廃番・生産終了の通知に返信するときは、まず受領を伝え、最後に注文できる日と、最後に納入される日を分けて確認します。購入数量が未定でも、期限と残在庫の確認は先に進められます。
その後に、「まだ情報を集めている」「最終購入の数量を検討している」「代替品を評価したい」のどの段階かを伝えます。以下の3通は、その段階ごとに使い分ける例です。品番・数量・日付・名前を実際の内容に置き換えてください。
Last Time Buyとは？返信前に分けておきたい日付
Last Time Buy（LTB）は、生産終了に向けた最終購入を指す言葉です。通知にあるlast time buy dateやlast order dateは最終注文期限、last delivery dateは最終納入日として確認します。「生産終了日」だけを見て、注文もその日まで受け付けると判断しないようにしましょう。
| 確認するもの | 通知・返信で使う英語 | 確認する理由 |
|---|---|---|
| 対象の品番 | affected part numbers | 末尾記号や仕様違いも含め、どの品番が対象かを揃える |
| 最終注文期限 | last time buy date / last order date | 社内承認と正式発注をいつまでに終えるか決める |
| 最終納入日 | last delivery date / final delivery date | 受け取れる時期と必要な時期を照合する |
| 残在庫・供給可能数量 | remaining stock / quantity available | 必要数量をすべて確保できるか確認する |
| 代替候補と仕様差 | proposed replacement / differences in specifications | 評価に必要なサンプルと資料を依頼する |
例えばTexas Instrumentsの生産終了案内でも、最終注文日と最終納入日を別の項目にしています。実際の期限は、受け取った製品ごとの通知で確認してください。last shipment dateと書かれている場合は最終出荷日なので、自社への到着予定日とは分けて尋ねます。
例文1：通知を受け取り、期限と残在庫を確認する
まだ購入数量が決まっていないときの返信です。必要数量を算定中であることを伝え、先に不足情報を尋ねます。元のメールへの返信なら、件名をそのまま使っても構いません。新しいメールにする場合は、品番を含めると相手が通知を探しやすくなります。
Dear [相手の名前],
Thank you for notifying us that Model AX-200 will be discontinued.
We are reviewing our remaining requirements. Could you please confirm the following?
- The last date on which you can accept an order
- The final delivery date
- The quantity currently available for purchase
- Any proposed replacement model
We have not yet finalized our order quantity. Could you send us this information by September 25, 2026, so that we can complete our internal review?
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
Model AX-200の生産終了予定についてご連絡いただきありがとうございます。
現在、今後の必要数量を確認しております。以下をご確認いただけますでしょうか。
- ご注文を受け付けていただける最終日
- 最終納入日
- 現在購入できる数量
- ご提案可能な代替モデルの有無
発注数量はまだ確定しておりません。社内検討を進めるため、2026年9月25日までにこれらの情報をご連絡いただけますでしょうか。
[自分の名前]
We are reviewing our remaining requirements.は、「今後どれだけ必要かを確認している」という説明です。続けて数量未定と書くことで、今回の連絡が情報確認の段階だと伝えられます。返信期限は、相手から聞いた最終注文期限と混同しない位置に置きます。
例文2：最終購入の予定数量を示し、見積もりと仮確保を依頼する
必要数量の見込みはあるものの、社内承認が済んでいない段階です。ここでは500個を検討し、見積もりと短期間の仮確保が可能かを尋ねます。仮確保を依頼しただけでは確保済みとは扱わず、相手の返答を確認します。
Dear [相手の名前],
Thank you for confirming the discontinuation schedule for Model AX-200.
We are considering a final purchase of 500 units, subject to internal approval. Could you please provide a quotation and confirm whether all 500 units can be delivered by December 15, 2026?
Would it be possible to hold 500 units for us until October 2, 2026, while we complete our approval process? Please let us know whether any charges or commitments would be required for the hold.
This email is a request for a quotation and availability confirmation, not a purchase order. We will send a formal purchase order once the quantity and terms have been approved internally.
Please also confirm the payment terms and any restrictions on order changes or cancellations.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
Model AX-200の生産終了に伴う日程をご確認いただきありがとうございます。
社内承認を前提として、500個の最終購入を検討しております。見積書をご送付いただくとともに、2026年12月15日までに500個すべてを納入可能か、ご確認いただけますでしょうか。
社内承認を進める間、2026年10月2日まで500個を仮確保していただくことは可能でしょうか。仮確保に費用や何らかの確約が必要な場合は、お知らせください。
このメールは見積もりと供給可否の確認依頼であり、発注書ではありません。数量と取引条件の社内承認が得られ次第、正式な発注書をお送りします。
お支払い条件と、発注後の変更・キャンセルに関する制限についてもご確認ください。
[自分の名前]
subject to internal approvalは「社内承認を条件として」の意味です。We will purchase 500 units.と断言する代わりに、検討中の状態を具体的に書きます。ただし、この一文だけで取引条件が決まるわけではありません。仮確保に費用や確約が必要なら、その内容も社内で確認してから返事をします。
すでに正式発注の準備が整い、発注書を添付する場合は、検討中の段落を残さず、Please find attached our purchase order for 500 units of Model AX-200.（Model AX-200を500個発注する注文書を添付いたします）へ変えます。英文と添付書類の段階を揃えてください。
例文3：代替品のサンプルと互換性の資料を依頼する
代替モデルを紹介された段階では、すぐに「それで問題ありません」と返す必要はありません。サンプルの数量と、技術部門が比較したい情報を伝えます。次の例は2個のサンプルを依頼し、採用可否は評価後に回答する書き方です。
Dear [相手の名前],
Thank you for suggesting Model AX-210 as a replacement for Model AX-200.
We would like to evaluate it before deciding whether to use it in our product. Could you provide two samples and let us know the sample price, shipping cost, and lead time?
Please also send us the latest datasheet and a comparison with Model AX-200, including dimensions, electrical specifications, and any changes needed for installation or operation.
Our engineering team will review the information and test the samples. We will let you know whether the replacement is suitable after the evaluation.
In the meantime, please keep us informed of any changes to the last order date or remaining stock of Model AX-200.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
Model AX-200の代替品としてModel AX-210をご提案いただきありがとうございます。
当社製品への採用を決める前に評価したいと考えております。サンプル2個をご提供いただけますでしょうか。サンプル代、送料、納期もお知らせください。
また、最新版のデータシートと、Model AX-200との比較資料をお送りください。寸法、電気的仕様、取り付けや動作に必要な変更点を含めていただけますと幸いです。
当社技術部門で資料確認とサンプル試験を行います。評価後に、代替品として採用可能かをご連絡いたします。
その間、Model AX-200の最終注文期限や残在庫に変更がありましたら、お知らせください。
[自分の名前]
ここでのreplacementは、提案された代替候補です。寸法や性能の一部が似ているだけで、そのまま置き換えられるとは判断できません。例文の比較項目は電気部品を想定しているので、扱う製品に合わせて材質・認証・接続方法などへ差し替えます。
未確定の条件を、確定したように書かない
廃番への返信は急ぎやすい場面ですが、英語を短くするために「まだ決まっていないこと」を消すと、認識がずれます。次のように、現在の段階が伝わる一文を選んでください。
| 今の状態 | 使える英文 | 意味 |
|---|---|---|
| 数量はまだ検討中 | We are still determining the quantity required. | 必要数量を引き続き確認しております |
| 希望日までの全量納入が難しい | Could you let us know how many units you can deliver by December 15, 2026? | 2026年12月15日までに納入できる数量をお知らせいただけますか |
| 仮確保の返答がまだない | Could you confirm whether the 500 units can be held until October 2, 2026? | 2026年10月2日まで500個を仮確保可能か、ご確認いただけますか |
| 代替品の採用は評価待ち | We will confirm our decision after the technical evaluation. | 技術評価後に当社の判断をご連絡いたします |
相手の最終納入日が自社の希望日より早い場合は、後の日付を当然の条件として書かず、その日程で受け取れるかを社内で確認します。通知にない延長や在庫確保を、約束済みとしてメールへ書き足さないことが大切です。
送信前に、品番・3つの日付・確定事項を照合する
- 品番：廃番品と代替候補を取り違えていないか。末尾の仕様記号まで通知と一致しているか。
- 日付：最終注文期限、納入希望日、返信・仮確保の期限が区別されているか。
- 数量：見込み数量か承認済み数量か、英文と社内の状態が一致しているか。
- 依頼：相手に確認してほしいことが、期限・数量・資料の単位で分かるか。
- 添付：見積もり依頼なのか正式発注なのかを、本文と添付ファイルで揃えたか。
まずは通知から最終注文期限と最終納入日を拾い、不足があれば例文1で確認します。数量の承認と代替品の評価は、それぞれ今の段階を明記して進めれば、相手も次に返す情報を判断しやすくなります。
通常の入荷予定や取り置きの表現を増やしたい場合は、在庫確認を英語メールで依頼する例文が使えます。自社から顧客へ生産終了を知らせる場合は、廃番・生産中止を通知する英語メールを参照してください。