英語メールで「仕様をご確認ください」はどう書けばいいですか？
英語メールで仕様確認をするときは、「仕様を確認してください」だけではなく、どの仕様を、何のために、いつまでに確認してほしいのかを書くことが大切です。
仕様は英語で specifications と言います。
この記事では、仕様確認の英語メールで使える件名、図面・仕様書を添付するときの表現、型番確認、互換性確認、条件の認識合わせまで、ビジネスで使える例文付きで紹介します。
仕様確認をお願いするときは、Could you please confirm whether this product meets the following specifications? が使いやすいです。
図面や仕様書を添付する場合は、Please see the attached drawing for the required specifications. と書けます。
仕様確認の英語メールで書くこと
仕様確認メールでは、次の項目を入れると相手が回答しやすくなります。
- 確認したい製品・型番
Model SS-100 / Item No. 12345 - 確認したい仕様
dimensions, material, voltage, color, compatibility - 資料の有無
Please see the attached drawing. - 確認してほしい理由
We would like to make sure there is no misunderstanding. - 回答期限
We would appreciate your confirmation by Friday.
たとえば、次のように書けます。
Model SS-100が以下の仕様を満たしているかご確認いただけますでしょうか。
Please see the attached drawing for details.
詳細は添付図面をご確認ください。
仕様確認メールの英語件名
件名には、仕様確認であることと対象の型番を入れると分かりやすくなります。
| 場面 | 件名例 |
|---|---|
| 仕様確認 | Confirmation of specifications for Model SS-100 |
| 図面確認 | Request to review the attached drawing |
| 型番確認 | Confirmation of model number |
| 互換性確認 | Compatibility check for Model SS-100 |
| 条件確認 | Confirmation of product requirements |
件名の基本は、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
ビジネス英語メールの件名について（問い合わせ,質問,お願い例文）
仕様確認に使える英語フレーズ
仕様確認でよく使う表現を確認しましょう。
| 英語表現 | 意味 | 使う場面 |
|---|---|---|
| Could you please confirm whether… | …かどうかご確認いただけますか | 仕様が合うか確認したいとき |
| meet the specifications | 仕様を満たす | 要求仕様に合っているか確認するとき |
| Please see the attached drawing. | 添付図面をご確認ください | 図面を添付するとき |
| Could you confirm the dimensions? | 寸法をご確認いただけますか | 寸法確認 |
| Is this product compatible with…? | この製品は…と互換性がありますか | 互換性確認 |
spec と specifications の使い分け
spec は specification の略語で、社内やカジュアルなやり取りでは使われることがあります。
ただし、社外向けのビジネスメールでは、specifications と書く方が丁寧です。
製品仕様をご確認ください。
Could you please send us the specification sheet?
仕様書をお送りいただけますでしょうか。
仕様を満たしているか確認する英語メール例文
まずは、製品が要求仕様を満たしているか確認する基本例文です。
Subject: Confirmation of specifications for Model SS-100
Dear Mr. Smith,
I hope you are doing well.
Could you please confirm whether Model SS-100 meets the following specifications?
1. Material: stainless steel
2. Length: 120 mm
3. Voltage: 24 V
We would like to make sure there is no misunderstanding before placing an order.
We would appreciate your confirmation by Friday.
Best regards,
Yui Manaka
スミス様
お世話になっております。
Model SS-100が以下の仕様を満たしているかご確認いただけますでしょうか。
1. 材質：ステンレス
2. 長さ：120 mm
3. 電圧：24 V
発注前に認識違いがないよう確認したく存じます。
金曜日までにご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
真中 結
図面や仕様書を添付して確認する英語メール
図面や仕様書を添付する場合は、添付した資料名と確認してほしい内容を書きましょう。
Subject: Request to review the attached drawing
Dear Ms. Johnson,
Please see the attached drawing for the required specifications.
Could you please confirm whether your product can be manufactured according to this drawing?
If any changes are needed, please let us know.
Thank you for your assistance.
Best regards,
Yui Manaka
ジョンソン様
必要仕様について、添付図面をご確認ください。
御社製品がこの図面通りに製造可能かご確認いただけますでしょうか。
変更が必要な点がありましたらお知らせください。
ご対応ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
真中 結
添付ファイルの表現は、こちらの記事も参考になります。
英語メールの添付ファイル表現｜送付・確認依頼・添付忘れのお詫び例文
型番や互換性を確認する英語メール
型番が似ている製品や、既存部品との互換性を確認する場合は、相手が判断できる情報を具体的に書きましょう。
Model SS-100がModel AB-200と互換性があるかご確認いただけますでしょうか。
Could you please confirm that the correct model number is SS-100A?
正しい型番がSS-100Aであることをご確認いただけますでしょうか。
Subject: Compatibility check for Model SS-100
Dear Mr. Brown,
Could you please confirm whether Model SS-100 is compatible with our current system?
The system details are listed in the attached file.
We would appreciate your advice before we proceed with the order.
Best regards,
Yui Manaka
条件の認識合わせをする英語メール
仕様確認では、相手との認識違いを防ぐことが重要です。
「念のため確認したい」と言いたい場合は、次の表現が使えます。
認識違いがないよう確認したく存じます。
Just to confirm, the required material is stainless steel, correct?
念のため確認ですが、必要な材質はステンレスで間違いないでしょうか。
Please let us know if our understanding is incorrect.
弊社の理解に誤りがありましたらお知らせください。
在庫確認やサンプル依頼とあわせて確認する
仕様が合っているか確認したあと、在庫やサンプルの確認に進むこともあります。
在庫確認の英語メールは、こちらの記事で紹介しています。
在庫確認の英語メール例文｜在庫有無・入荷予定・取り置き依頼の書き方
試験用サンプルを依頼する場合は、こちらの記事も参考になります。
仕様確認メールでよくある間違い
最後に、仕様確認メールでよくある間違いを確認しておきましょう。
間違い1：Please check the spec. だけで送る
社内なら通じることもありますが、社外メールでは少し雑に見える場合があります。
次のように、何を確認してほしいか具体的に書きましょう。
Model SS-100が以下の仕様を満たしているかご確認いただけますでしょうか。
間違い2：添付資料だけ送る
図面や仕様書だけを送っても、相手は何を確認すればよいか分かりにくいことがあります。
確認してほしい内容を書きましょう。
添付図面をご確認いただき、御社製品がこれらの要求を満たせるかご確認ください。
間違い3：回答期限を書かない
発注や見積もりの判断に期限がある場合は、返信してほしい日も書きましょう。
金曜日までにご確認いただけますと幸いです。
返信がない場合のリマインドは、こちらの記事が参考になります。
返信を催促する英語メール例文｜丁寧なリマインド・確認依頼の書き方
間違い4：確認後の次アクションを書かない
仕様確認後に発注するのか、見積もりを依頼するのか、サンプルを評価するのかを書いておくと、相手が対応しやすくなります。
仕様に問題がなければ、発注を進めたいと考えています。
まとめ
英語メールで仕様確認をするときは、specifications を使うと丁寧です。
まずは、次の表現を覚えておきましょう。
- Could you please confirm whether this product meets the following specifications?
この製品が以下の仕様を満たしているかご確認いただけますでしょうか。 - Please see the attached drawing for details.
詳細は添付図面をご確認ください。 - We would like to make sure there is no misunderstanding.
認識違いがないよう確認したく存じます。
仕様確認メールでは、対象製品、確認したい仕様、添付資料、回答期限、確認後の次アクションを具体的に書きましょう。
結びの表現に迷う場合は、こちらの記事も参考になります。