候補日を提示する英語メール例文｜日程調整で使える表現

真中 結

海外の取引先と打ち合わせの日程を決めたいので、こちらから候補日をいくつか送りたいんです。でも、日付を3つ並べるだけだと、なんだかそっけないというか…。「この中からお選びください」って、英語で自然に書くにはどうすればいいんでしょう？

真中 結

それに、もし全部の候補が相手の都合と合わなかったら…と思うと、最初のメールの書き方から迷ってしまって。候補日を出す言い方って、決まった型があったりしますか？

北条 大和

いいところに気づいたね。候補日を出すメールは、work for you という決まり文句と、候補日をきれいに並べる箇条書き、この2つがそろえばグッと自然になるんだ。合わなかったときの再提示のしかたまで型がある。まずは、そのまま使える結論フレーズから順番に見ていこう。

海外の相手と打ち合わせを設定するとき、こちらから候補日を出せると話が早く進みます。ところが、日付をただ並べるだけでは冷たい印象になり、時間帯やタイムゾーンが抜けていると相手を迷わせてしまいます。この記事では、アポイントを取る全体像ではなく「複数候補日の並べ方・選んでもらう表現・合わなかったときの再提示」にしぼって、そのまま使える英語例文とあわせて紹介します。

候補日の提示を英語メールで伝える基本

候補日を提示するメールで難しいことはありません。大切なのは、「いくつかの候補から選んでください」と自然に伝える一文と、相手が一目で比べられる候補日の並べ方、この2点だけです。まずは、この基本の型から身につけましょう。

まず使える結論フレーズ

候補日を出すときにいちばん使うのが、「下記のいずれかでご都合はいかがですか」という一文です。丁寧に相手の都合をうかがいながら候補を示せる、いちばん出番の多い型です。

ポイントは work for you（あなたにとって都合がよい）という決まり文句です。Would any of the following dates work for you? で「下記のいずれかでご都合はいかがですか」と、やわらかく候補を差し出せます。そして候補日は文中に書き連ねず、曜日・日付・時間帯（JST）をそろえた箇条書きにすると、相手が一目で比べられて親切です。

丁寧度別の言い換え

候補日を切り出す一文は、相手との関係やメールの硬さに合わせて選べます。同じ「候補日はいかがですか」でも、印象がずいぶん変わります。

迷ったら Would any of the following dates work for you? を選べば、社外の相手にも失礼になりません。社内やカジュアルな相手なら Do any of these times work for you? と短くしても自然です。「選んでもらう」ニュアンスを強めたいときは time slot（時間帯・枠）を使い、Which time slot suits you best? とすると、複数から一つを選ぶ場面にぴったりです。

候補日の提示メールの書き方

候補日を提示するメールは、次の流れで組み立てると迷いません。件名で用件を伝え、本文で「打ち合わせの目的」「候補日」「選んでほしいお願い」を短くまとめ、最後に配慮の一文を添えます。順番に見ていきましょう。

件名の書き方

件名は、開かなくても「日程を決めたいメールだ」と伝わるようにします。用件のあとに「日程調整」を示す言葉を添えるのが定番です。

件名に dates や scheduling を入れておくと、相手が「日程を返信すればいいメールだ」とすぐに判断できます。available dates（空いている日程）という言い方も、候補日提示の件名によくなじみます。

本文に入れるべき要素

候補日を提示する本文は、次の順番で組み立てると、必要な情報が過不足なく伝わります。

とくに大切なのが③の候補日リストです。文章の中に「21日か22日か24日で」と書き流すのではなく、行を分けて箇条書きにするだけで、ぐっと読みやすくなります。海外の相手には必ず 時間帯とタイムゾーン（JST）まで書き添えましょう。時刻だけだと、相手が自分の国の時間と勘違いしてしまうことがあります。

結び・署名前の一文

最後は、候補が合わなかった場合への配慮を一言添えて締めます。署名の直前に置くと、日程調整メール全体の印象がやわらかくなります。

If none of these dates work for you, please suggest a few that suit you.（いずれも合わなければ、ご都合のよい日をいくつかお知らせください）と添えると、一方的に候補を押し付けるのではなく、相手の予定も尊重する姿勢が伝わります。この一文があるだけで、返信のハードルが下がり、日程調整が早く進みます。

候補日の提示の場面別英語例文

ここからは、実際の場面ごとに使える英語メール例文を紹介します。自分から候補を出す・相手に選んでもらう・候補が合わなかったときの再提示、この3パターンを用意しました。1つ目は、そのままコピーして使える全文メールです。

自分から候補日を出す場合

こちらから複数の候補日を提示して、打ち合わせを設定したいときの全文メールです。目的・候補日リスト・選んでほしいお願い・配慮の一文がすべて入った、基本の型です。

I would like to arrange a meeting to discuss …（〜について打ち合わせの場を設けたい）で目的を伝えてから、Would any of the following dates work for you? で候補を差し出す流れが、いちばん自然です。候補日は箇条書きで並べ、最後に「合わなければご提案ください」の一文を添える。この4点セットを覚えておけば、どんな相手にも応用できます。

相手に候補日を選んでもらう場合

候補を並べて、相手に一つ選んでもらうことを、はっきりお願いする言い方です。time slot（時間帯・枠）を使うと、「この中から一つ」というニュアンスが伝わりやすくなります。

Please let me know which one suits you best.（どれがいちばんご都合よいかお知らせください）と、選ぶ動作をお願いするのがコツです。I’ll send a calendar invite.（こちらから会議の招待を送ります）と次の手順まで添えると、相手は「選んで返信するだけでいい」と分かり、動きやすくなります。

候補日が合わない場合

相手から出された候補がこちらの都合と合わなかったとき、角を立てずに別の日を提案し直す言い方です。まず感謝を伝えてから、代わりの候補を出すのがポイントです。

Thank you for suggesting those dates.（日程をご提案いただきありがとうございます）とお礼から入り、Unfortunately, I have a prior commitment.（あいにく先約があります）と理由を添えてから、Would either of the following work for you instead?（代わりに下記のいずれかはいかがですか）と再提示します。instead（代わりに）を入れると、「別の候補を出し直している」ことがはっきり伝わります。

候補日の提示で使える英語フレーズ

場面ごとの例文をおさえたら、あとは細かな言い回しのバリエーションを持っておくと便利です。そのまま差し込める短文と、フォーマルにしたいときの表現に分けて紹介します。

そのまま使える短文フレーズ

メール本文に、そのまま差し込める短いフレーズです。候補日リストの前後に置くだけで、日程調整の一通が仕上がります。

• Would any of the following dates work for you?（下記のいずれかの日程でご都合はいかがですか）
• I’m available on the following dates:（下記の日程で空いております）
• Please let me know which time slot suits you best.（どの時間帯がご都合よいかお知らせください）
• Do any of these times work for you?（これらの時間帯でご都合はいかがですか）
• If none of these work, please suggest a few dates that suit you.（いずれも合わなければ、ご都合のよい日をいくつかお知らせください）

候補日リストを箇条書きで示す前に I’m available on the following dates:（下記の日程で空いております）と一言置くと、続くリストが「空き日程の一覧だ」とすぐに伝わります。following（下記の）は、候補を並べる直前の定番の言葉です。

フォーマルにしたいときの表現

役職の高い相手や、初めて連絡する取引先には、もう少しあらたまった言い回しを使うと安心です。同じ内容でも、言葉を変えるだけで丁寧さが増します。

フォーマルにするコツは、I would be grateful if you could …（〜していただけますと幸いです）や most convenient（最もご都合のよい）で包むことです。相手の空き状況をたずねるときは your availability（ご都合・空き状況）という名詞を使うと、あらたまった印象になります。

候補日の提示メールでよくある間違い

候補日を提示する英語は、日本語をそのまま訳すと不自然になったり、相手を迷わせたりする表現がいくつかあります。相手に誤解を与えないためにも、代表的な間違いをおさえておきましょう。

日本語直訳で不自然になる表現

まず注意したいのが、「ご都合はいかがですか」を convenient で訳したときの硬さです。間違いではありませんが、日常のビジネスメールでは少しよそよそしく響きます。

もう1つ多いのが、「これらの日に」を at these days としてしまう前置詞の間違いです。特定の日を指すときの前置詞は on です。

相手に誤解されないための注意点

いちばん多いのが、時刻を書いてもタイムゾーンを書き忘れるパターンです。海外の相手には、自分の国の時間だと勘違いされてしまいます。

また、数字だけの日付も国によって解釈が分かれます。7/8 はアメリカ式なら7月8日、イギリス式なら8月7日です。候補日リストでは Tuesday, July 21 のように、曜日・月名・日付をそろえて書くと、相手が迷いません。候補が合わずに日程変更をお願いする段階になったら、相手に選んでもらった後のやりとりも大切です。返信での日程調整の進め方は、次の関連記事もあわせてご覧ください。

まとめ

候補日を提示する英語メールは、work for you の一文と、そろえて並べた候補日リストさえおさえれば、あとは決まった型で丁寧に伝えられます。最後に、テンプレートの使い回し方と、あわせて読みたい記事を紹介します。

テンプレートの使い回し方

この記事で紹介した基本の型は、次の4つの部品でできています。場面に合わせて、[ ]の中身を差し替えるだけで使い回せます。

• 目的：I would like to arrange a meeting to discuss [議題].
• 切り出し：Would any of the following dates work for you?
• 候補日リスト：- [曜日, 月 日], [時刻] (JST) を行ごとに並べる
• 選んでほしいお願い＋配慮：Please let me know which time slot suits you best. / If none of these work, please suggest a few dates.

候補日リストは、曜日・日付・時間帯・タイムゾーンをそろえるのが鉄則です。一度テンプレートを作っておけば、次からはコピーして日付を入れ替えるだけで、いつでも自然な日程調整メールが送れます。相手の都合を優先したいときは I’m quite flexible を添え、フォーマルにしたいときは your availability を使えば、相手に合わせて調整できます。

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候補日を提示する前提となる「アポイントの取り方」や、相手からの返信を受けての日程調整のしかたは、次の記事で詳しく紹介しています。あわせて読むと、日程調整のどの場面でも自信を持ってメールが書けるようになります。

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