「議事録を添付します」は英語でどう書けばいいですか？
Please find attached the meeting minutes. と書けば、「議事録を添付します」と自然に伝えられるね。
会議後に議事録を送る英語メールでは、議事録を送るだけでなく、内容確認や次のアクションまで伝えると実務的です。
英語で議事録は meeting minutes と言います。
この記事では、議事録を送付する英語メールの件名、添付表現、アクションアイテムの共有、修正確認依頼まで、ビジネスで使える例文付きで紹介します。
議事録を添付して送るなら、Please find attached the meeting minutes. が使いやすいです。
内容確認をお願いする場合は、Please review the minutes and let us know if any corrections are needed. と添えると自然です。
議事録を送付する英語メールで書くこと
議事録送付メールでは、次の項目を入れると分かりやすくなります。
- 会議への参加のお礼
Thank you for attending the meeting. - 議事録を送ること
Please find attached the meeting minutes. - 確認依頼
Please review the minutes and let us know if any corrections are needed. - 次のアクション
The action items are listed below. - 返信期限
Please send us your comments by Friday.
たとえば、次のように書けます。
本日の会議の議事録を添付いたします。
Please let us know if any corrections are needed.
修正が必要な箇所がありましたらお知らせください。
議事録送付メールの英語件名
件名には、どの会議の議事録か分かるように書きましょう。
| 場面 | 件名例 |
|---|---|
| 議事録送付 | Meeting minutes for the SS project |
| 日付入り | Meeting minutes from October 1 |
| 確認依頼 | Please review the meeting minutes |
| アクションアイテム共有 | Meeting minutes and action items |
| 修正版送付 | Revised meeting minutes |
件名の基本は、こちらの記事も参考になります。
ビジネス英語メールの件名について（問い合わせ,質問,お願い例文）
議事録送付に使える英語フレーズ
議事録を送るときによく使う表現を確認しましょう。
| 英語表現 | 意味 | 使う場面 |
|---|---|---|
| Please find attached the meeting minutes. | 議事録を添付いたします | 添付で送る基本表現 |
| I have attached the minutes from our meeting. | 会議の議事録を添付しました | やや自然でシンプルな表現 |
| Please review the minutes. | 議事録をご確認ください | 内容確認をお願いするとき |
| Please let us know if any corrections are needed. | 修正が必要な箇所があればお知らせください | 修正確認を依頼するとき |
| The action items are listed below. | 対応事項は以下の通りです | 次のアクションを共有するとき |
meeting minutes は複数形で使う
議事録は英語で meeting minutes です。
minutes は複数形なので、文の形に注意しましょう。
議事録を添付しています。
Please review the minutes.
議事録をご確認ください。
議事録を添付して送る英語メール例文
議事録を添付ファイルとして送る基本例文です。
Subject: Meeting minutes for the SS project
Dear Mr. Smith,
Thank you for attending today’s meeting.
Please find attached the meeting minutes for the SS project.
Please review the minutes and let us know if any corrections are needed.
Thank you again for your time.
Best regards,
Yui Manaka
スミス様
本日は会議にご参加いただきありがとうございました。
SSプロジェクトの議事録を添付いたします。
内容をご確認いただき、修正が必要な箇所がありましたらお知らせください。
改めまして、お時間をいただきありがとうございました。
よろしくお願いいたします。
真中 結
添付ファイルの英語表現は、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
英語メールの添付ファイル表現｜送付・確認依頼・添付忘れのお詫び例文
アクションアイテムを共有する英語メール
会議後は、議事録と一緒にアクションアイテムを共有すると、次に誰が何をするかが明確になります。
Subject: Meeting minutes and action items
Dear Ms. Johnson,
Thank you for joining the meeting today.
I have attached the meeting minutes for your review.
As discussed, the action items are as follows:
1. ABC Company will confirm the final specifications by Friday.
2. IKE Company will send the revised quotation by October 5.
3. Both teams will review the delivery schedule next week.
Please let us know if we missed anything.
Best regards,
Yui Manaka
ジョンソン様
本日は会議にご参加いただきありがとうございました。
ご確認用に議事録を添付いたします。
会議で話し合った通り、アクションアイテムは以下の通りです。
1. ABC社が金曜日までに最終仕様を確認する
2. IKE社が10月5日までに修正版の見積書を送る
3. 両チームが来週、納品スケジュールを確認する
抜けている点がありましたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。
真中 結
議事録の修正確認をお願いする英語メール
議事録の内容に認識違いがないか確認してもらいたい場合は、修正確認を依頼しましょう。
議事録をご確認いただき、修正が必要な箇所がありましたらお知らせください。
If we do not hear from you by Friday, we will consider the minutes confirmed.
金曜日までにご連絡がない場合、議事録は確認済みとさせていただきます。
この表現は便利ですが、相手との関係性によっては少し事務的に聞こえることがあります。
やわらかく書きたい場合は、次のようにします。
金曜日までにご意見をいただけますと幸いです。
本文に議事録をまとめる英語メール
添付ファイルではなく、メール本文に議事録を簡単にまとめることもあります。
Subject: Summary of today’s meeting
Dear Mr. Brown,
Thank you for your time today.
Please find below a brief summary of our meeting.
Discussion points:
1. Product specifications
2. Delivery schedule
3. Next steps
Action items:
ABC Company will confirm the specifications by Friday.
IKE Company will send the revised quotation next week.
Please let us know if anything should be corrected.
Best regards,
Yui Manaka
会議前の案内や返信催促もあわせて確認する
議事録は、会議招集メールとセットで考えると自然です。
会議前に目的、日時、議題、出欠確認を送る場合は、こちらの記事も参考になります。
返信がない場合のリマインドは、こちらの記事で紹介しています。
返信を催促する英語メール例文｜丁寧なリマインド・確認依頼の書き方
議事録送付メールでよくある間違い
最後に、議事録送付メールでよくある間違いを確認しておきましょう。
間違い1：minute of meeting と書く
議事録は meeting minutes と表現します。
次のような直訳は避けましょう。
自然な表現は次の通りです。
議事録を添付いたします。
間違い2：確認してほしいことを書かない
議事録を送るだけだと、相手は確認が必要なのか、共有だけなのか分かりにくいことがあります。
確認してほしい場合は、次の一文を入れましょう。
議事録をご確認いただき、修正が必要な箇所がありましたらお知らせください。
間違い3：アクションアイテムを書かない
会議で決まったことがある場合は、誰が何をするかを明確にしましょう。
対応事項は以下の通りです。
間違い4：お礼なしでいきなり議事録を送る
会議後のメールでは、最初に一言お礼を入れると自然です。
本日は会議にご参加いただきありがとうございました。
Thank you for your time today.
本日はお時間をいただきありがとうございました。
お礼表現は、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
まとめ
英語で議事録は meeting minutes と言います。
まずは、次の表現を覚えておきましょう。
- Please find attached the meeting minutes.
議事録を添付いたします。 - Please review the minutes and let us know if any corrections are needed.
議事録をご確認いただき、修正が必要な箇所がありましたらお知らせください。 - The action items are listed below.
対応事項は以下の通りです。
議事録送付メールでは、添付したことだけでなく、確認してほしいこと、修正期限、次のアクションまで書くと実務で使いやすくなります。
結びの表現に迷う場合は、こちらの記事も参考になります。