「会議を招集します」って英語メールではどう書けば自然ですか？
英語メールで会議招集をするときは、日本語の「会議を招集します」をそのまま直訳しない方が自然です。
ビジネスメールでは、We would like to invite you to a meeting. や We have scheduled a meeting. のように、参加依頼や会議案内として書くことが多いです。
この記事では、会議招集の英語メールで使える件名、日時・議題・参加依頼の書き方、オンライン会議案内、出欠確認まで、ビジネスで使える例文付きで紹介します。
会議招集メールでは、We would like to invite you to a meeting to discuss… が使いやすいです。
本文には、会議の目的、日時、場所またはオンラインリンク、議題、出欠確認を入れましょう。
会議招集の英語メールで書くこと
会議招集メールでは、次の項目を入れると相手が参加判断をしやすくなります。
- 会議の目的
The purpose of the meeting is to discuss… - 日時とタイムゾーン
The meeting will be held on October 1 at 10:00 a.m. JST. - 参加方法
The meeting will be held via Zoom. - 議題
Please find the agenda below. - 出欠確認
Please let us know if you are able to attend.
たとえば、次のように書けます。
SSプロジェクトについて話し合うため、会議にご参加いただきたく存じます。
Please let us know if you are able to attend.
ご参加いただけるかお知らせください。
会議招集メールの英語件名
件名では、会議の目的や日時が分かるようにしましょう。
| 場面 | 件名例 |
|---|---|
| 会議案内 | Meeting invitation: SS project |
| 日時入りの会議案内 | Meeting invitation for October 1 |
| オンライン会議 | Online meeting invitation |
| 出欠確認 | Please confirm your attendance |
| 議題送付 | Agenda for the SS project meeting |
件名で Meeting invitation と書くと、会議案内だとすぐに分かります。
件名の基本は、こちらの記事も参考になります。
ビジネス英語メールの件名について（問い合わせ,質問,お願い例文）
会議招集に使える英語フレーズ
会議招集メールでよく使う表現を確認しましょう。
| 英語表現 | 意味 | 使う場面 |
|---|---|---|
| We would like to invite you to a meeting. | 会議にご参加いただきたく存じます | 社外の相手にも使いやすい |
| We have scheduled a meeting. | 会議を設定しました | 日時が決まっている会議案内 |
| The purpose of the meeting is to… | 会議の目的は…です | 目的を伝えるとき |
| Please find the agenda below. | 以下に議題を記載します | 議題を本文に入れるとき |
| Please confirm your attendance. | 出欠をご確認ください | 出欠確認をしたいとき |
「会議を招集する」の自然な英語
辞書では「招集する」に convene が出てくることがあります。
ただ、一般的なビジネスメールでは少し硬いため、次の表現の方が使いやすいです。
会議にご参加いただきたく存じます。
We have scheduled a meeting to discuss the new project.
新プロジェクトについて話し合うため、会議を設定しました。
社外取引先への会議招集メール例文
社外の相手に会議招集メールを送る場合は、目的と出欠確認を丁寧に書きましょう。
Subject: Meeting invitation: SS project
Dear Mr. Smith,
I hope you are doing well.
We would like to invite you to a meeting to discuss the progress of the SS project.
The meeting will be held on October 1 at 10:00 a.m. JST via Zoom.
Please find the agenda below.
1. Current project status
2. Delivery schedule
3. Next steps
Please let us know if you are able to attend.
Best regards,
Yui Manaka
スミス様
お世話になっております。
SSプロジェクトの進捗について話し合うため、会議にご参加いただきたく存じます。
会議は10月1日午前10時（日本時間）にZoomで実施予定です。
議題は以下の通りです。
1. 現在のプロジェクト状況
2. 納品スケジュール
3. 次の対応事項
ご参加いただけるかお知らせください。
よろしくお願いいたします。
真中 結
社内・複数メンバーへの会議案内メール
社内や関係者全員に送る場合は、少し簡潔にしても問題ありません。
Subject: Meeting: monthly sales review
Hi everyone,
We have scheduled a meeting to review this month’s sales results.
Date: October 1
Time: 3:00-4:00 p.m. JST
Location: Conference Room A
Please review the attached report before the meeting.
Best regards,
Yui
皆さま
今月の売上結果を確認するため、会議を設定しました。
日付：10月1日
時間：午後3時から4時 日本時間
場所：会議室A
会議前に添付レポートをご確認ください。
よろしくお願いします。
結
添付ファイルを送る表現は、こちらの記事で整理しています。
英語メールの添付ファイル表現｜送付・確認依頼・添付忘れのお詫び例文
オンライン会議の招集メール
オンライン会議の場合は、使用ツール、会議リンク、接続情報を書きましょう。
Subject: Online meeting invitation
Dear Ms. Johnson,
We would like to invite you to an online meeting to discuss the product specifications.
The meeting will be held via Microsoft Teams on October 3 at 2:00 p.m. JST.
Please use the meeting link below to join.
Meeting link: [Teams link]
Please let us know if you have any trouble accessing the link.
Kind regards,
Yui Manaka
オンライン会議の日程をお願いする段階なら、こちらの記事も参考になります。
アポイントを取る英語メール例文｜日程調整・候補日・件名まで解説
議題を入れるときの書き方
会議招集メールでは、議題を入れておくと相手が準備しやすくなります。
以下に議題を記載します。
The main topics will be as follows.
主な議題は以下の通りです。
Please review the attached agenda before the meeting.
会議前に添付の議題をご確認ください。
会議後に議事録を送る場合は、こちらの記事へつなげると自然です。
議事録を送付する英語メール例文｜会議後の共有・確認依頼の書き方
出欠確認をお願いする英語メール
会議招集メールでは、相手に参加可否を返信してもらう必要がある場合があります。
その場合は、次のように書けます。
ご参加いただけるかお知らせください。
Could you please confirm your attendance by Friday?
金曜日までに出欠をご確認いただけますでしょうか。
If you are unable to attend, please let us know who will join on your behalf.
ご参加が難しい場合は、代理で参加される方をお知らせください。
返信がない場合のリマインドは、こちらの記事も参考になります。
返信を催促する英語メール例文｜丁寧なリマインド・確認依頼の書き方
会議招集メールでよくある間違い
最後に、会議招集メールでよくある間違いを確認しておきましょう。
間違い1：We will convene a meeting と書く
convene は「会議を招集する」という意味がありますが、一般的なビジネスメールでは硬く聞こえることがあります。
通常の会議案内なら、次の方が自然です。
会議にご参加いただきたく存じます。
間違い2：日時だけを書いて目的を書かない
会議の目的が分からないと、相手は準備できません。
日時だけでなく、何について話し合うのかを書きましょう。
会議の目的は、納品スケジュールについて話し合うことです。
間違い3：タイムゾーンを書かない
海外メンバーとの会議では、時刻だけを書くと誤解が起きやすくなります。
日本時間なら、JST を入れましょう。
10月1日午前10時 日本時間
間違い4：出欠確認を書かない
参加可否を確認したい場合は、返信が必要であることを明確に書きましょう。
金曜日までに出欠をご確認いただけますでしょうか。
まとめ
英語メールで会議招集をするときは、「招集する」を直訳するより、invite you to a meeting や schedule a meeting を使うと自然です。
まずは、次の表現を覚えておきましょう。
- We would like to invite you to a meeting.
会議にご参加いただきたく存じます。 - The meeting will be held on October 1 at 10:00 a.m. JST.
会議は10月1日午前10時（日本時間）に実施予定です。 - Please confirm your attendance by Friday.
金曜日までに出欠をご確認ください。
会議招集メールでは、目的、日時、参加方法、議題、出欠確認を明確に書きましょう。
日程変更が必要になった場合は、こちらの記事も参考になります。