共有するか
  • 相手の現地時間（local time）と時差（time zone）

対面の打ち合わせなら「どこで会うか」が大切ですが、オンライン会議では「どのツールで、どのリンクにアクセスするか」がその代わりになります。

まず使える結論フレーズ

細かい言い回しに悩む前に、まずはそのまま使える結論フレーズを覚えてしまいましょう。

オンラインミーティング依頼の基本フレーズ
Would you be available for an online meeting sometime next week?
来週のどこかで、オンラインミーティングのお時間をいただけますでしょうか。

I’d like to set up a Zoom call to discuss the project schedule.
プロジェクトのスケジュールについて話し合うため、Zoomでのミーティングを設定したいです。

I’ll send you the meeting link once we’ve confirmed the time.
日時が確定しましたら、ミーティングリンクをお送りします。

この3つの型を組み合わせるだけで、オンラインミーティング依頼メールの骨組みができあがります。

丁寧度別の言い換え

相手との関係性によって、丁寧さを調整すると印象がよくなります。同じ「オンラインで打ち合わせしませんか？」でも、次のように使い分けられます。

丁寧度英語表現日本語の意味
カジュアルCan we jump on a quick call?ちょっとオンラインで話せますか？
標準Would you be available for an online meeting?オンラインミーティングは可能でしょうか？
フォーマルWould it be possible to arrange an online meeting at your convenience?ご都合のよいときに、オンラインミーティングを設定させていただけますでしょうか？

社内のチームメンバーならカジュアルでも問題ありませんが、初めて連絡する取引先には、標準〜フォーマルな表現を選ぶと安心です。

オンラインミーティング依頼メールの書き方

ここからは、メール全体の組み立て方を順番に見ていきます。

  1. 件名でオンライン会議の依頼だと伝える
  2. ミーティングの目的を書く
  3. 使いたいツール（Zoom / Teams）を伝える
  4. 候補日時を、時差がわかる形で提示する
  5. ミーティングリンクの共有方法を伝える
  6. 返信をお願いして締める

対面アポとの一番の違いは、3と5の「ツール」と「リンク」です。ここを丁寧に書くと、相手も準備しやすくなります。

件名の書き方

件名は、オンライン会議の依頼だと一目でわかるように書きましょう。

件名日本語の意味
Request for an online meeting: Project Aオンラインミーティングのお願い：Project A
Zoom meeting request regarding the new contract新契約に関するZoomミーティングのお願い
Could we set up a Teams call next week?来週Teamsでの打ち合わせはいかがでしょうか？

「Meeting」だけ、「Hello」だけといった曖昧な件名は避け、オンラインであることと用件が伝わる件名にしましょう。

本文に入れるべき要素

本文では、次の要素を過不足なく入れると、相手が返信しやすくなります。

  • 目的：何について話したいのか
  • ツール：ZoomかTeamsか、相手に選んでもらうのか
  • 候補日時：必ずタイムゾーンを添える（例：10:00 AM JST）
  • 相手の都合：現地時間での空き時間を尋ねる
  • リンク共有：日時確定後にリンクを送ると伝える

特に大切なのが、時差への配慮です。海外の相手に日時を伝えるときは、次のように書きましょう。

時差に配慮する例文
How about 10:00 AM (JST) on Tuesday, July 14?
7月14日（火）の日本時間10:00はいかがでしょうか。

Could you let me know your availability in your local time?
あなたの現地時間で、ご都合のよい時間をお知らせいただけますでしょうか。

Please feel free to suggest a time that works in your time zone.
あなたのタイムゾーンで都合のよい時間を、遠慮なくご提案ください。

「10:00」とだけ書くと、日本時間なのか相手の現地時間なのかが分からず、すれ違いの原因になります。必ず (JST) のようにタイムゾーンを添えるのが鉄則です。

結び・署名前の一文

締めには、ミーティングリンクの案内と返信のお願いを入れると親切です。

Once we’ve agreed on a time, I’ll send you the meeting link.
日時が決まりましたら、ミーティングリンクをお送りします。

I look forward to speaking with you online.
オンラインでお話しできることを楽しみにしております。

オンラインミーティング依頼の場面別英語例文

ここからは、実際の場面別に例文を紹介します。そのまま使えるよう、英語と日本語訳をペアで載せています。

Zoomで依頼する場合

Zoomを指定してオンラインミーティングを依頼する、全文メールの例です。

英語例文
Subject: Zoom meeting request regarding Project A

Dear Mr. Brown,

I hope this email finds you well.

I’d like to set up a Zoom call to discuss the progress of Project A.

Would you be available for an online meeting sometime next week?

For example, how about 10:00 AM (JST) on Tuesday, July 14?
If that time doesn’t work, please let me know your availability in your local time.

I’ll send you the meeting link once we’ve confirmed the time.

I look forward to hearing from you.

Best regards,
Yui Manaka

日本語訳例文
件名：Project Aに関するZoomミーティングのお願い

Brown様

お世話になっております。

Project Aの進捗について話し合うため、Zoomでのミーティングを設定したいと思っております。

来週のどこかで、オンラインミーティングのお時間をいただけますでしょうか。

たとえば、7月14日（火）の日本時間10:00はいかがでしょうか。
その時間が難しい場合は、あなたの現地時間でのご都合をお知らせください。

日時が確定しましたら、ミーティングリンクをお送りします。

ご返信をお待ちしております。

真中 結

目的（Project Aの進捗）、ツール（Zoom）、候補日時（JST付き）、リンク共有の案内がすべて入った、バランスのよい形です。

Teamsで依頼する場合

Microsoft Teamsを使う場合も、基本の型は同じです。ツール名を差し替えるだけで対応できます。

英語例文
We usually use Microsoft Teams for online meetings.
Would you be comfortable meeting on Teams?

If so, I’ll send you a Teams meeting link with the invitation.

日本語訳例文
弊社では通常、オンラインミーティングにMicrosoft Teamsを使用しております。
Teamsでのミーティングでも問題ございませんでしょうか。

その場合は、招待メールにTeamsのミーティングリンクを添えてお送りします。

自社が普段使っているツールがある場合は、We usually use ～（弊社では通常～を使っています）と一言添えると、相手も準備しやすくなります。

相手にツールを選んでもらう場合

相手の環境が分からないときは、こちらからツールを押し付けず、選んでもらうのが親切です。

英語例文
Which platform would you prefer for the meeting, Zoom or Microsoft Teams?

Please let me know whichever is easier for you, and I’ll set it up.

日本語訳例文
ミーティングには、ZoomとMicrosoft Teamsのどちらがよろしいでしょうか。

使いやすいほうをお知らせいただければ、こちらで設定いたします。

Which platform would you prefer, Zoom or Teams? は、丁寧かつ実用的な万能フレーズです。迷ったらこの一文を使いましょう。

オンラインミーティング依頼で使える英語フレーズ

例文をアレンジするための、部品となるフレーズを集めました。

そのまま使える短文フレーズ

  • Let’s have an online meeting to go over the details.
    詳細を確認するため、オンラインミーティングをしましょう。
  • Shall we schedule a video call this week?
    今週、ビデオ通話を設定しませんか？
  • Could we connect over Zoom on Thursday?
    木曜にZoomでつなぎませんか？
  • I’ll share the meeting link in a separate email.
    ミーティングリンクは別のメールで共有します。
  • The meeting should take about 30 minutes.
    ミーティングは30分ほどを予定しています。

フォーマルにしたいときの表現

初対面の相手や、目上の相手に送る場合は、次のようなフォーマルな表現が向いています。

  • Would it be possible to arrange an online meeting at your earliest convenience?
    お早めのご都合のよいときに、オンラインミーティングを設定させていただけますでしょうか。
  • I would greatly appreciate it if you could join an online meeting to discuss this matter.
    本件についてお話しするため、オンラインミーティングにご参加いただけますと幸いです。
  • Please let me know a date and time that would be convenient for you, in your local time.
    あなたの現地時間で、ご都合のよい日時をお知らせください。
プラスで覚えておきたい英語フレーズ
ミーティング前日に送るリマインドの一文も、覚えておくと便利です。

This is a friendly reminder about our online meeting tomorrow at 10:00 AM (JST). Here is the meeting link:
明日の日本時間10:00のオンラインミーティングについて、念のためリマインドです。ミーティングリンクはこちらです。

オンラインミーティング依頼メールでよくある間違い

最後に、日本人がやりがちな間違いを確認しておきましょう。

日本語直訳で不自然になる表現

日本語から直訳すると、不自然な英語になりやすいポイントがあります。

× Let’s meeting online.
「オンラインで会いましょう」を直訳しがちですが、meet は動詞なので meeting とはできません。○ Let’s meet online. または ○ Let’s have an online meeting. が正解です。

× I will send URL.
「URLを送ります」の直訳ですが、冠詞が抜けて不自然なうえ、ビジネスでは URL より meeting link が自然です。○ I’ll send you the meeting link.（ミーティングリンクをお送りします）としましょう。

× Please tell me your convenient time.
tell me は少しぶっきらぼうに響きます。○ Could you let me know your availability?（ご都合をお知らせいただけますか）のほうが丁寧です。

相手に誤解されないための注意点

オンライン会議ならではの、注意すべきポイントもあります。

  • 時間にタイムゾーンを付ける：10:00 AM (JST) のように書き、日本時間か現地時間かを必ず明示します。
  • ツール名を正確に書く：正しくは Microsoft Teams です。「Teams」と略すのは本文2回目以降にとどめると丁寧です。
  • リンクを送るタイミングを伝える：once we’ve confirmed the time（日時が確定したら）と添えると、相手は安心して返信できます。

こうした細かな配慮が、時差のある相手とのスムーズなやりとりにつながります。

まとめ

オンラインミーティングの依頼メールは、対面アポと違い ツール・リンク・時差の3点を意識するのがポイントでした。

  1. 目的を伝える
    I’d like to set up a Zoom call to discuss ～.
  2. 候補日時を時差付きで出す
    How about 10:00 AM (JST) on Tuesday?
  3. 相手の現地時間の都合を聞く
    Could you let me know your availability in your local time?
  4. リンク共有を約束して締める
    I’ll send you the meeting link once we’ve confirmed the time.

テンプレートの使い回し方

上のZoomの全文メールを基本テンプレートにして、次の3か所を差し替えれば、あらゆる場面に対応できます。

  • ツール名：Zoom → Microsoft Teams など
  • 目的：the progress of Project A → 話したい内容に変更
  • 候補日時：July 14 / 10:00 AM (JST) → 実際の日時に変更（タイムゾーンは必ず残す）

まずはこの型を丸ごと覚えてしまい、少しずつ自分の言葉に置き換えていくのがおすすめです。

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